Понятие документооборот и его характеристика

1.1 Понятие документооборот  и его характеристика

 

 

Понятие «документооборот»  и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения  организации документооборота, даны теоретические обоснования главных  положений рациональной организации  движения документов - распределение  документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление  документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

          Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления» разработала общие требования к документам и службам документационного обеспечения, уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». Установила определение понятия «документооборот» как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

        В настоящее время согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документооборот - это «движение документов с момента их создания иди получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело».

       В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

       Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

 

Организация документооборота - это правила, в соответствии с  которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению  и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот  является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения  управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

 

Порядок движения документов в организации вторичен по отношению  к структуре организации и  внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе  субординационных отношений. Однако это  не значит, что система организации  документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

 

Основными характеристиками документооборота являются маршрут  движения, который включает все инстанции  на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое  на прохождение документов по этому  маршруту. Отсюда главное правило  организации документооборота - оперативное  прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих  правил:

 

- максимальное сокращение  инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических  операций по обработке документов  и управленческих звеньев, не  обусловленных деловой необходимостью);

 

- исключение или максимальное  ограничение возвратных движений  документов (при их обработке  - регистрация и доставка, при  их подготовке - визирование и  согласование и т. д.);

 

- максимальное единообразие  в порядке прохождения и процессах  обработки основных категорий  документов, исходя из того, что  каждое перемещение документа  должно быть оправданным.

 

Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства: специализацию, возможность централизованного  выполнения однородных средств оргтехники и персонала.

 

Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

 

- прямоточности направления  документопотоков, исключения дублирующих  и повторных операций по подготовке  и обработке документов;

 

- ритмичности движения  документов, которая обеспечивает  их равномерное поступление и  способствует пропорциональной  загрузке как специалистов аппарата  управления, так и службы делопроизводства.

 

Объективные данные о состоянии  документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик  его параметров.

 

К качественным характеристикам  документооборота относятся:

 

- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

 

- маршруты движения документов (направление движения, этапы и  инстанции маршрута движения  документов);

 

- периодичность (стадии  документооборота);

 

- направленность движения.

 

Документооборот как технологический  процесс делится на несколько  частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной  информации) понимается сложившееся  или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у  этих данных общий источник и общий  приемник.

 

Документопотоки различают  по направлению и по отношению  к управленческому объекту. По направлению  выделяют горизонтальные потоки, связывающие  организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных  уровней, например, руководящий орган  власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные  документы, получаемые вышестоящей  организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных  организаций, направляемые в вышестоящие  инстанции). Нисходящие потоки - это  документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным  организациям.

 

По отношению к управленческому  объекту выделяют входящий, исходящий  и внутренний документопотоки. Они  тесно взаимосвязаны, так как  информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

 

Входящий документопоток любой организации складывается из:

 

- документов вышестоящих  организаций (органов власти и  управления, центральных аппаратов  министерств и др.). В состав  этих документов входят директивные  указания, нормативные и методические  акты, которые являются основанием  для руководителей в организации  производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

 

- документов от подведомственных  организаций, содержащих сведения  о выполнении распорядительных  действий, запросы о путях выполнения  заданий и отчетные сведения  о своей деятельности. По видам  документов этот поток состоит  из отчетов (о финансовой, хозяйственной,  социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок,  писем, актов; 

 

- документов от несоподчиненных  организаций, направляемых с целью  согласования совместных действий  или побуждения к ним, с целью  консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и  договоры, а также документы, сопровождающие  выполнение договоров (акты взаимозачетов,  счета, заявки, сертификаты, отгрузочные  документы и др.);

 

- обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

 

Исходящий документопоток состоит  из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются  в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как  инициативные документы, требующие  или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают  группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются  направлениями деятельности организации  и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке  выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

 

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые  и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его  пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в  пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные  документы, определяющие задачи, функции  организации в целом, а также  ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных  лиц, правила выполнения отдельных  видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные  инструкции, регламенты, правила, штатные  расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные  группы внутреннего документопотока  составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы  по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава  и т. д. В аппарате управления не рекомендуется  вести внутреннюю переписку между  должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы  обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка  широко распространена. Она оформляется  докладными (служебными) и объяснительными  записками, рапортами.

 

Каждый документопоток имеет  достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и  содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

 

Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что  определяется их адресованием.

 

Входящие документы образуют три направления движения: руководству  организации, руководству структурных  подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей  их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

 

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с  документами. Например, процесс регистрации  распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его  рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации  документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок  в движении документа еще более  ощутимы.

 

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю  управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы  готовят специалисты в структурных  подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций  согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации  и отправки документов.

 

Наиболее нерегламентированными  являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных  документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

 

Основываясь на данных, характеризующих  документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.