Понятие о документе

Понятие о документе 1. Сущность понятия "документ"

 

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в  понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической  обработке, хранению, поиску, распространению  и использованию документной  информации в обществе.

 

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым  придается статус документа.

 

Оно понимается по-разному  в таких научных дисциплинах, как информатика, библиотековедение, библиографо-, архиво- и музееведение, а также в соответствующих специальных отраслях деятельности - библиотечном, музейном, архивном деле и библиографии. Отсюда его многозначность (полисемичность), которая затрудняет общение и взаимопонимание между специалистами документно-коммуникационной сферы. Определение общего значения понятия "документ" является задачей теоретического документоведения, называемого документологией.

 

На международном уровне наиболее общим признано определение  документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Такое определение разработано  и утверждено Международной организацией по стандартизации (ИСО) при участии  Международной федерации библиотечных ассоциаций, Международной федерации  по документации, Международного совета по архивам, Международной организации  по интеллектуальной собственности. Согласно стандарту ИСО, информация может  быть записана любым способом фиксирования каких-либо сведений, т.е. с помощью  не только знаков письма, но и изображения, звука и т.п. Такое определение  позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые  могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты  музеев, архитектурные памятники, образцы  пород и т.п.).

 

В Украине официально приняты  три значения документа, зафиксированные  в ряде государственных стандартов (ДСТУ):

 

ДСТУ 2392-94. Документ I. Записанная информация, которая может рассматриваться  как единица в ходе осуществления  информационной деятельности.

 

ДСТУ 3017-95. Документ II. Материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для  ее передачи во времени и пространстве.

 

ДСТУ 2732-94. Документ III. Материальный объект, содержащий в закрепленном виде информацию, оформленный установленным  порядком и имеющий в соответствии с действующим законодательством  правовое значение.

 

Отношение между разными  значениями документа строится по принципу иерархии - подчинения одного понятия  другому, где каждое более широкое  поглощает, включает в себя менее  широкое. Необходимость поэтапного сужения объема понятия "документ" вызвана практическими целями определения  предмета деятельности той или иной отрасли. Определение Документа I обязательно  для использования во всех видах  нормативной документации: в справочной, учебно-методической и другой литературе, относящейся к сфере информации и документации. Значение Документа II принято в сфере книгоиздания и книгораспространения. Сфера использования определения Документа III - делопроизводство и архивное дело.

 

Для документоведения в данном случае наиболее приемлемым является определение Документа II: понимаемый так, он представляет собой двустороннюю единицу - соединение материального  объекта с информацией, закрепленной созданным человеком способом. Без  одной из этих сторон нет документа. Указание такого признака, как созданный  человеком способ закрепления информации, не позволяет считать документом, например, ген: генетическая информация закреплена способом, созданным природой, а не человеком.

 

Это определение позволяет  ограничить круг основных документов - объектов документно-коммуникационной деятельности, сосредоточить внимание на понятии, которым оперируют библиотековедение, библиографоведение, книговедение и некоторые другие смежные с ними отрасли знания. В библиотечной, библиографической, книготорговой информационной деятельности работают со специально изготовленными объектами, т.е. документами, предназначенными для одновременного выполнения двух функций, которые являются основными для документа, - это хранение и передача информации во времени и пространстве. Существует множество предметов, на которых зафиксирована информация, например, предметы быта, вывески, рекламные щиты, здания и т.п. Они также хранят и передают ее во времени, а некоторые - ив пространстве, но для них эти функции являются вторичными. Значение Документа II выводит из числа документов предметы, которые не могут быть включены в определенный документный фонд и не предназначены для широкого распространения в обществе.

 

Названные в определении  признаки документа предполагают:

 

1) наличие информации, смыслового  содержания;

 

2) стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую  долговременное использование и  хранение документа;

 

3) функциональную предназначенность  для передачи информации в  пространстве и времени, т.е.  для использования в социальных  коммуникационных каналах.

 

Главной составляющей документа  выступает информация, т.е. самые  различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Информация, содержащаяся в документе, имеет  определенную специфику, выражающуюся в следующем:

 

1. Документ является носителем  социальной информации, созданной  человеком для использования  в обществе.

 

2. Документ предполагает  наличие семантической (смысловой)  информации, являющейся результатом  интеллектуальной деятельности  человека. Наличие содержания - один  из главных отличительных признаков  документа. Бессмысленная информация  документом быть не может.

 

3. Информация передается  дискретно, т.е. в виде сообщений.  Сообщение, зафиксированное на  каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом. Для документа  характерна завершенность сообщения.  Незавершенное, фрагментарное сообщение  не может быть полноценным  документом. Исключение составляют  незаконченные литературные произведения, эскизы, наброски, черновики, характеризующие  творческий процесс их создателя  (писателя, ученого, художника).

 

4. Как любой объект, имеющий  знаковую природу, сообщение представляет  собой закодированный текст. Значение  или смысл закодированного текста  можно понять, лишь зная знаковую  систему кодирования и декодирования  информации.

 

Фиксированное сообщение  имеет знаковую форму потому, что  только в таком виде можно передать в сообщении знания, эмоции, волевые  воздействия автора (коммуниканта), предоставляя читателю (реципиенту) возможность декодировать и овладевать соответствующими знаниями. Знаковость - обязательное свойство любого документного сообщения.

 

5. Документ - это информация, которая зафиксирована на материальном  носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и др.

 

6. Документ обладает субстанциональностью (вещностью).

 

документ фонд хранение обработка

 

Для документа важна стабильная вещественная форма. Запись "вилами по воде" документом не считается.

 

Информация может быть недокументной - не закрепленной - и документной - закрепленной на вещественном носителе (бумага, магнитная лента, дискета, лазерный диск, пергамент, папирус, глиняная табличка и т.п.), специально предназначенном для ее хранения и передачи в пространстве и времени.

 

Материальный объект, специально предназначенный для записи, хранения и передачи информации, принято называть материальным носителем или носителем  информации. Существование документа  вне материального носителя невозможно.

 

Функция материальных объектов обусловила их особую, специфическую  материальную конструкцию (форму), представленную преимущественно в виде книг, брошюр, журналов, газет, листков, буклетов, микрофиш, магнитных дискет, оптических дисков и т.п. Были также исторические формы документов в виде глиняных табличек, папирусных и пергаментных свитков и т.д. Такая конструкция дает возможность документам быть удобными для перемещения, хранения и использования их (чтение, просмотр, слушание) в социальных документных коммуникациях. Однако специальная форма объекта также не может служить единственным критерием для того, чтобы считать его документом (чистый листок бумаги, дискета или фотопленка), такая идентификация возможна лишь при наличии зафиксированного на нем сообщения, текста.

 

Следовательно, материальный объект становится документом только в случае единства вещественного  носителя и заключенной в нем  информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его  как известной системы. При отсутствии одной из перечисленных характеристик  нет единства, а следовательно, и документа.

 

Документ специально создается  с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают  как источник информации и средство социальной коммуникации.

 

Существует также интерпретация  понятия "документ", которой придерживается ИСО и которая отражена в ДСТУ 3017-95: это обеспечение взаимопонимания  между основными социальными  институтами по хранению и организации  пользования документами - библиотеками, архивами, музеями, информационными  центрами.

 

Понятие "документ" выступает  как родовое для видовых: опубликованный, неопубликованный, изодокумент, кино-, фоно-, фотодокумент и т.п. С этой точки зрения разновидностью документа являются: рукопись, книга, журнал, газета, буклет, открытка, чертеж, карта, ноты, фильм, грампластинка, микрофильм, магнитная лента, магнитный и оптический диск и т.п.

 

Наличие обобщающего понятия "документ" не исключает возможности  существования более частных, узкоспециальных  его трактовок применительно  к различным сферам общественной деятельности и научным дисциплинам: историческому источниковедению, делопроизводству, дипломатике, юридической науке. Некоторые  специалисты не считают документами  художественные произведения, памятники  письменности прошлых лет. Другие признают таковыми лишь объекты, имеющие правовое значение и т.п.

 

 

 

2. Свойства документа

 

2.1 Анализ свойств документа

 

Свойства документной  информации – это качества, признаки, которые присущи документу вне  зависимости от того, осознаются они  человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием  понятия документа и его основными  функциями. Документная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внутренние и внешние, а среди внешних  свойств выделить три группы в  зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, ее приемника  и объекта или явления, которое  она отражает.

 

Наряду с общими свойствами, документная информация обладает и  рядом специфических свойств, отличающих ее от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует  отнести, прежде всего, фиксированный  характер документной информации, вытекающий уже из самого понятия документа. Кроме того, документная информация обладает свойствами оперативности и ретроспективности и всегда имеет целевое значение. Иначе говоря, она обладает атрибутивностью и функциональностью.[5, с.97]

 

Любая документная информация имеет знаковую форму. Причем возможна запись информации на материальный носитель с помощью различных знаковых систем. Иначе говоря, информация обладает свойством инвариантности, т.e. автономности от видов носителей.

 

Носители информации подвержены различным видам старения и возможности  разрушения, что предопределяет еще  одно свойство – бренность документной  информации.

 

Возможность размножения  информации, передачи ее с одного носителя на другой связана с таким свойством  информации, как транслируемость.

 

Следствием размножения  – мультипликативность информации, т. е. возможность одновременного существования одной и той же информации на различных носителях.

 

Важнейшим свойством документной  информации является ее рассеяние. Будучи зафиксированной на материальном носителе и отделившись, таким образом, от субъекта, информация начинает относительно самостоятельное движение в социальном времени и пространстве. Это движение на первый взгляд может показаться хаотичным, но в действительности подчиняться  определенным закономерностям.

 

С рассеянием документной  информации тесно связано еще  одно ее свойство – дискретность, заключающееся  в возможности информации передаваться, храниться и использоваться по частям. Дискретность, с одной стороны, способствует рассеянию информации, а с другой – помогает оптимизировать многие информационные процессы. В частности, дискретность позволяет разделять  какое-либо сообщение на отдельные  части, которые можно кодировать, передавать в преобразованном виде во времени и пространстве с последующим  декодированием.[14, с.186]

 

Обобщенной характеристикой, которая свидетельствует о степени  полезности информации для потребителя, является ее качество. Показателями качества и одновременно свойствами документной информации выступают: полнота, полезность, своевременность, доступность, достоверность, новизна, защищенность, ценность, эргономичность.

 

Важнейшее свойство документной  информации – ее ценность, т. е. потребительская  значимость, которая выражается, как  правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность любой информации может быть реализована только в рамках определенной информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими ее структурными элементами и блоками. Отсюда ценность документной информации зависит прежде всего от степени ее вовлеченности в сферу общественного бытия человека. Отражая определенные социальные отношения, документ изменяет свою ценность в зависимости от изменений пространственно-временной, психологической среды его бытования.