Понятие номенклатуры дел, ее структура

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

 РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«УФИМСКАЯ ГОСУДАРТСВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ЭКОНОМИКИ  И СЕРВИСА» 

                                                                 Кафедра туризма и гостеприимства 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа

По дисциплине «Документационное обеспечение управления СКСТ»

на тему «Понятие номенклатуры дел, ее структура» 
 
 

Выполнила: студентка 

СЗП-3 шифр 09.07.046

Арсланова М.В. 

Проверил:

преподаватель

Хисамутдинова А.Ф. 
 

Уфа – 2012

 

      СОДЕРЖАНИЕ 

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Общая характеристика номенклатуры дел……………………………….5
2. Разработка номенклатуры дел……………………………………………..8

Практическая  часть. Штатное расписание предприятия сферы   СКСТ……..18

Заключение……………………………………………………………………….21

Список использованной литературы…………………………………………...23 

 

      ВВЕДЕНИЕ 

     После исполнения документы определенно  время хранятся в организации. Для  того чтобы их можно было быстрее  находить и использовать, необходима систематизации исполненных документов, т. е группировка их в дела. Государственный  стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку».

     Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными  сроками хранения. Специальным классификационным  справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дела.

     Номенклатура  дела – систематический перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

     Номенклатура  дел – это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

• номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
• номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

     Всякий  процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно  организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной  работы.

     Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в  соответствии с номенклатурой дел.

     Правильное  формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в  постоянно растущем документом массиве  предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации  делопроизводства. 
 

 

1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

 

     Номенклатура  дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие  из которых:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствие со степенью важности и сроком хранения документации.

     Виды  номенклатур. Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел.

     Типовая номенклатура дел составляется для  организаций, однородных по характеру  деятельности и структуре, устанавливает  для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным  документом.

     Примерная номенклатура дел устанавливает  примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

     Независимо  от существования типовой и примерной  номенклатур, каждая организация должна составлять свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.

     В небольших организациях, не имеющих  структурного деления, составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названий всех дел, заводимых в организации  в течение календарного года. В крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

     При наличии типовой номенклатуры заголовки  дел полностью переносятся в  конкретную номенклатуру. Из примерной  номенклатуры дел при составлении  конкретной выбираются названия тех  дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые  дела, предусмотренные в примерной  номенклатуре, могут объединяться или  разъединяться в зависимости  от объема документации или специфики  работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или  примерной номенклатурой, переносятся  в конкретную номенклатуру дел без  изменений. Таким образом, наличие  типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

     При разработке сводной номенклатуры дел  необходимо придерживаться следующих  правил:

• все документы учреждения группируются в дела, им присваиваются заголовки (наименования), которые в краткой обобщенной форме отражают состав и содержание документов в делах, указывается срок хранения дела (тома, части);
• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет условное обозначение индекс, который включает:

1. индекс структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием или классификатором структурных подразделений);
2. порядковый номер дела данного структурного подразделения (отдельного исполнителя).

     При определении последовательности размещения дел в номенклатуре учитывается  степень важности вопросов, взаимосвязь  документов, входящих в одну группу дел. Как правило, первой размещается  группа дел, которая включает документы  вышестоящих организаций, далее  группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (приказы, распоряжения, решения и т.д.), планово – отчетная документация и переписка. В последней группе (переписка) первыми размещаются те дела, которые содержат переписку с вышестоящими организациями.

     В номенклатуру дел не включаются:

• печатные издания;
• брошюры;
• справочники;
• реферативные журналы;
• экспресс-информация и т.д.

     Как в номенклатуре дел структурных  подразделений, так и в единой номенклатуре дел учреждения на протяжении календарного года в графе «Примечание» указывают:

• новые дела, которые включены в номенклатуру;
• переходные дела;
• должностных лиц, отвечающих за формирование дел;
• факт передачи дел на государственное хранение.

     В конце календарного года номенклатура дел предприятия обязательно закрывается итоговой записью о категории и количестве заведенных дел, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении.

     Номенклатура  дел, как организации, так и его структурных подразделений, ежегодно (не позднее ноября-декабря месяца) пересматривается, анализируется и уточняется.

 

2. РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

 

     Разработка  номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенклатуру;
• составление заголовков (наименований) дел;
• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
• определение сроков хранения дел;
• определение системы индексации и установления индексов дел;
• оформление и удостоверение номенклатуры дел.

     Определение круга документов для включения  в номенклатуру.

     Основное  требование к номенклатуре – охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц.

     В номенклатуру должны быть внесены и  документы временно действующих  комиссий, групп, созданных для решения  какой – либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

     В номенклатуру дел включаются также  документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций  для продолжения или окончания  решения вопроса; дела по вопросам, продолжающиеся более одного года (так  называемые переходящие дела). Они  вносятся в номенклатуру каждого  года на протяжении всего срока решения  вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися  после начала года в результате появления  в деятельности организации новых  вопросов. Для таких дел в конце  каждого раздела номенклатуры предусматривается  несколько резервных номеров.

     Не  включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и  т.д.).

     Составление заголовков дел. Это самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел.

     Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так  как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентов, датах, а также  указание подлинности, копийности и  т.д. В заголовках дел не употребляются  формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.