Понятие документооборот и его характеристика

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством  документов, поступивших в организацию  и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные  средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, то есть на участках первоначальной обработки  и отправки, а также по регистрационным  формам в службе делопроизводства и  в структурных подразделениях. Так  как регистрация ведется в  пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и  подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие  сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния  документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

- определить загрузку  организации в целом, ее структурных  подразделений и отдельных исполнителей;

- определить соответствие  маршрутов движения тех или  иных документов задачам и  функциям структурных подразделений  или должностных лиц; 

- разработать мероприятия  по совершенствованию процессов  обработки документов в целом  или их отдельных операций;

- установить оптимальное  количество информации, необходимой  и достаточной для функционирования  аппарата управления;

- -рассчитать численность  службы делопроизводства.