Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение…………………………………………………………………………...2

Основные принципы делопроизводства…………………………………………4

Делопроизводство, как одна из функций управления………………………….6

Состав и процесс  управления в делопроизводстве……………………………..7

Инструкция по документационному обеспечению управления……………….9

Внедрение электронных  технологий…………………………………………...13

Перспективы российской индустрии автоматизации делопроизводства……16

Заключение………………………………………………………………………18

Список литературы………………………………………………………………20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение

    В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы  начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства.

          От правильной постановки делопроизводства в организации  зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления.

          Делопроизводство  в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную. [1, 3с.]

          Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота.

    Документационное  обеспечение управления в организации  осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного обеспечения управления: управление делами, канцелярия, общий отдел.

    Большинство работников службы документационного  обеспечения управления организаций  в настоящее время знают не только традиционные способы создания и обработки документов. Для секретаря, секретаря-референта компьютер в настоящее время стал незаменимым инструментом в выполнении широкого круга их обязанностей. Составить одни-два документа в течение месяца-двух любому сотруднику организации не так трудно. Другое дело, когда вы профессионально связаны с делопроизводством, когда составление всевозможных документов и работа с ними – ваш каждодневный труд, рутинный, утомительный. Массовое распространение компьютерной техники позволило облегчить труд работников службы документационного обеспечения управления, автоматизировать многие делопроизводственные процедуры.

    Исходя  из контрольных значений показателей  развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. Сделать это без кардинального изменения отношения к делопроизводству невозможно.

          Служба документационного  обеспечения управления осуществляет следующие основные функции: внедрение  государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации. 
 
 
 
 
 
 

    Основные  принципы делопроизводства

    Основные  принципы современного управления документами  отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

    Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения - «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:  

• на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
• на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и  внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
• на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
• на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).

    В течение всего цикла регулярно  проводится обучение и повышение  квалификации всех сотрудников организации  по вопросам управления документами.

    Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

    Современный подход к управлению документами  предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.

    Принципы  управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

    Многие  вопросы, относящиеся к управлению как электронными, так и неэлектронными документами, в настоящее время  рассматриваются как неотъемлемые элементы информационной безопасности организации. [2, 68с.]

    Возможности, открывающиеся при использовании  электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях делопроизводства

    Все более распространенным становится ведение различного рода досье, в которые включаются разные виды документов, возможно, имеющие различные собственные сроки хранения.¹ 
 
 
 
 
 
 

    Делопроизводство, как одна из функций  управления

    Делопроизводство  есть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации труда с применением современной техники.

          Управление предприятием – процесс получения информации и работы с ней.

          Делопроизводство  присутствует в каждой организации, независимо от ее типа, организационно-правовой формы, характера деятельности. С течением времени значение делопроизводства  в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положение, что без налаженной системы делопроизводства организация не может работать успешно.

    Документационное  обеспечение – важнейшая функция  управления степень совершенствования работы с документами определяется: оперативностью исполнения и перемещения документов.

          Любой работник организации, независимо от того, к какой категории он относится – к руководителям, специалистам, техническим исполнителям - связан с документами. Различие заключается лишь в характере работы с документами:

          - руководители и  специалисты осуществляют преимущественно  творческую работу;

          - технические исполнители выполняют операции, связанные с обработкой документов;

          В делопроизводстве из определения документационного  обеспечения управления выделяется два аспекта:

          - создание документов;

          - организация работы  с документами.

          Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, вторая – работу с уже созданными документами.

    Состав  и процесс управления в делопроизводстве

          Документационное  обеспечение управления выполняет  специальная служба, действующая  на правах самостоятельного структурного подразделения. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

          Если учреждение крупное, имеет сложную структуру, большую штатную численность, организацией работы с документами занимается управление делами. В состав управления делами могут входить:

          - секретариат (приемная  или секретариат руководителя, секретариаты  заместителей руководителя, секретариат  коллегиального органа);

          - отдел контроля исполнения документов;

          - канцелярия;

          - отдел обращений  граждан;

          - группы рассмотрения  писем (жалоб);

          - копировально-множительного  бюро;

          - отдел совершенствования  работы с документами и внедрения  технических средств;

          - центральный архив.

          Процесс управления делопроизводством как обеспечивающий деятельностью включает:

          - изучение условий,  в которых предполагается осуществлять  делопроизводство;

          - подготовку и  принятие управленческих решений;

          - информирование  структурных подразделений о  принятых решениях и вытекающих из них задачах, объеме и содержании последних, а также сроках и последовательности их выполнения;

          - подготовку структурных  подразделений к выполнению принятых  решений, включая предоставление им соответствующий информации и полномочий;

          - организацию и поддержание взаимодействия между структурными подразделениями при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);

          - организацию и  поддержание обеспечения структурных  подразделений при подготовке  и в ходе выполнения ими  задач (действий);

          - руководство структурными  подразделениями непосредственно  в ходе выполнения ими задач  (действий), включая своевременное  и точное реагирование на возможные изменения условий их выполнения;

          - организацию и  осуществление надлежащего контроля  за ходом выполнения задач (действий);

          - оказание структурным  подразделениям помощи;

          - оценка выполнения  задач (действий) на предмет соответствия  фактических результатов планируемым, в том числе по полноте, своевременности и качеству.

          Таким образом, в  качестве основного объекта управления делопроизводством выступает документированная информация – документы или их упорядоченная совокупность. Одновременно осуществляется управление персоналом определенной квалификации и численности, привлекаемым к выполнению соответствующих задач (действий), а также управление различными видами ресурсов, необходимость в которых определяется объемом и содержанием задач (действий), последовательностью и сроками их выполнения. 
 
 
 
 

    Инструкция  по документационному  обеспечению управления

    На  основании ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 деятельность по управлению документами в организации должна основываться на «установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные документы, устанавливающие правила работы с документами: правила документирования, организации документооборота, хранения документов и их использования, защиты документированной информации и др. В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству). ²