Особенности документооборота в туризме

• тексты памяток для туристов (в особых случаях, например для загранпоездок  в карантинные страны, для специализированных спортивных или приключенческих  туров по снаряжению и т. д.);

• справочные материалы по маршруту;

• варианты рекламных проспектов и буклетов;

• прайс-листы (каталоги).

На автобусных турах заполняется «Паспорт автобусного  маршрута» (в зарубежном варианте - «Листы поездки»), утвержденный Министерством  транспорта России, отражающий не только схему маршрута и технологию обслуживания, но и технические данные автобуса, километраж и особенности автодорог, запреты и ограничения автодорожного движения, придорожные пункты отдыха и питания, санитарные стоянки и т. д.

Технологическая карта туристского путешествия - это документ, наглядно и лаконично  дающий все необходимые для работы сведения и данные по туру (приложение 1).

В ряде случаев (в зависимости от специфики маршрута и обслуживания) некоторые пункты могут быть опущены.

График  загрузки туристских предприятий по маршруту отражает реальную загрузку туристских предприятий по маршруту и позволяет ее отслеживать и  контролировать (приложение 2).

Информационный  листок к путевке туристского  путешествия содержит разделы обязательной и дополнительной информации по маршруту, предназначенной для туристов, и  является неотъемлемым приложением  к туристской путевке или ваучеру (приложение 3).

Информационный  листок содержит следующие данные:

• указание вида и типа туристского путешествия, основного содержания программы  обслуживания в путешествии, протяженности  и продолжительности всего маршрута, его походной части, категорийности походов и другой специфики;

• описание трассы путешествия - пункты пребывания, продолжительность пребывания и  условия размещения в каждом пункте обслуживания (тип здания, число  мест в номере, его санитарно-техническое  оборудование);

• краткое  описание района путешествия (достопримечательности, особенности рельефа местности  и т. п.), программы обслуживания в  каждом пункте тура;

• перечень услуг, предоставляемых за дополнительную плату;

• наличие  и краткая характеристика спортивных сооружений и площадок, автостоянок, пассажирских канатных дорог, водоемов, аттракционов, детских игровых площадок (комнат), библиотек, кинозалов и  т. д.;

• адрес  туристского предприятия, в котором  начинается туристское путешествие, и  проезд до него.

В перечень дополнительной информации входят сведения, зависящие от специфики тура:

• информация о возрастных ограничениях, приеме родителей с детьми, семейных пар;

• специальная  информация для туристских путешествий  с походом;

• прочая информация и рекомендации, вытекающие из особенностей и специфики конкретного  тура или направления.

Туристская  путевка формы ТУР-1 разработана  ГКФТ России совместно с Российской ассоциацией туристских агентств и  Лигой защиты прав путешествующих, утверждена письмом Министерства финансов РФ от 10.04.96 г., представляет собой бланк  строгой отчетности и содержит оптимальный  набор реквизитов, дающих клиенту  наиболее полную информацию о предстоящем  туре. Эта форма путевки является типовой, что позволяет турпредприятиям  при тиражировании путевок дополнять  их и другими необходимыми данными.

Данная  форма путевки используется как  бланк строгой отчетности при  расчетах с населением для учета  наличных денежных средств без применения контрольно-кассовых машин. Дата выписки (передачи) путевки и дата ее реализации отражаются на счетах бухгалтерского учета. При передаче путевки отрывной талон остается в качестве документа, подтверждающего факт и дату реализации туристского продукта, и служит основанием для применения льготы по НДС. При расчетах наличными корешки путевок хранятся вместе с другими кассовыми документами. При безналичных расчетах предприятию необходимо обеспечить учет и хранение корешков выданных путевок.

Регистрация путевок в налоговой инспекции  и порядок их нумерации законодательством  не установлены (приложения 4, 5).

Лист  бронирования. Согласно Федеральному закону «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» (гл. IV, ст. 9) - это конкретный заказ туриста  или лица, уполномоченного представлять группу туристов, туроператору на формирование туристского продукта. Оформляется  в письменной форме как соглашение, имеющее характер предварительного договора (приложение 6).

Договор с клиентом на приобретение тура составляется согласно гл. ГУ ст. 10 Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» и на базе Типового договора о купле-продаже.

К существенным условиям договора относятся:

• информация о туроператоре (продавце), включая  данные о лицензии на право осуществления  туристской деятельности, юридическом  адресе предприятия и банковских реквизитах;

• сведения о туристе (покупателе) в объеме, необходимом для реализации туристского  продукта;

• информация о туроператоре на приеме (партнере продавца), включая данные о лицензии, юридическом адресе, банковских реквизитах и контактных телефонах;

• информация о потребительских свойствах  туристского продукта, программе  пребывания и маршруте путешествия, об условиях безопасности туристов и  сертификации туристского продукта;

• дата и время начала и окончания  путешествия, его продолжительность;

• порядок  встречи, проводов и сопровождения  туристов;

• права, обязанности и ответственность  сторон;

• розничная  цена туристского продукта и порядок  его оплаты; .• минимальное количество туристов в группе;

• срок информирования туриста о том, что  путешествие не состоится по причине  недобора группы;

• условия  изменения и расторжения договора, порядок урегулирования возникших  в связи с этим споров и возмещения убытков сторон;

• порядок  и сроки предъявления претензий  туристом (претензии к качеству туристского  продукта предъявляются туристом туроператору или турагенту в письменной форме  в течение 20 дней с момента окончания  действия договора и подлежат удовлетворению в течение 10 дней после получения  претензии).

Иные  условия договора определяются по соглашению сторон.

Договора  с партнерами - поставщиками услуг (с  гостиницами, авиакомпаниями, автотранспортными  предприятиями и др.) подтверждают возможности предоставления соответствующих  услуг.

Калькуляция, или расчет стоимости тура, может  производиться по методу, предложенному  в приложении 6 (лист бронирования). При этом расчет стоимости тура производится суммированием себестоимостей каждой отдельной услуги и нормативно заложенного  процента прибыли (он обычно составляет для туроператора 15-20 % от себестоимости  тура).

Описание  маршрута составляется в свободной  форме для удобства работы менеджеров или супервайзеров по маршруту (или  направлению), гидов, а также для  приложения к договору с турагентом для включения в текст информационного  листка к путевке.

График  движения по маршруту составляется в  табличной форме с указанием  дат и времени прибытия и отправления  по каждому пункту маршрута.

Карта-схема  маршрута составляется для линейных и кольцевых маршрутов с целью  наглядности пути следования.

Описание  технологических особенностей тура - это памятка о сроках подачи заявок на транспорт, билеты, экскурсии  в музеи, бронирование мест в гостиницах, питание, а также напоминание  о сроках и правилах оформления виз  и страховок, пересадках, ожиданиях, о работе гидов на приеме или зарубежных представителей, гидов сопровождения  и т. п. Для удобства работы изготавливаются  специальные бланки заявок на перечисленные  услуги. Все это необходимо для  оперативной работы персонала, контролирующего  проведение данного тура.

Тексты  памяток для туристов составляются в особых, необходимых случаях, например при организации специализированных туров (приключенческих, спортивных - по снаряжению, сохранению здоровья и  безопасности во время путешествия  и т. д.) или в случае направления  туристов в эндемические страны. Каждому  туристу, выезжающему в страны, неблагополучные  ввиду наличия там опасных  инфекций (чумы, холеры, желтой лихорадки, ВИЧ-инфекции, малярии), необходимо выдать индивидуальные памятки, заверенные подписью туропера-тора и печатью фирмы. Наличие таких памяток у туристов в обязательном порядке проверяется при таможенном досмотре в аэропортах «Шереметьево», «Внуково» и др.

Справочные  материалы по маршруту - это различные  справочники, буклеты, расписание движения транспорта, работы музеев, адреса гостиниц, пути проезда к ним и другие материалы, освещающие особенности  тура.

Рекламные проспекты и буклеты предназначены  для туристов с целью их ознакомления, информирования и рекламы возможностей туроператора по путешествиям (систематизированная  рекламная информация по направлениям поездок с соответствующими реквизитами).

Прайс-листы. Для каждой туроператорской компании прайс-лист является одним из важнейших  рабочих документов. От того, насколько  лаконично и грамотно изложена в  нем информация, во многом зависит  успех сотрудничества с турагентами. Прайс-листы могут иметь форму  листовок, буклетов и каталогов (развернутые  ценовые предложения). В любом  случае - это информация о ценах  на различные туристские услуги.

В листовках  информация излагается сжато, а цены турпакетов указаны лишь на небольшой  срок. В отдельных случаях -это  специальные предложения турфирм  на один или на несколько вылетов.

Развернутые ценовые предложения представляют собой объемные издания (каталоги, буклеты) и включают не только полный перечень сезонных расценок предлагаемых туров, но и дополнительную информацию рекомендательного  и разъяснительного характера: перечни  необходимых документов для оформления тура, правила оформления визы и  бронирования (с приложением листа  бронирования), расписание авиа перелетов, информацию о расценках, условиях аренды автомобилей и особенностях отелей.

Все технологические  документы комплектуются в «папку тура» или в «папку маршрута»  для обеспечения бесперебойной  работы туроператора на данном участке  и соблюдения принципа «гибкости» туристского  продукта, чтобы каждый работник фирмы  мог с легкостью и квалифицированно заменить отсутствующего по каким-либо причинам менеджера направления.

Хотя  поставщики не входят в состав работников предприятий индустрии гостеприимства, они являются партнерами, так как предоставляют этим предприятиям качественные продукты и услуги. Поставщики должны иметь возможность оказывать эффективную поддержку предприятию. Успешная деятельность всей индустрии зависит от трех составляющих: качества, цены и доступности (наличия). В некоторых случаях главным моментом является свежесть; в других — уникальность продукта; в третьих — приобретаемая продукция разрабатывается и изготовляется специально для конкретных гостиниц и клубов. В эту же категорию входит и оформление крупных гостиниц. Многие рестораны закупают пирожные у своих внешних поставщиков; то же относится и ко многим клубам и кафетериям, которые таким образом приобретают разные уже готовые продукты. Кондитерские изделия иногда покупаются лишь наполовину выпеченными и приготовляются полностью уже на месте продажи в самом заведении, что способствует более высокому качеству продуктов.

4. Документооборот между туроператором и турагентом

 

Обычно  между туроператором и турагентом заключается посреднический (агентский) договор, в рамках которого турагент осуществляет продвижение и реализацию туристского продукта от имени и  по поручению туроператора либо от своего имени. Такой договор не предусматривает  перехода права собственности на туристский продукт от туроператора к турагенту.

В соответствии с пунктом 1 статьи 1008 Гражданского кодекса РФ агент обязан представить  принципалу отчет о выполнении договора. Сделать это нужно в порядке  и в сроки, предусмотренные заключенным  договором. Чаще всего отчеты представляются по мере выполнения договора либо по окончании  срока его действия. Форма отчета не является унифицированной, поэтому  ее можно разработать самостоятельно, утвердив в виде приложения к договору. Но при этом отчет должен содержать все обязательные реквизиты первичных документов, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, отчет  агента может содержать: название документа; дату его составления; название турфирмы-агента; содержание операции (оказание услуг  клиенту, поступление выручки и  т. п.); измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; данные о состоянии расчетов между  агентом и клиентами; сведения о  расходах агента, которые принципал  должен возместить; сумму посреднического  вознаграждения; наименование должностей лиц, которые составили документ, и их личные подписи.