Понятие о документе

 

Одна и та же информация может иметь различную ценность для разных потребителей. К примеру, сообщение о надвигающейся грозе  неравноценно для одинокого путника  в степи, для городской домохозяйки  или для горняка, работающего  в шахте.

 

Как можно определить, измерить ценность информации? Вспомним «Остров  сокровищ» Р.Л. Стивенсона. Там пираты, чтобы добраться до зарытых сокровищ, настойчиво стремились заполучить бумаги Флинта, карту, т. е. документную информацию. В противном случае для достижения цели пиратам пришлось бы либо перекопать весь остров, либо действовать методом  случайного поиска для определения  места раскопок. Карта же позволяла  существенно сэкономить время и  средства. Таким образом, ценность документной  информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной  сэкономленных ресурсов. В управлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень  достижения поставленной цели. В науке  одним из показателей ценности информации служит частота цитирования работы того или иного автора, ученого, т. е. число ссылок на нее в течение  года.[15, с.17]

 

В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной  или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение.

 

Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для ее источника. Для потребителя же дезинформация  обладает отрицательной ценностью, уменьшает вероятность достижения цели.

 

Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации – еще одно из свойств. Полезность есть не что иное, как  ценность информации в определенных конкретных условиях. Это – потенциальное  свойство содействовать событию, которое  еще не произошло. Граница между  понятиями полезности и бесполезности  относительна, субъективна, поэтому  можно говорить лишь о степени  полезности, которая выявляется в  процессе актуализации информации.

 

Существенной характеристикой  документной информации является ее полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение  между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на ее основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.[16]

 

Следует различать полноту  и избыточность информации. Избыточная информация – это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает время у потребителя, отрицательно связывается на эффективности управления. По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего  объема информации, предназначенной  для потребления в управленческих подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60 % научных и  административных документов потребителю  не нужно прочитывать целиком. Мало того, он попросту не успеет их прочитать  в процессе выполнения своих профессиональных обязанностей, если будет читать все  подряд.

 

Однако с избыточностью  информации дело обстоит далеко не так просто, как это может показаться на первый взгляд. Прежде всего, необходимо различать семантическую (смысловую) и лингвистическую (языковую) избыточность. Семантическая избыточность документной  информации всегда конкретна, т. е. для  каждого реципиента она различна и зависит от уровня его знаний в той области, с которой связана  данная информация.

 

Лингвистическая избыточность характеризуется тем, что для  выражения и понимания какой-либо документной информации используется гораздо больше слов, чем это в  действительности необходимо. Однако установлено, что в целом ряде случаев такого рода избыточная информация, называемая еще информационным шумом, приносит даже пользу. Причем необходимость  избыточности доказана эволюционным развитием, поскольку избыточными являются практически все существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 % (по другим данным – до 60-70 %), во французском – 55 %. Лингвистическая избыточность позволяет коммуниканту в процессе документирования более свободно оперировать словами, терминами, грамматическими конструкциями. Реципиенту же она помогает поддерживать устойчивое внимание, выступая в качестве определенного раздражителя. Дело в том, что без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряженного внимания, что приводит к быстрому утомлению и потере способности к восприятию. Кроме того, языковая избыточность способствует лучшему запоминанию информации, в отличие от смысловой избыточности, которая, напротив, препятствует пониманию и запоминанию информации.

 

Будучи неотъемлемой, составляющей человеческой деятельности, документная  информация социальна по своей сущности, а, следовательно, неизбежно содержит элемент субъективности. Документ составляется человеком, который по своему усмотрению производит отбор тех или иных фактов, определенным образом их располагает, анализирует, интерпретирует и т. д. реципиент также субъективно  воспринимает документную информацию. Поэтому можно говорить лишь о  той иной степени объективности  документа.

 

С полнотой и субъективностью  связана достоверность информации. Она отражает степень объективности  в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность  увеличивается. Однако происходит это  лишь до тех пор, пока не наступает  сверхизбыточность информации, которая уже перестает влиять на степень ее достоверности. Достоверность зависит от источника информации, прежде все от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации.[15, с.67]

 

Проблема достоверности  информации нередко бывает связана  с преднамеренным ее искажение –  дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искаженной интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документной информации, поскольку любые ее отклонения могут отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений.

 

Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтому  важнейшим ее свойством является новизна. Некоторые авторы (Г. Г. Воробьев) вообще полагают, что информация –  это не то, что заключено в документе, а то новое, что получено из книги, документа. В ряде изданий утверждается, что в деятельности фирм только 10 % информации считается новой.

 

Понятие новизны также  относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной  среде, может оказаться новой  при реконструкции событий прошлого, т. е. в процессе реализации функции  документа как исторического  источника.

 

С новизной связана своевременность  информации, т. е. ее способность соответствовать  запросам потребителя в нужный момент времени.

 

Одно из свойств документной  информации – ее доступность, т. е. возможность  получения потребителем.

 

Защищенность – свойство документной информации, которое  характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения  ее со стороны других лиц.

 

Еще одним свойством информации является ее эргономичность, т. е. оптимальность  формы объема информации для конкретного  потребителя.[17, с.14]

 

Наконец, важным свойством  документной информации является ее адекватность (определенность), т. е. соответствие отраженных в документе фактов, событий, показателей самому объекту или  явлению, а также задаче конкретного  документа. Можно, видимо, говорить лишь о степени адекватности, поскольку  любая информация содержит элемент  неопределенности, особенно информация о будущем (планы, прогнозы).

 

Помимо внешних, существуют внутренние свойства документной информации. Они находят свое выражение в объеме информации, в ее внутренней организации, структуре.

 

Объем информации дает возможность  ее количественного измерения. А  без измерения, как известно, вообще невозможно научное познание. По словам знаменитого физика Макса Планка, существует лишь то, что можно измерить.

 

Каким образом можно подсчитать количество информации в документе? Прежде чем попытаться ответить на этот вопрос, нужно сделать два  предварительных замечания. Во-первых, следует признать, что в настоящее  время отсутствует универсальная  мера для измерения количества информации. Есть лишь условные меры, которые характеризуют  информацию, содержащуюся в определенном документе, предназначенном для  соответствующего потребителя, в конкретной ситуации. И, во-вторых, любой документ является многоуровневой информационной системой, где каждый уровень имеет  свои количественные параметры. Есть физический уровень, синтаксический (знаковый), семантический (значимый), структурный. Иногда выделяют также прагматический, латентный  и др. уровни.

 

Физический объем письменных документов можно выразить в печатных листах. Печатный лист – это оттиск на одной стороне листа бумаги формата 60*90 см. используется также  понятие условного печатного  листа. В условных печатных листах просчитываются оттиски на бумаге других форматов (например, 70*90см) через специальный  коэффициент.

 

Информационный объем  документа может быть выражен  в учетно-издательских и авторских  листах. В этом случае осуществляется переход уже на синтаксический (знаковый) уровень.

 

Отношение информационного  объема документа (синтаксического  уровня) к физическому объему свидетельствует  о компактности документа.[5, с.56]

 

Однако физический объем  документа, также как и количество знаков в нем, т. е. синтаксический уровень  не дают представления о реальном количестве информации в документе. Подсчитать же это реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные  авторы вообще считают подобный подсчет  невозможным.

 

Изучение свойств документной  информации, хотя на первый взгляд и  может показаться чем-то достаточно далеким от практической документной  деятельности, в действительности тесно  связано с этой практикой. Рассмотренные  теоретические проблемы необходимо принимать во внимание на многих этапах работы с документами: при использовании  унифицированных текстов; в процессе свертывания информации либо, напротив, преднамеренного создания в необходимых  случаях ее избыточности; в ходе анализа, критической оценки информации; при определении принципов и  критериев ее ценности и т. п. Иначе  говоря, свойства документной информации реализуются как раз в процессе непосредственной работы с документами, начиная от их создания и заканчивая архивным хранением и использованием в качестве исторических источников