Особенности составления и оформления справок и заявлений

Федеральное государственное образовательное  учреждение 
среднего профессионального образования 
ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВТОТРАНСПОРТНЫЙ КОЛЛЕДЖ

Специальность 
032002

Курсовой проект 
Тема: «Особенности составления и оформления справок и заявлений»

Выполнила 
Данилова В.А. 
Студентка группы Д-07-01 
Форма обучения – очная 
Дисциплина 
Документоведение 
Руководитель – Гуреева О.Н.  
К защите допущена ________ 
дата и подпись зам. директора по УР 
Защита состоялась «___»________2009 г. 
оценка ________ 
Подпись руководителя________

Пермь, 2009

 

СОДЕРЖАНИЕ:

1. Введение…………………………………………………………………...3

2. Информационно-справочные документы……………………………… 4

3. Справки……………………………………………………………………5–6

3.1. Основные виды справок………………………………………………...7–8

4. Заявления…………………………………………………………………  9–10

5. Исследование справок и заявлений……………………………………...11–21

6. Заключение ………………………………………………………………..22

7. Список литературы………………………………………………………..23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ВВЕДЕНИЕ

     _{Тема нашей курсовой работы «особенности составления и оформления справок и заявлений». Мы рассмотрели ошибки в составлении каждого документа с точки зрения машинописи, стилистики текста и документов. К каждому неверно составленному документу прилагается предложенный нами вариант.}

     _{Гипотеза: мы предполагаем, что  справки и заявления в МОУ «Средняя общеобразовательная школа № 115» составлены с ошибками в оформлении.}

     _{Цель: выявление основных ошибок при составлении справок и заявлений.}

     _{Задачи: 1. Анализ документов в МОУ «Средняя общеобразовательная  школа № 115».}

               _{2. Систематизация материала.}

               _{3. Изучение материала по этому вопросу.}

               _{4. Изучение справок и заявлений с точки зрения оформления.}

                    
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

     Подавляющие большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телефонограммы, телеграммы, протоколы, заявления, сводка, заключение. При всем многообразии их содержания, за каждым из них исторически закрепились определенные правила оформления. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличии от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята лишь к сведению.

     Особенностью  этих документов является то, что они  идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. 
 
 
 
 
 
 
 

3. СПРАВКИ

     Справка - это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера (о подтверждении места работы, занимаемой должности, места проживания).

     Реквизиты справки: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись, адресат.

     В зависимости от целей составления  справки могут быть:

• аналитическими;
• отчетными;
• информационными.

     Аналитические справки содержат информацию по вопросу  или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй – анализ ситуации или вопроса, в третьей – выводы и предложения.

     Отчетные  справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: справка о текучести кадров за 1 квартал 2009 г.

     Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе обучения водителей электропогрузчика в учебном комбинате в апреле 2009 г. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

     В зависимости от адресата справки  делятся на два типа:

• внешние;
• внутренние.

     Справки, направляемые за пределы организации, оформляются на общем или специальном бланке, подписываются руководителем. Они составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию.

     Внутренние  справки оформляются на стандартном  листе бумаги, подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем. Они составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

     При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание сточки зрения:

• полноты и достоверности фактов и сведений;
• правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон);
• точности датирования;
• соблюдения уровня подписания.

     Все это необходимо для того, чтобы  справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей  разъяснительной переписки.

     Текст справки начинается с указания в  именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте не должно быть архаичных оборотов типа «настоящая справка», «действительно работает». В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные.

     Во вводной части излагаются факты, события, послужившие поводом к ее составлению.

     В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы.  

     3.1. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ СПРАВОК

     1.    справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания, составляемые по запросам граждан;

     2.    справки по производственным вопросам, составляемые по запросу руководства.

     Справки по запросам граждан выдаёт руководство организаций с указанием специальности, должности, квалификации, периода работы и размера заработной платы.

     Справки по запросам граждан, как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

     Справки по производственным вопросам могут быть: внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации; внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.

     Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй - подшивается в дело.

     Справки делятся на две группы:

     а) служебного (информационного) характера, описывающие и устанавливающие факты и события, содержат сведения служебного характера;

     б) личного характера, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям.

       Справка служебного характера  составляется по запросу или  указанию вышестоящей организации  или должностного лица данного  предприятия, содержит результат обобщений каких-либо сведений, обследований, командировок и т.д.

     2. В справке приводится только констатация фактов без выводов и предложений.

     3. Справка, направляемая должностному лицу внутри учреждения, подписывается составителем, вышестоящей организации - руководителем учреждения.

     4. Справка может состоять из нескольких разделов, оформляться в виде таблицы, иметь пояснения и ссылки.

     5. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых отправляется адресату, другой - подшивается в дело.

     6. Адресат оформляется как и на других ОРД, но без указания почтового адресата.

       Наиболее многочисленны разновидности  справок личного характера, выдаваемых  гражданам о подтверждении места работы, заработной платы, месте проживания и т.д.:

     а) такие справки составляются на бланке и содержат реквизиты - вид документа (справка), дату, индекс, текст, подпись, печать;

     б) текст должен начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения;

     в) в конце текста необходимо указать учреждение, куда данная справка представляется;

     г) если есть адресат, в конце текста не указывается, куда направляется справка;

     д) в тексте справки не должно быть архаичных оборотов: “настоящая справка”, “действительно проживает”, “действительно работает”; следует писать: “дана для предоставления в (ЖЭК, школу № , райполком и т.д.);

     е) для удобства оформления справок  личного характера можно подготовить трафареты текста с последующим заполнением недостающих сведений;

     ж) оформляются такие справки в  одном экземпляре.  
 

4. ЗАЯВЛЕНИЯ

     Заявление – документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника.

     Заявление является личным документом и оформляется  на чистом листе бумаги и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты:

• адресат;
• данные об авторе заявления (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность – если автор уже является сотрудником предприятия или полный домашний адрес и телефон - если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением);
• наименование вида документа;
• дата;
• текст;
• отметка о наличии приложения (если имеются прилагающие документы);
• подпись.

     Например  при поступлении на работу к заявлению  прилагаются следующие документы: об образовании, паспорт, трудовая книжка, военный билет (для военнообязанных), анкета, автобиография, фотокарточка.

     Заявления составляются по кадровым вопросам: при  приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска.

     Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя.