Основные типы служебных документов

В третьих, у авторов письма смутные понятия о стилистических правилах составления деловых текстов. Так, выражение ...вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива явно заимствовано из выступления на профсоюзном собрании, а фраза Мы рады будем как можно скорее сесть с вами за стол переговоров – из бытового разговора на эту тему.

Слова информационные материалы и публикации вызывают вопрос: разве публикации не относятся  к информационным материалам?

В-четвертых, использование  слов, не соответствующих замыслу  обращения. Как следует понимать …представление о тех или иным факторах в сегодняшнем положении фирм? Фактор в смысле каких-либо существенных обстоятельств в процессе, явлении (например, фактор времени) или сами события, явления (т.е. факты), изложение которых дает нужную информацию? К сожалению, понятия фактор и факт путают очень часто.

В-пятых, никакой  конкретностью и точностью не дополняет письмо просьба о предоставлении «тех или иных» факторов.

В-шестых, в заключительной части делового письма подобного типа не обязательно обозначать должность отправителя, а его инициалы должны предварять фамилию.

 

19

 

Конечно все  эти «тонкости» оформления деловых  текстов можно считать второстепенными  по сравнению с предметным содержанием. Однако попытайтесь сравнить приведенное выше письмо и со следующий его вариант:

Уважаемые коллеги!

Благодарим  вас за предложение провести переговоры по обсуждению форм сотрудничества наших  фирм.

Предлагаем  вам до начала переговоров обменяться актуальной в данный момент информацией  о деятельности фирм.

Готовы  рассмотреть ваши предложения по проведению переговоров, месту, времени, составу делегаций.

Высылаем  вам наши новые рекламные проспекты  с самой свежей информацией о  характере деятельности подразделений  нашей фирмы.

Надеемся  на плодотворное сотрудничество.

С уважением, С.Б. Иванов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

20

5.Заключение

 

Составление служебных  документов — трудный и сложный  процесс, который занимает много  времени служащих. В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Документоведение тесно связана не только с гуманитарными науками, но и с экономическими, информационными (история, источниковедение, архивоведение, книговедение, менеджмент, психология управления и делового общения и др.).

            Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Классификация документов - это распределение документов по группам (видам) на основе признаков  содержания, формы составления и  других для организации и повышения  эффективности работы с ними. Существует множество классификаций документов, предложенные различными авторами. Они классифицируют документы по разным признакам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

21 
Список использованной литературы

 

 1.Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства документационное обеспечение управления: учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов.- 2-е изд.- М., Новосибирск: ИНФА-М, НГФЭиУ, 2001. – 270 с.

2.ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998

3.Ожегов, С.И. Толковый словарь русского языка/ Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. – 3-е изд. – М.: АЗЪ, 1996. – 928с.

4.Организационно-распорядительные документы : метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г. Б. Блау. – Красноярск, 2008. – 92 с

5.Стенюков, М.В. Документы делопроизводства / М.В. Стенюков. – М.: Книга-сервис, 2003. – 160 с.

6.Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков. – М.: Приор, 1997. – 254 с.

7.Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства : учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. – 6-е изд. – М. : ИНФРА-М; НГА, 2006.

8.Организационно-распорядительные документы : метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г.Б. Блау. – Красноярск, 2008.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

22