Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства

    Разработка  инструкции является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

    В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно  инструкцию разрабатывать так, чтобы  она могла использоваться и в  подведомственных организациях, что в дальнейшем облегчит информационный обмен между подразделениями одной системы.

    Инструкция  разрабатывается на основе законодательных  и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

    Инструкция предназначена не только и не столько для служб документационного обеспечения, сколько для работников подразделений организации, работающих с документами.

    В процедуре разработки инструкции можно  выделить несколько этапов:

    -   сбор и анализ материала;

    -   разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

    -   внедрение инструкции в организации.

      Кроме типовой инструкции по делопроизводству необходимо использовать положения национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

    При разработке инструкции могут использоваться инструкции по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.

    После изучения нормативных документов исследуется  документационное обеспечение организации, а именно:

    - структура организации (на основе  структуры, штатной численности и штатного расписания);

    - структура аппарата управления  и распределение обязанностей  между руководством (на основе  приказа о распределении обязанностей  между руководством и других организационно-правовых и распорядительных документов);

    - функции организации в целом  (на основе устава организации  или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);

    - функции отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и др.));

    - функциональные обязанности отдельных  работников (на основе должностных инструкций);

    - состав документов (по видам, адресатам,  тематике), подшитых в дела организации;

    - организация работы по приему  и отправке документов;

    - система регистрации и учета  документов, если она имеется  в организации (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или автоматизированным);

    - организация контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов, картотек, используемых для контроля за исполнением);

    - система хранения документов  и дел в подразделениях организации  (на основе номенклатуры дел,  если она имеется, и методом  непосредственного анализа дел в подразделениях);

    - организация работы исполнителей  с документами;

    - порядок использования, учета  и хранения печатей, штампов,  бланков документов, порядок выдачи  их ответственным лицам для  работы, порядок уничтожения;

    - организация работы по отправке и получению документов по факсу;

    - порядок использования электронной  почты.

    Следующим этапом в разработке инструкции является определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются так, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до исполнения, отправки или передачи в архив).

    Как правило, основными разделами Инструкции являются  "Документирование управленческой деятельности" и "Организация работы с документами", в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

    Цель  инструкции – совершенствование  работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

    В конкретной организации в зависимости  от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена другими разделами.

    Подготовленный  текст инструкции согласовывается  с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. В дальнейшем задача службы делопроизводства – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.³ 
 
 
 
 

    Внедрение электронных технологий

    Сегодня только в Москве более трех миллионов  пользователей Интернета, огромное количество компьютеров, которое постоянно увеличивается. Однако бумажный документооборот преобладает в нашей стране. В России электронный документооборот не был развит по двум причинам. Первая – чисто юридическая. У нас не был организован юридически значимый документооборот электронных документов.

    Хотя  Закон  «Об электронной цифровой подписи» был принят еще в январе 2002 года, реально использование электронной цифровой подписи в области документационного обеспечения управления началось относительно недавно. И если, например, во многих странах обычное электронное письмо, посланное по электронной почте, является официальным документом, то у нас, поскольку не используется цифровая подпись в электронных письмах, такие документы не являются юридически значимыми. Поэтому организации все важные документы пересылали и пересылают на бумаге. Только в сентябре 2009 года, с принятием постановления правительства № 754, организация межведомственного электронного документооборота начинает сдвигаться с мертвой точки.

    Для перехода к электронному документообороту необходимо, чтобы люди эффективно использовали компьютер и хотели им пользоваться. Кроме того, массовое внедрение электронных технологий приводит к прозрачности работы всего аппарата. С одной стороны, это значительно повышает его эффективность, а с другой – сразу выявляет неэффективно работающих сотрудников. И если в коммерческих структурах, где руководство заинтересовано в повышении эффективности работы своих подчиненных, переход к электронным документам может насаждаться сверху, то в государственных, где в общемто стремления повысить эффективность работы часто нет, внедрение современных электронных технологий может происходить только при наличии решения самого высокого уровня.

    Многие  компании дублируют информацию на бумажных носителях, опасаясь за сохранность  информации. Электронные документы по сравнению с бумажными имеют как свои преимущества, так и недостатки. Особенно в области обеспечения сохранности. Если в случае нарушения правил работы с бумажными документами какой ни будь отдельный документ затерялся, это не повлияет на сохранность остальных документов, за исключением случаев катастрофы или пожара. С одной стороны, обеспечить сохранность электронных документов гораздо легче. С другой – в организациях зачастую отсутствует квалифицированный IT персонал и не выполняются простейшие процедуры обеспечения сохранности электронных документов: в первую очередь резервное копирование, копирование на внешних носителях. Если нарушаются правила работы с электронными документами, то из за одной ошибки организация рискует потерять сразу весь массив документов.

    В итоге получается, что организации, не имея квалифицированного IT персонала, стараются сделать копии на бумаге, потому что знают, что на бумаге информация никуда не денется.

    На  рынке существует достаточно много  программ по автоматизации работы с документами. И выбор – это отдельная проблема, потому что система автоматизации во многом зависит от специфики работы службы документационного обеспечения управления. А служба документационного обеспечения управления зависит от того, как построены бизнеспроцессы в организации, как построена структура организации, какие еще есть программные средства, которые необходимо интегрировать, потому что система автоматизации делопроизводства существует не сама по себе.

    Процесс внедрения всегда сопровождается огромной нагрузкой для сотрудника, потому что вы продолжаете делать всю вашу работу как обычно, плюс вы вводите данные в новую систему. Но если внедрение успешное, то через какое - то время вы полностью переходите на новую систему и отказываетесь от традиционных технологий, а если система неудачная, то оказывается, что отказаться от традиционных технологий невозможно. Новая система получается просто дополнительной нагрузкой для сотрудника. [7] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Перспективы российской индустрии  автоматизации делопроизводства

       С развитием рыночных отношений и изменением форм собственности в России появляется устойчивый спрос на решения в области автоматизации работы с документами и организации бизнеса. Огромный потенциальный спрос на программы и услуги в области автоматизации делопроизводства вызван целым рядом причин.

1. С документами работают абсолютно все организации и большое количество частных лиц.
2. Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д.
3. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
4. Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в организациях за ведение делопроизводства, недостаточна и требует повышения ее уровня.
5. Чрезвычайно велики запросы пользователей на совершенствование программ автоматизации делопроизводства и их интеграцию с многочисленными автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными системами.

       Целый ряд национальных особенностей в ведении делопроизводства, языке и культуре не позволяют использовать западные готовые прикладные решения. К счастью, появляется все большее количество российских производителей, предлагающих недорогие качественные решения в этой области. Это дает надежду на то, что перспективы развития отрасли достаточно благоприятны, и уже сейчас видна необходимость в проведении специализированных мероприятий, направленных на пропаганду решений, выработку стандартов и создание профессиональных объединений субъектов данного рынка. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

         На предприятии должен быть единый порядок по составлению документов и работе с ними. Делопроизводство существует в каждой организации. Значение делопроизводства в деятельности организации со временем возрастает.

      Документационное  обеспечение управление  – важнейшая  функция работы с документами. Ее функции выполняет специальная служба, в организациях с небольшим документооборотом эти функции выполняет секретарь или другое специально назначенное должностное лицо.