Автор работы: Пользователь скрыл имя, 11 Января 2011 в 19:37, реферат
целью работы является изучение основных понятий документирования.
Основные задачи данной работы:
- анализ основных правил составления и оформления документов в соответствии с действующими стандартами России;
- изучение основных способов.
Введение 3
1. Понятие документирования 4
2. Способы документирования 5
3. Основные правила составления и оформления документов 7
4. Требования к бланкам документов 10
Заключение 12
Список литературы 13
Приложение 14
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. [8]
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (Приложение 1) и продольный (Приложение 2).
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
-
центрированным (начало и конец
каждой строки реквизитов
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
-
бланк конкретного вида
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03)- 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11 - 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Для
организаций субъектов
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера
страниц проставляют посередине
верхнего поля листа. [2]
Заключение
Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.
Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п. Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.
В начале третьего тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами. [8]
В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.
Приложение 1
Схемы расположения реквизитов документов
Рисунок 1. – Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Приложение 2
Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Приложение
3
Образцы
бланков документов
Рисунок
3 - Образец общего бланка организации
Приложение
4
Рисунок
4 - Образец углового бланка письма организации
Приложение
5
Рисунок
5 - Образец продольного бланка письма
организации
Приложение
6
Рисунок
6 - Образец продольного бланка письма
должностного лица
Приложение 7
Рисунок
7 - Образец бланка конкретного вида
документа организации