Порядок и особенности разработки должностной инструкции секретаря руководителя

     - прием посетителей;

     - прием иностранных делегаций;

     -помощь при подготовке совещаний, собраний, презентаций;

     - решение административных вопросов в пределах своей компетенции¹¹.

     Все функции, права, обязанности и ответственность  секретаря в определенной форме  должны быть перечислены в должностной  инструкции, которая разрабатывается  специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором. Все существенные изменения в  должностную инструкцию вносятся приказом директора.

     Оптимальный ритм работы

     При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное  время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов  утра и до 12 часов. Затем следует  некоторый спад активности и во второй половине дня работоспособность  наиболее высока от 14 до 17 часов. После  чего она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документа после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки¹².

     Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник  является днем вхождения в рабочий  ритм, вторник, среда и четверг  являются наиболее продуктивными днями  недели, а к пятнице накапливается  усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть  в предстоящие выходные. Поэтому  важные дела (переговоры, встречи) назначают  на середину недели.

     В идеале секретарь должен чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность  ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.

     Специализация секретаря подразумевает сверхурочную работы. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам необходимо дополнительное время очень часто, значит, вы не смогли организовать свой день так, чтобы все успеть в срок или выполняете слишком большой объем работы.

     Но  порой случается, что у секретаря  нет работы. В такие моменты  просто постарайтесь выглядеть деловой, неважно – заняты вы или нет. Главное, не выглядеть так, будто вам некуда себя деть.

     Примерная схема рабочего дня  секретаря

     Первая  половина рабочего дня:

     Прийти  на работу за 10-15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день.

     Подобрать в соответствии с планом нужные документы  и дела.

     Получить  корреспонденцию, ознакомиться с содержанием  и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения  руководителя.

     По  остальным документам подготовить  варианты возможных ответов или  распределить по исполнителям. Опытный  секретарь никогда не положит  на стол руководителю все корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется  для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером  или маркером. Кроме того, секретарь  должен подобрать документы, относящиеся  к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить  вопрос и принять правильное решение.

     Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные  издания, приглашения, а также сообщения  о конференциях, встречах, юбилейных  торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем рабочем ежедневнике.

     Разложить поступившую корреспонденцию в  зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

     Оставить  у себя документы, необходимые для  текущей информационно-справочной работы.

     Доложить  руководителю о полученной корреспонденции.

     Уточнить  вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий  день и на следующий. Если возникают  изменения, то секретарь должен сделать  соответствующие пометки в своих  записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике  и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря  по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись «в 15:00 быть на совещании», то у секретаря  она будет выглядеть так: «14:20 – напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30».

     Передать  по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

     Работа  с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

     Подшивка  исполненных документов в дела.

     Выполнение  работ на компьютере.

     Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

     Вторая  половина рабочего дня

     Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

     Сбор  и подготовка для подписи исполненных  документов.

     Доложить  руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

     Обработать  и отправить исходящие документы  адресатам.

     Наметить  мероприятия на следующий день.

     Конец рабочего дня

     Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости  подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы  и т.п.).

     Если  руководитель остается работать после  окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

     Привести  в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить  из сети технические средства¹³.

     Краткий вывод:

     Специфика и сложность работы секретаря  связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создадут особую атмосферу в приемной руководителя.

     Секретарь руководителя должен организовать свой рабочий день так, чтобы все успеть и для всех быть полезной. Отдаваться своей работе, но не забывать, что есть вопросы, которые не в его компетенции. Поэтому хороший секретарь делает только то, что он должен делать.

 

     

     2.2 Описание примерной должностной инструкции секретаря руководителя

     Для развития и конкретизации квалификационной характеристики на предприятиях (фирмах, организациях и т.д.) разрабатываются должностные инструкции¹⁴.

     Должностная инструкция на секретаря руководителя – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. Особенность и сложность составления должностной инструкции секретаря обусловлены многогранностью его деятельности. Поэтому невозможно говорить о каком-либо едином эталоне должностной инструкции секретаря.

       Однако, как и к любой должностной  инструкции, к ней предъявляются  общие требования, также может быть добавлен раздел «Оценка работы», а в последние годы все чаще появляется раздел «Организация работы (распорядок дня)».

     Раздел  «Общие положения» содержит точное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, место в системе управления, т. е. название структурного подразделения и подчиненность, порядок назначения и увольнения и порядок замещения. В этом же разделе указываются требования к профессиональной подготовке и опыту работы. Сегодня отношение к секретарю и требования к нему резко изменились. Фирмы ищут секретаря с высшим или средним специальным образованием, знающего иностранный язык, свободно работающего на компьютере. Все чаще от секретаря, как и за рубежом, требуется знание не одного, а двух или более иностранных языков, так как фирмы имеют многочисленные контакты с зарубежными партнерами, и секретарь осуществляет связь с ними. Здесь же содержатся указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе¹⁵.

     В разделе «Функции» перечисляются основные направления деятельности секретаря, например: информационно-документационное обеспечение руководителя, организационное обеспечение работы руководителя, участие в подготовке выставок и презентаций и т. д.

     В разделе «Должностные обязанности» перечисляются все виды работ, операции и технологии, применяемые при их выполнении. В нем в логической последовательности перечисляются работы, выполняемые секретарем. Все виды работ разбиты на операции с указанием технологии выполнения.

     Раздел  «Права», пожалуй, самый главный. Он подчеркивает место секретаря в системе управления, его значимость, положение в организации. Именно через права видны полномочия, делегированные руководителем секретарю, и степень его самостоятельности. Этот раздел дает возможность секретарю освободить время руководителя для решения основных стратегических и тактических задач.

     Именно  этот раздел должностной инструкции наделяет секретаря руководителя большими или меньшими полномочиями и определяет степень его возможностей.

     Раздел  «Ответственность» составляется в строгом соответствии с законодательством.

     Раздел  «Взаимоотношения (связи по должности)» также очень важен для организации работы любого сотрудника управленческого аппарата, и в первую очередь это связано с активным внедрением автоматизированных систем, которые требуют детального указания, какая информация, в каком виде, кому передается и от кого поступает¹⁶.

     В последние годы в должностной  инструкции часто появляется раздел «Оценка работы». В нем обычно указываются критерии своевременности работы и ее качество, например: отсутствие жалоб, претензий и нареканий; отсутствие ошибок в документах; соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т. д.

     Как правило, должностная инструкция заканчивается  указанием на порядок ее пересмотра. Условиями пересмотра должностной  инструкции могут быть изменения  в структуре организации, повлекшие  перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, выполняемых  секретарем, внедрение компьютерных технологий. Но значительно чаще указывают  срок обязательного пересмотра или  переутверждения инструкции (3 года или 5 лет).

     Необязательным  разделом является «Организация работы», но в последнее время он очень популярен и все чаще встречается. В нем приводится примерный распорядок дня работы секретаря.

     Краткий вывод:

     Следует еще раз отметить, что должностная инструкция на секретаря руководителя – документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. У каждого секретаря исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю складываются свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ.

 

     

     Заключение

     Одним из первых документов, с которым знакомятся наемные работники, устраиваясь на работу, является должностная инструкция, которая определяет круг обязанностей, как работника, так и работодателя. Должностные инструкции разрабатываются под определенную профессию, в данном случае секретаря руководителя. Поэтому должностные инструкции, прежде всего, считаются нормативно-правовым документом, который определяет круг обязанностей и прав, степень ответственности возложенной на соответствующую должность, правила приема и увольнения, замещения. Применяя должностные инструкции в организации производственного процесса, позволяют работодателю четко и эффективно организовать деятельность предприятия, так как участие каждого работника четко определено. Должностные инструкции утверждаются работодателем и подписываются работником. С этого момента они определяют отношения между ними. Работнику они дают чувство стабильности и защищенности, а работодателю облегчают работу по управлению персоналом.