Особенности управления документацией

Введение

Переход к экономике рыночного  типа ставит вопрос о создании соответствующих  современным условиям единых норм и  требований к системе документационного  обеспечения управленческой деятельности.

Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов в управлении делает актуальными  исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на переход от традиционного делопроизводства, от классического деления документации «по системам» к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления всем комплексом информационно-документационных ресурсов при достижении стратегических и оперативных целей управления в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.

Одним из важных компонентов  этой работы является исследование относительно нового понятия в российском документоведении – управления документацией и введение его не только в научный оборот, но и в практику.

Термин «управление документацией» широко распространен в мире. Например, в США организация, ведающая вопросами  документации, носит название «Национальный  архив и управление документацией» (National Archives and Records Administration). Буквальный перевод немецкого термина «Schriftgutverwaltung» означает «управление письменными документами». Английский термин «Records Management» также переводится как управление документами[1].

Особенностью современного общества является непрерывный обмен  информацией. Актуальная, полная, достоверная, своевременная информация является необходимым условием успешного  функционирования любой организации.

Управленческая деятельность связана с информационным обменом  между субъектами и объектами управления. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие своевременных решений, определение стратегии развития организации.

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса  на все сферы деятельности человека является широкое использование  информационных технологий. На современном уровне их развития работа с информацией (сбор, анализ, хранение, распространение и т.д.) осуществляется быстрее, эффективнее. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в системе управления (автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения), повышается профессионализм специалистов, занятых в управленческой деятельности[2].

В процессе управления документацией  организации решаются следующие  основные задачи: 

• организация рационального документооборота; 
• контроль исполнения документов; 
• оперативное хранение документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности организации) архив; 
• последующее хранение документов в архиве[3].

Конечной целью управления документацией является создание условий, обеспечивающих эффективную обработку  документированной информации в  обусловленные содержанием деятельности организации сроки и с наименьшими  материальными затратами.

 
2 Особенности управления документацией за рубежом

 

2.1  Правовое регулирование управления документацией

Глобализация международных  отношений на современном этапе  привела к возрастанию значения международно-правового регулирования  документооборота.

Создание специальных  актов на внутригосударственном  уровне не способствует развитию международных  отношений, т.к. законодательство разных стран по-разному подходят к определению  основных правовых институтов и принципов  правового регулирования.

Активному внедрению программ управления документами и разработке корпоративных стратегий в области  информации и документации как в государственных организациях, так и в коммерческих способствует несколько факторов.

Прежде всего к таким факторам относится принятие и действие законодательства об архивном деле, о защите данных, о свободе информации, о правах человека. В законодательных и иных нормативных актах европейских стран содержатся требования к типам документов, которые должны быть созданы, и к срокам хранения документов. Кроме того, могут быть установлены права или ограничения на доступ к документам или их содержанию (например, в законодательстве о свободе информации), требования к формату документов (например, в законодательстве о защите персональных данных), передаче документов в архивные учреждения (например, в законодательстве об архивах), процессам управления документами (например, законодательство может устанавливать порядок индексации (регистрации) документов в целях улучшения их хранения)[4].

Правильное управление документами  приобретает особое значение в связи  с принятием Европейской комиссией  и национальными правительствами  законодательства в области электронной  коммерции и электронной подписи. Отдельные директивы Евросоюза  признают правомочными электронный  обмен данными, электронную форму  сделки и цифровую подпись. Все это  лежит в основе развития практики управления электронными документами.

 

2.2    Система международных стандартов

От организаций требуется  разработать правила работы с  документами, включая вопросы защиты, поиска, установления сроков хранения и контролируемого уничтожения  документов с истекшими сроками  хранения.

Для соответствия требованиям  стандарта необходимо подготовить  большое количество внутренних нормативных  документов и регулярно вносить  в них изменения и улучшения.

Особое внимание обращается на контроль за версиями используемых на рабочих местах внутренних нормативных документов, а также на организацию удобного к ним доступа.

Отмечено, что в организациях, помимо своих собственных, могут  храниться и документы «внешнего  происхождения», которые требуются  для планирования и эксплуатации системы управления окружающей средой. Необходимо обеспечить их сохранность и возможность оперативного доступа к таким документам.

Обеспечить надлежащую информационную безопасность можно только при условиях, что управление документами на всех видах носителей ведется по единой системе и установленные требования распространяются на все информационные ресурсы организации. Для ИТ-службы это большой шаг вперед к пониманию  необходимости сотрудничества со специалистами  в области управления документацией, которые обладают профессиональными  навыками, нужными для выполнения ряда требований прежде всего для обеспечения соответствия организации документооборота законодательно-нормативным требованиям.

В условиях России такое  сотрудничество еще более актуально, поскольку основная часть документов у нас по-прежнему хранится на бумажных носителях.

20 июня 2005 года Международная  организация по стандартизации ISO опубликовала новую версию стандарта  ISO/IEC 17799. По сравнению с версией 2000 года в нее внесено значительное количество изменений и дополнений. Основные усилия разработчиков были направлены на придание стандарту большей универсальности. Многие положения, формулировавшиеся ранее как требования только к программному обеспечению, изменены таким образом, чтобы распространить их действие и на другие сферы деятельности и виды ресурсов.

Задача стандарта –  закрепить основные, наиболее общие  требования и положения, обеспечивающие надежное документирование деятельности любой компании и организацию  делопроизводства и документооборота на соответствующем мировым требованиям  уровне.

К сожалению, главным препятствием в распространении стандарта  в России является незнание о нем  специалистов в области управления документацией, а также отсутствие качественного перевода стандарта  на русский язык.

Подчеркнем, что архивные органы европейских стран, так же как и во многих других зарубежных странах, стремятся принимать участие  в управлении документами различных  форматов уже на стадии их создания в делопроизводстве и в процессе их полного жизненного цикла – от создания до уничтожения или передачи на государственное хранение. В частности, Национальный архив Великобритании (National Archives) является центральным консультативным и экспертным органом, оказывающим поддержку управляющим документацией. Основное внимание в настоящее время Национальный архив Великобритании уделяет вопросам управления документацией, в том числе электронной документацией, оцифровке документов. На данный момент британский архив можно признать наиболее прогрессивным и активным разработчиком методик управления документами среди европейских архивных органов.

 

2.3  Нормативное регулирование электронного документооборота и управления документацией

Функциональные требования к системам электронного документооборота (СЭД), при правильном их использовании, являются мощным рычагом государственного управления в области информационно-коммуникационных технологий. В России документа, регламентирующего СЭД, пока нет. Но, опираясь, на зарубежный опыт, можно предположить, на что будут ориентироваться отечественные стандарты[7].

Чего ждать России?

В России пока не существует документа, регламентирующего требования к СЭД, хотя планы его разработки существуют уже давно и работа ведется сразу несколькими организациями. Учитывая, как в последнее время  обострились проблемы взаимодействия между уже существующими системами, ждать появления государственных  требований к СЭД нам осталось недолго.

В каком-то смысле России проще, поскольку можно опереться на опыт существующих зарубежных разработок. Может быть, стоит начать с принятия всего лишь одного, но строго обязательного  требования о том, чтобы все новые  СЭД, закупаемые государственными организациями, были способны экспортировать документы  и их метаданные в установленном  стандартном формате, – это позволило  бы решить главную проблему передачи документов из одной системы в  другую. О том, что может быть прописано  в будущих требованиях, можно  судить по уже принятым стандартам в США и Европе.

 

2.4 Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в странах Европейского союза

Проблемы правового регулирования  электронного документооборота как  внутри суверенных государств, так  и на международной арене приобретают  в настоящее время все большую  актуальность в связи с внедрением эффективных информационно-компьютерных технологий практически во все сферы  общественно-производственной деятельности (от взаимодействия населения с органами государственной власти, поддержки  финансовых и товарных рынков до сферы  услуг, розничной торговли, образования  и досуга). Например, широкое распространение получают автоматизированные информационные системы (АИС) электронных межбанковских и коммунальных платежей, заказов и покупки товаров, обмена электронными документами (договорами, финансовыми отчетами, налоговыми декларациями и др.)[14].

На сегодня в мировой  практике исторически сложились  три основные модели правового регулирования в сфере электронного документооборота и электронных подписей.

Первая модель принята в США. Правительство США предоставляет право гражданам и юридическим лицам самостоятельно регулировать внутренние процессы в сфере электронной коммерции.

Вторая модель принята в Европейском Союзе. Базовый принцип соответствующей Директивы[15] об электронной подписи – система лицензирования не должна быть обязательной.

Третья модель принята в России и в Индии, где законы об электронной подписи жестко регулируют рынок услуг в данной сфере путем лицензирования деятельности по предоставлению таких услуг. Базовый принцип модели – признание электронной подписи действенной и необходимой везде, в том числе и на международном уровне. Кроме того, по степени детализации требований к самой электронной подписи также можно выделить три различных подхода.

Первый подход (самый общий) основан на признании в отношении электронной подписи тех же требований, что и в отношении собственноручной, включая уникальность, возможность верификации подписи и «подконтрольность» использующему ее лицу.

Второй подход дополнительно предполагает, что электронная подпись должна быть связана с передаваемыми данными так, что если они изменяются, то электронная подпись становится недействительной.

Третий подход выдвигает наиболее детализированные требования к электронной подписи, в частности предусматривает использование специальной технологии асимметричных информационно-криптографических преобразований электронных документов. Такой тип электронной подписи называется «электронной цифровой подписью» или «электронно-цифровой подписью» (ЭЦП)[16].

В России Закон предусматривает  только один вид электронной подписи  – именно ЭЦП, жестко регламентируя  деятельность по предоставлению услуг  в сфере электронных отношений  и предусматривая обязательное лицензирование соответствующей деятельности, а  также применение стандартизированных  алгоритмов ЭЦП.

 

 

2.5   Особенности управления документами и нормативного регулирования электронного документооборота в США

Система управления документацией  в современных США – это  результат длительного исторического  развития, на ход которого оказывали  влияние различные факторы.

Первым из таких факторов являлось влияние многих культур.

Вторым фактором являлся постоянный рост количества документов и затрат, связанных с их обработкой. Эта тенденция сохраняется до настоящего времени. По данным ВНИИДАД, только на начало 90-х годов федеральное правительство США ежегодно составляло около 1 млрд. писем.