Отчет о прохождении учебной практики в Территориальном органе Федеральной службы государственной статистики

• обеспечение подразделений бланками документов;
• обеспечение изготовления документов, их копирования и тиражирования;
• контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
• установление единого порядка прохождения документов (документооборота);
• экспедиционная обработка поступающих и отправляемых документов;
• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов организации;
• контроль за исполнением документов;
• систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;
• организация работы с обращениями граждан;
• обеспечение защиты документной информации и др.

   Задача  совершенствования форм и методов  работы с документами включает:

• разработку нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) и др.);
• методическое руководство и контроль за соблюдением правил работы с документами в подразделениях;
• проведение работ по унификации документов, разработку табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности учреждения;
• разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины при работе с документами;
• постановку задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами;

 

• повышение квалификации работников службы ДОУ  и ответственных за делопроизводство в подразделениях.

     Раздел "Права" положения о службе ДОУ устанавливает, какие действия имеет право она осуществлять, прежде всего, в лице руководителя, для выполнения функций подразделения. В данном случае право - это юридически узаконенная возможность осуществлять или не осуществлять определенные действия. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации функций  подразделения.

     В раздел "Права" может быть включено право: на издание отдельных документов (например, распорядительных); на ведение  переписки; давать подчиненным указания, необходимые для выполнения возложенных  на подразделение функций; представительствовать  в соответствующих органах от имени организации, а также осуществлять другие действия, необходимые подразделению  для реализации своих функций.

   Служба  ДОУ может быть наделена следующими правами:

• требовать от руководства создания условий, необходимых для нормальной организации работы с документами (обеспечения соответствующими помещениями, техникой, канцелярскими принадлежностями и т. п.);
• требовать от руководителей подразделений и работников организации выполнения, установленных правил работы с документами
• привлекать в установленном порядке работников организации для подготовки проектов документов по поручению руководства;
• подписывать и визировать документы в пределах компетенции, установленной для руководителя службы ДОУ;

 

• вносить предложения  руководству по совершенствованию  работы с документами и др.

   Ответственность обычно формулируется как юридические  последствия неисполнения обязанностей, выражающиеся в применении определенных мер воздействия. В разделе "Ответственность" устанавливается, за какие действия (или отсутствие действий) отвечает служба ДОУ.

   Критерии  оценки в данном случае - это показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы.

   Качество  выполнения работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а  также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и т.

   Своевременность выполнения работы определяется соблюдением  сроков завершения работы, установленными планами, программами, распорядительными  или иными документами.

   Служба  ДОУ несет ответственность за:

• нарушение установленного порядка работы с документами;
• утрату или порчу документов;
• нарушение норм и правил в работе с документами;
• несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами;
• невыполнение указаний и поручений руководства.

     Раздел "Взаимоотношения...":

• определяет информационные и документационные потоки подразделения;
• устанавливает, с какими организациями и подразделениями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки ее представления или получения;
• определяет, в каком порядке и кем рассматриваются разногласия, возникающие в деятельности подразделения.

   В процессе выполнения функций, возложенных  на службу ДОУ, она взаимодействует  с руководством учреждения, всеми  функциональными подразделениями  и вспомогательными службами и отдельными работниками, службой ДОУ вышестоящей (головной) организации, архивными органами и организациями, научно-исследовательскими или иными учреждениями по вопросам совершенствования работы с документами.

 

   Проект  должностной инструкции служащего службы ДОУ (Приложение 8)

     Работа  по составлению и оформлению должностных  инструкций работников службы ДОУ начинается с изучения штатного расписания уяснения состава и наименования должностей работников службы ДОУ вашей организации. Прежде всего, следует определить, какие  категории работников трудятся в  службе ДОУ.

     Категорий работников организации три: руководители, специалисты, другие служащие (технические  исполнители).

     Необходимо  также знать, что перечень наименований профессий, включенный в Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), представлен гораздо  шире по сравнению с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Справочник), в котором помимо наименований профессий даны их квалификационные характеристики. Поэтому в перечнях должностей, распределенных по категориям, выделены наименования должностей, на которые в Справочнике даны квалификационные характеристики.

     Как документ, входящий в систему организационно-распорядительных документов (ОРД), должностная инструкция работников службы ДОУ, оформляется  на общем бланке организации.

     На  общем бланке указываются: наименование вышестоящей организации (если она  есть), наименование организации - автора должностной инструкции, наименование вида документа - "Должностная инструкция", дата ее подписания, порядковый (регистрационный) номер (индекс) инструкции, место составления.

     Расположение  реквизитов в бланке может быть продольным или угловым. Выбор зависит от решения организации. Заголовок  должностной инструкции отвечает на вопрос "кого?".

     Отличие должностной инструкции работников службы ДОУ от должностных инструкций работников других структурных подразделений  заключается в том, что Государственная  система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) установила четкую структуру текста должностной инструкции для работников службы ДОУ (ГСДОУ, ВНИИДАД, 1991, с. 73-74).

     Она включает семь разделов:

• "Общие положения";
• "Функции";
• "Обязанности";
• "Права";
• "Взаимоотношения" (связи по должности);
• "Ответственность";
• "Оценка работы".

     В "Общих положениях" устанавливаются:

• основные задачи работника.
• порядок замещения должности: т. е. кем назначается и освобождается от должности работник;
• профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
• основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

     В разделе "Функции" определяются предмет  ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных на него функций.

     В разделе "Обязанности" указываются:

• действия, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;
• обязанности, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы.
• обязанности, требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
• порядок исполнения поручений;
• этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

     В разделе "Права" определяются права  сотрудника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

     В разделе "Взаимоотношения" указываются  подразделения и работники, от которых  работник получает и которым передает информацию, сроки ее передачи, кто  привлекается к исполнению тех или  иных документов, с кем они согласовываются  и т. д.

     В разделе "Ответственность" перечисляются  действия работника, за которые он несет  ответственность, например за нарушение  действующего законодательства, ненадлежащее выполнение своих обязанностей, сохранность  документов, их утрату, преднамеренную порчу имущества организации.

     В разделе "Оценка работы" перечисляются  критерии, позволяющие оценить степень  выполнения работником своих функций  и обязанностей, использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы и своевременность  ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением  обязанностей, возложенных на работника  в должностной инструкции.

     Несмотря  на то, что в ГСДОУ в структуру  должностной инструкции включен  раздел "Оценка работы", на практике он достаточно часто в нее не включается.

     Должностные инструкции до их удостоверения визируются. Состав должностных лиц, участвующих  в процессе внутреннего согласования (визирования), устанавливается руководством организации.

     Как правило, их визируют юрист, кадровик, заместитель руководителя организации, курирующий ведение делопроизводства.

     Подписывает должностную инструкцию руководитель службы ДОУ, утверждает - руководитель организации. 

 

Изучение  инструкции по делопроизводству организации  

     Для многих организаций (особенно государственных) в соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов они обязаны иметь Инструкцию по делопроизводству.

     Количество  и наименования разделов Инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Основой  для установления структуры Инструкции могут служить ГСДОУ, Типовая  инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти. При  этом важно, чтобы положения Инструкции отражали все стадии работы с документами: от их создания (получения) до сдачи  в архив или уничтожения.

     Инструкция  подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные предписания оформляются  в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и  заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или  цифровой нумерацией. Таблицы, схемы  и другие материалы иллюстративного  характера, как правило, оформляются  в виде приложений, а соответствующие  пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.

     Состав  и содержание Инструкции, выделение  в ней разделов и подразделов  зависят от целого ряда факторов (структуры  и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств).

     Во  время практики я принимала участие  в разработке инструкции по делопроизводству в Территориальном органе федеральной службы государственной статистики по Пермскому краю (Пермьстате). Инструкция в данной организации составлялась на основе типовой инструкции по делопроизводству и на основе инструкции  по делопроизводству вышестоящей организации Федеральной службы государственной статистики (Росстат).