Понятие номенклатуры дел, ее структура

     Степень конкретизации, детализация наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

     Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например: «Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. Уфа», «Дело об организации довузовской подготовки в УГАЭС».

     При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится  дело, указываются в именительном падеже.

     Термин  документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов. Например, «Документы о строительстве нового учебного корпуса Университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчёт, докладные записки, акты приема работ)»; «Документы к протоколам заседания Коллегии за 1 квартал 2012 года (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

     Использование термина материалы и документальные материалы не предусмотрены государственным терминологическим стандартом.

     В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют с кем и по какому вопросу  она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать  следующее:

• если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела, например, «Переписка с фирмой «Флайт-тур» о выполнении контракта по обеспечению жителей города туристическими путёвками»;
• если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их название в заголовке дела дается обобщённо, например: «Переписка с рекламными агентствами региона об изготовлении и выпуске различных видов реклам»;
• если однородные корреспонденты находятся на одной определённой территории (край, область, регион), целесообразно в её заголовке это отразить, например, «Переписка с юношескими спортивными клубами городов Поволжья об участии в турнирах, олимпиадах, спартакиадах и чемпионатах».

     В случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовках дела они не выносятся, а указывается  лишь вопрос, например: «Переписка об организации международной конференции «Молодежь и бизнес».

     Свои  особенности имеют заголовки  дел, содержащих распорядительную, плановую и отчётную документацию.

     При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в заголовке  указывают вид документа, автор  и год, например: «Приказы ректора Университета по УР за 2012 г.», «Протоколы заседаний Совета директоров за 2012 г.». Заголовки дел, содержащих плановые или отчётные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность: «Годовой отчёт о научно-исследовательской деятельности Университета», «отчёты об отгрузке товаров».

     В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или шифр: «Годовой отчёт по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия (по форме 10-ф)».

     Заголовки дел формулируются на основе определений  документируемых участков работы и  вопросов деятельности организации. При  этом используются такие признаки документов, как номинальный, авторский, корреспондентский, хронологический, предметно-вопросный, географический.

     Номинальный признак указывает на вид документов, подшиваемых в дело. Автор определяется на основании таких реквизитов документа, как наименование учреждения, где  составлен документ, подпись (в письмах, предложениях, заявлениях граждан, а  также в распорядительных документах). Корреспондент определяется по реквизиту  «адресат» и используется, чаще всего, при составлении заголовков к делам по переписке.

     Основным  признаком, который обязательно  следует отразить при составлении  заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, о чем документы  дела.

     Хронологический признак содержит указание о том, за какой период времени сгруппированы  документы в деле. Как правило, в дела подшиваются документы  одного делопроизводственного года, но есть и дела переходящие, т. е. такие, в которые подшиты документы  за несколько лет. Географический признак  используется реже, как правило, в  тех случаях, когда в деле сгруппированы  документы нескольких авторов или  корреспондентов, объединенных признаком  территории, на которой они расположены.

     Элементы  заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или  виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем идут такие его элементы, как автор документа (название организации, структурного подразделения, лица); корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы), краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности.

     Разработка  классификационной  схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учёте организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых ими функций.

     В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а  также в номенклатуре дел структурного деления крупной организации  дела систематизируют по степени их важности с учётом взаимосвязи документов.

     Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительную документацию директивных и вышестоящих  органов, затем – дела, содержащие организационную документацию, относящиеся к деятельности организации в целом (Устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагаются дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения). Затем следуют дела с плановыми и отчётными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и др. документами.

     Внутри  каждой из перечисленных групп дела располагают по степени их важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после  этого – месячные. Аналогично систематизируются дела с отчётными документами. Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале переписка с директивными и вышестоящими органами, затем – с неподчиненными организациями, если они есть, своими филиалами и представительствами.

     При большом количестве однородных корреспондентов  дела можно размещать в алфавитном порядке наименований. Корреспондентов  или географических названий, например:

     - «Переписка с ВУЗами Астраханской области»;

     - «Переписка с ВУЗами Волгоградской области»;

     - «Переписка с ВУЗами Самарской области» и т.д.

     Номенклатура  дел организации составляется на основе номенклатуры дел структурных  подразделений. В этом случае разделами  сводной номенклатуры дел будут  служить названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным  расписанием организации. Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например, канцелярия). Последние разделы – это общественные организации или органы, действующие на общественных началах.

     В организациях без структурного деления  или с нестабильной структурой разделами  номенклатуры являются управленческие функции или основные направления  деятельности, например, руководство, планирование, учёт, материально-техническое  обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

     Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен быть стабильным и одинаковым во всех структурных  подразделениях, так как только в  этом случае достигается быстрый  поиск конкретного дела и необходимых  документов.

     Определение сроков хранения дел. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения – важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

     Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

     Перечни документов могут быть типовыми или  ведомственными.

     Типовые перечни, разрабатываемые архивными  учреждениями, устанавливают сроки  хранения документации, типичной для  большинства учреждений, организаций, предприятий. Они отражают общие  функции и вопросы (руководство, контроль, планирование, отчет, учет, финансирование, снабжение и сбыт продукции и  т.п.).

     Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) – устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

     Срок  хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом  окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством  в 2011 году, исчисляется с 1 января 2012 года.

     Индексация  дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам – индексы дел.

     Если  организация небольшая и не имеет  структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в  номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

     В сводной номенклатуре в индекс каждого  дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер  дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что  дело было сформировано в структурном  подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02».

     Индексация  структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним  и тем же индексом.

     Порядок оформления и удостоверения  номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления. Форма номенклатур дел структурного подразделения приведена на рис.1.

     Форма номенклатуры представляет собой таблицу  из пяти граф: индексы дел, заголовки  дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

     номенклатура  дело делопроизводство

     В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для  заведения дополнительных, не предусмотренных  заранее дел в случае их появления.

     Вторая  графа – название заголовков дел.

     Каждое  дело может составлять один или несколько  томов. Это становится известно по окончании  делопроизводственного года. Поэтому  третья графа – количество дел (томов, частей) – заполняется именно тогда.

     В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.