Правила оформления ОРД

    Допускается оформление резолюции на отдельном  листе. 

    3.18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

   Заголовок может отвечать на вопросы:

   о чем (о ком)?, например:  

   Приказ  о создании аттестационной комиссии;

   чего (кого)?, например:

   Должностная инструкция ведущего эксперта.

   К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать.

   3.19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

   3.20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

   Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

   При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с  глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и  т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

   Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы  таблицы должны быть пронумерованы  и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

   Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

   В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту.

   Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно  разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

   В документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах  единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

   В документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного  числа ("постановляет", "решил").

   В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

   Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

   В документах, устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных  подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

   В письмах используют следующие формы  изложения:

   - от первого лица множественного  числа ("просим направить", "направляем  на рассмотрение");

   - от первого лица единственного  числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

   - от третьего лица единственного  числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

   3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

   Приложение: на 5 л. в 2 экз. 

   Если  письмо имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: 

   Приложения: 1. Положение об Управлении регионального  кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления  документов Управления регионального  кредитования на 7 л. в 2 экз.

   Если  приложения сброшюрованы, то число  листов не указывают.

   Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

   Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

   Если  приложение направляют не во все указанные  в документе адреса, то отметку  о его наличии оформляют следующим  образом:

   Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

   В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут "Приложение №" с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

   Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер  относительно самой длинной строки, например:

   3.22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

   Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной  строки. Например:

   При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывают.

   При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

   При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне, например:

 

   При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

   В документах, составленных комиссией, указывают  не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением, например:

   3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

   СОГЛАСОВАНО

   Ректор  Финансовой академии

   при Правительстве Российской Федерации 

   Если  согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют  следующим образом:

 

   3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

   При наличии  замечаний к документу визу оформляют  следующим образом:

   Замечания прилагаются

   Замечания излагают на отдельном листе, подписывают  и прилагают к документу.

   Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа.