Порядок и особенности разработки должностной инструкции секретаря руководителя

     Исходя  из вышесказанного, основываясь на описании работы секретаря руководителя, должностная инструкция должна содержать следующую информацию: общие положения, в котором определены квалификационные требования к данной должности, что необходимо знать и уметь, занимая эту должность. Второе – это перечень работ, которые выполняет секретарь, находясь на этой должности. Затем идут его права, которые он может отстаивать и требовать от работодателя. Пункт − ответственность, которую несет секретарь при выполнении своих обязанностей. Взаимоотношения между подчиненными определяющие круг информации.

     Применение  должностных инструкций, в одинаковой степени важны как для работника, так и для работодателя, помогая  в решении проблем, которые могут  возникнуть в процессе трудовой деятельности. К сожалению, до сих пор многие коммерческие организации пренебрегают введением должностных инструкций, считая этот документ не обязательным приложением к трудовому договору. Но не стоит забывать, что отсутствие должностной инструкции на предприятии не освобождает от ответственности.

     Глоссарий:

     Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации.

     Должностные обязанности − определенная трудовая функция соответствующего должностного лица, которую он обязан исполнять в течение рабочего времени в соответствии с заключенным трудовым договором или избранием (назначением) на должность.

     Делопроизводство  – это наука, которая учит работать с документами: правильно составлять, заполнять и оформлять деловые бумаги, а также контролировать их движение, учет, исполнение, организовывать хранение.

     Документооборот – это движение документов внутри предприятия с начала их написания или получения до завершения их обработки. Электронный документооборот - это различные компьютерные программы, которые позволяют эффективно вести документирование и документооборот.

     Документирование - это запись необходимой информации в соответствии с определенными правилами.

     Документ  – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

     Квалификационная  характеристика – это нормативный документ, устанавливающий, что должен делать тот или иной работник на своей работе, что он должен знать и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.

     Конституция Российской Федерации – основной закон Российской Федерации; единый, имеющий высшую юридическую силу, прямое действие и верховенство на всей территории Российской Федерации политико-правовой акт, посредством которого народ учредил основные принципы устройства общества и государства, определил субъекты государственной власти, механизм её осуществления, закрепил охраняемые государством права, свободы и обязанности человека и гражданина.

     Нормативно-правовые акты – официальный документ установленной формы, принятый (изданный) в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица) или путем референдума с соблюдением установленной законодательством процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение.

     Работник (сотрудник) – субъект трудового права, физическое лицо, работающее по трудовому договору у работодателя.

     Работодатель  – юридическое лицо, физическое лицо, публичное юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником. В случаях, предусмотренных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры.

     Руководитель  организации − физическое лицо, которое в соответствии с Трудовым Кодексом  РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами осуществляет руководство организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа.

     Секретарь – должностное лицо, офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя.

     Специальность – комплекс приобретённых путём специальной подготовки и опыта работы знаний, умений и навыков, необходимых для определённого вида деятельности в рамках той или иной профессии.

     Трудовой  кодекс Российской Федерации – кодифицированный законодательный акт (кодекс) о труде.

     Трудовой  договор − соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым Кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами.

     Штатное расписание − форма отчётности юридического лица, организационно-распорядительный документ, отображающий структуру компании, численность отделов, сотрудников, а также размер их заработной платы. Кроме того, оно включает в себя также учёт всех возможных дополнительных выплат сотрудникам − премий, компенсаций и т. д. в зависимости от занимаемой должности.

     Список  использованных источников и литературы

1. Общие рекомендации по разработке должностных инструкций [Электронный ресурс]. – http: www.audit-it.ru / html. (13 дек. 2010).
2. Архипова Н.И., проф., Седова О.Л., Эффективность труда и качества  секретаря [Электронный ресурс].  – http: www.seminars.ru / html. (18 дек. 2010).
3. Должностные инструкции секретаря [Электронный ресурс]. − http: www.job-instructions.ru/receptionist-1. / html. (13 дек. 2010).
4. Санкина П.В., Источник: Журнал «Справочник кадровика» Правила составления и оформления должностных инструкций [Электронный ресурс]. − http: www.ovf.ru / html. (14 дек. 2010).
5. «500 советов секретарю» [Электронный ресурс]. − http: www.fictionbook.ru / html. (18 дек. 2010).
6. Должностная инструкция, разработка и содержание [Электронный ресурс]. − http: www.bizneshaus.ru / html. (14 дек. 2010).
7. Энциклопедический словарь «Википедия» [Электронный ресурс]. − http: www. ru.wikipedia.org / html. (16 дек. 2010).
8. Кирсанова М.В., Современное Делопроизводство [Электронный ресурс]. − http: www.finbook.biz / html. (17 дек. 2010).
9. 5 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536). − Доступ из справ. - правовой системы «Консультант Плюс».
10. 6 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная системa организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. − Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».
11. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. − Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».
12. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. − М.: ИНФРА-М, 2002. – С. 26.
13. Кузнецова Т.В. Секретарское дело.− М., 2006. − С. 126−127.
14. Кузнецова Т.В. Новые квалификационные характеристики секретарей // Управление персоналом. − 2000. − № 2. − С. 28; Щур Д.Л., Труханович Л.В. Кадры предприятия (образцов должностных инструкций). − М., 2000. − С. 41.
15. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. − М., 2006. − С. 15−21.
16. Управление персоналом: Энциклопедический словарь. / Под ред. А.Я. Кибанова. − М.: ИНФРА-М, 1998. – С. 325.
17. Российская энциклопедия по охране труда: В 3 т. − 2-е изд., перераб. и доп. − М.: НЦ ЭНАС, 2007.
18. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. − М., 2002. − С. 170−171.