Особенности управления документацией

Третьим фактором, определяющим развитие системы документации, является высокий уровень автоматизации информационных процессов. Определенное влияние на развитие процессов работы с документами оказал и тот факт, что в США позднее, чем в других странах, была создана архивная служба. Только лишь в 1934 году, когда Национальный архив США стал специальным учреждением, ответственным за сбор и хранение документов правительственных органов, стал решаться вопрос об уничтожении документов[17].

Немаловажным фактором было также внимание, уделявшееся управлению документацией со стороны правительства и общественности.

Под управлением документацией на начальном этапе понималось следующее:

-   создание и использование документов и их бланков;

-   разработка систем регистрации и каталогизации, обеспечивающих быстрый доступ к информации, содержащейся в документах;

-   использование современной техники накопления информации и ее хранения;

-   микрофильмирование отдельных документов в целях безопасности, быстрого доступа, ликвидации огромного количества бумажных документов.

Национальный архив и  службы документации представлял собой  сложный комплекс, в который входили:

-   национальный архив;

-   отдел управления документацией;

-   отдел президентских библиотек;

-   отдел федеральных центров документации;

-   отдел федерального регистра.

Закон «О федеральных документах» 1950 года обязал ведомства разрабатывать специальные программы управления документацией.

Основными элементами таких систем являлись:

-   создание документов (составление форм документов и их обработка, создание информационных систем и применение современной информационной технологии);

-   хранение и использование информации (формирование дел, создание систем поиска документов, управление файлами и телекоммуникациями, выбор копировальной техники, развитие программ работы с ценными документами);

-   передача документов в архив;

-   управление архивами.

В Законе «Об управлении документацией» сформулированы цели управления документацией:

-   точная и полная информация, касающаяся политических действий и мероприятий федерального правительства;

-   контроль качества документов, составленных федеральным правительством, и их количества с целью предотвращения создания ненужных документов;

-   упрощение систем и процессов составления документов, а также их хранения и использования;

-   обеспечение сохранности и установление порядка распоряжения документами.

 

 

 

 

 

 

 

3 Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

3.1  Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений развития систем документооборота

Российский рынок в  целом развивается по законам  рынка мирового, однако имеет и  свои специфические особенности. Это, в частности, относится и к  организации процесса документооборота на предприятиях как государственного, так и частного сектора. На отечественном  рынке нашли применение два направления  развития и внедрения систем документооборота – традиционно российское и западное.

Перечислим основные особенности традиционно российских методов организации работы с документами.

Жесткая регламентация движения документов в соответствии с должностной  иерархией. Документооборот в России традиционно строится по вертикальному  принципу, обеспечивая движение документа  от руководителя к исполнителю и  обратно. За рубежом, как правило, используется горизонтальный принцип при циркуляции документов: от исполнителя к исполнителю, минуя руководство.

Централизованное выполнение службой ДОУ основных делопроизводственных операций в соответствии с установленными требованиями. В России традиционно  документ подлежит регистрации и  отражению в специальных регистрационных  журналах, регистрационных карточках  и т.д., которые являются носителем  информации о данном документе. Таким  образом, организацией процесса документооборота и делопроизводства занимается специальный (делопроизводственный) персонал, не имеющий  никакого отношения к самим документам и их содержанию. Подобная практика на Западе не используется.

Закрепление в государственных  нормативных документах единых и  детально регламентированных правил работы с управленческими документами  в организациях, независимо от их сферы  деятельности. Российское делопроизводство, определяющее движение документов в  организациях и между ними, регламентируется (по крайней мере, должно регламентироваться) не только корпоративными, но и действующими государственными стандартами. Система, построенная без учёта требований ГОСТов, вряд ли найдёт широкое применение в России, так как значительное число заказчиков подобных систем - это государственные структуры.

Несмотря на широкое применение информационных и компьютерных технологий во всех сферах российской экономики, отечественный документооборот  до сих пор базируется на использовании  бумажных носителей. Отсюда сочетание  традиционных, «бумажных», методов  с более передовыми, электронными, методами в российском делопроизводстве. Системы электронного документооборота лишь сопровождают бумажный документооборот, сокращая трудоёмкость рутинных операций по обработке документов. На Западе делопроизводство и документооборот  давно уже строятся исключительно  на безбумажных принципах.

Следует отметить, что системы, разработанные в России, как правило, удовлетворяют исторически сложившейся  специфике российского делопроизводства. Сравнение российских и западных методов организации документооборота представлено в таблице 1[23].

 

Таблица 1. Сравнение российских и западных методов организации  документооборота

Россий  российские методы организации Докум    документооборота	Западн  западные методы организации        докуме   документооборота
Чётко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации	Характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий  возможность попадания документа  сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство
Отслеживание всего комплекса  работ с документами в регистрационных  журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о  документах, их перемещениях, резолюции  начальства, контроль сроков исполнения, и т.д.	Отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля
Современная российская технология делопроизводства предполагает ведение  регистрационно-контрольных и отчётных форм и журналов. Для обеспечения  единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управления делами, секретариатов, канцелярии.	Регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные  журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, не создается

 

Таким образом, оптимальное  решение по созданию системы документооборота для российских предприятий должно учитывать как традиционно российские принципы работы с документами, так  и прогрессивные западные. Разумное сочетание тех и других значительно  увеличит конкурентоспособность создаваемой  системы.

3.2  Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в России и пути их решения

В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

 

 

4 Основные направления и результаты проводимых работ

В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в  том числе документооборота с  использованием современных информационных технологий, что на практике часто  называют автоматизированным документооборотом, носят спорадический, как правило, некоординируемый характер, в основном, по следующим направлениям:

-   разработка единых нормативно-методических основ, принципов и правил документирования информации и работы с документированной информацией (ВНИИДАД – Росархив);

-   стандартизация и унификация документов (Росстандарт, Росархив, Роскомстатин, отраслевые министерства и ведомства);

-   разработка общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации;

-   обеспечение информационной безопасности и защиты информации от несанкционированного доступа;

-   разработки, связанные с реализацией «Концепции формирования единого информационного пространства и соответствующих государственных информационных ресурсов» от 23 ноября 1995 года и «Концепции формирования единого информационного пространства стран СНГ» от 18 октября 1996 года.

Следующий шаг – стандартизация и унификация новых информационных технологий. И все это требует  серьезной научной проработки, специальной  постановки научной темы в общегосударственном  масштабе, как это сделано в  странах ЕС, других развитых государствах.

С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации  ДОУ.

В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными  средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует  унифицированная терминология. Продукция  фирм разработчиков носит такие  названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Изучив и обобщив опыт работы с документами за рубежом, мы пришли к следующим выводам:

• международные требования в области документооборота, несмотря на то, что законодательство в различных странах-государствах неодинаково, находят свое отражение в национальных стандартах зарубежных стран и стандартах России;
• нормативное регулирование электронного документооборота, первоначально получившего широкое распространение в США, на сегодня приобретает первостепенное значение при организации и функционировании современных систем документооборота на предприятии в развитых странах;
• в целях обеспечения потребностей развития электронного документооборота важна выработка единообразных норм, унификация и гармонизация законодательства об электронном документообороте;
• в России имеет место отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, хотя за последнее десятилетие законодательство в области работы с документами существенно обновилось, но оно не в полной мере отвечает международным стандартам и рекомендациям ООН, в отличие от законодательства развитых стран. Усиление взаимного влияния национальных экономик и правовых систем требует норм российского законодательства в сфере работы с документами с тем, чтобы они соответствовали международным стандартам.

При сравнении российского  и зарубежного направлений развития систем документооборота можно констатировать следующее:

1 документооборот в России в большей части все еще остается бумажным; для России в отличие от зарубежных стран характерен чётко выраженный вертикальный характер движения документов с жесткой регламентацией маршрутов движения документов, а также наличие специальных служб для выполнения основных делопроизводственных операций.

2 российским организациям необходимо учитывать как традиционно российские принципы работы с документами, так и прогрессивные западные для рациональной работы с документами и для повышения конкурентоспособности. Поэтому руководитель должен предъявлять особые требования к профессиональным знаниям работников, стимулируя их к активному поиску оптимальных решений, в том числе и путем обращения к международной практике.

К основным направлениям совершенствования  документационного обеспечения  управления в России можно отнести: