Основные типы служебных документов

– дубликаты (повторные  экземпляры подлинника документа, имеющие  юридическую силу).

8. По форме  изложения:

– индивидуальные (содержание излагается в свободной  форме);

– трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при  составлении (например, справка с  места работы);

– типовые, созданные  для документирования стандартных  ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.

9. По срокам  хранения:

– постоянного  хранения;

– долговременного  хранения (свыше 10 лет);

– временного хранения (до 10 лет).

В учебном пособии  «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой исключен из классификации признак ограничения доступа к документам, но были выделены дополнительные признаки:

– по наименованиям – служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т. д.;

– по содержанию – простые и сложные;

– по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

В учебном пособии  «Современное делопроизводство» Березина Н.М. приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки:

– по стадиям создания – черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;

 

11

– по степени гласности – обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ,

конфиденциально и др.);

– по юридической силе – подлинные, подложные;

– по роду деятельности – система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;

– по форме – табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

Язык служебных  документов должен удовлетворять следующим  требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и со

временного  литературного языка, прежде всего  тех из них,

которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы  нередко выступают и такие  варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов  типа "оказать помощь — помочь", "допускать ошибку -ошибиться" надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа "надлежащий". "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся" и т.п.).

3. Использование терминов и профессионализмов

(обусловленное  тематикой, содержанием служебных  документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;

4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в порядке оказания помощи"',

5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

12

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой  речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Например, "в целом", "в связи", "в соответствии с", "в интересах" (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения  достигается путем замены сложных  предложений простыми, а также  посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

Стандартизированные обороты требуют минимального умственного  напряжения и ускоряют процесс составления  документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс прочтения  документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.

В наши дни одним  из сильных средств воздействия  на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто встречаются отклонения от литературных норм. Например. " приветствие в адрес", "упреки в адрес"', "передовой форпост науки" и др.

Необоснованно много встречается словесных  штампов ("надо отмстить", "особенно надо остановиться", "необходимо указать", "остановиться на вопросе", "учитывая вышеизложенное", "получить нижеследующее", "означенный инвентарь", "выдана данная справка" и т.д).

Существуют  различные классификации служебных  документов, но универсальной и совершенной среди них не выявили. Самая полная и удачная классификация документов была предложена и опубликована коллективом

 

13

кафедры коммерции  и внешнеэкономической деятельности Красноярского государственного торгово-экономического института в учебном пособии Г.Б. Блау:

1. По способу  фиксации информации:

– письменные (рукописные и печатные);

– фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых  передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);

– кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью  специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события  в движении);

– фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом);

– аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную  и звуковую информацию);

– электронные  документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для  признания их действительности.

2. По месту  составления:

– внутренние документы, составленные и используемые в самой  организации;

– входящие документы, поступившие в организации;

– исходящие  документы, отправляемые из организации.

3. По содержанию:

– простые документы, в которых рассматривается один вопрос;

– сложные документы, охватывающие несколько вопросов.

4. По степени  гласности:

– обычные (открытые, несекретные);

– секретные  документы с грифом ограничения  доступа;

 

 

14

Секретные документы  могут иметь следующие грифы:

– для служебного пользования (ДСП) – служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;

– конфиденциально  – информация, доступ к которой  ограничен законодательством РФ;

– коммерческая тайна (КТ) – информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.

5. По форме  изложения:

– индивидуальные, содержание которых излагается в  свободной форме;

– трафаретные  – структура, часть документа, стандартные  фразы

заранее подготовлены, а другая часть заполняется при  составлении (например, справка с  места работы);

– типовые, созданные  для документирования стандартных  ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

6. По стадиям  создания:

– черновик – предварительная редакция документа;

– беловик –  чистовик;

– отпуск –  копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

– автограф –  документ, написанный рукой автора.

7. По юридической  значимости:

– подлинник  или оригинал – документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;

– копия документа  – точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все  реквизиты документа и отражает особенности их изготовления – ксерокс, факс, фотокопия);

– дубликат –  копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что  и подлинник.

 

15

8. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;

9. По срокам  хранения:

– документы  постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения  и др.);

– документы, имеющие  длительные сроки хранения – свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);

– документы  временного хранения – до 10 лет;

10. По происхождению:

– служебные  документы (затрагивают интересы организации, предприятия);

– личные документы (касаются интересов конкретного  лица и являются именными).

11. По срокам  исполнения:

– срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;

– несрочные  документы, для которых срок исполнения не установлен.

О том, как оформлять  различные типы документов, говориться в следующем разделе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

16 
3. Оформление служебных документов

 

В документах, оформляемых  на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы, причём на первой странице цифра «1» не ставится. Номера страниц должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии 10-15 мм от верхнего края.

Текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого формата допускается печатать через один интервал. Если документы предполагается издать типографским способом, они печатаются через два интервала. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один интервал. При этом составные части наименования адресата, грифа утверждения, отметки о наличии приложения, грифа согласования следует отделять друг от друга 1.5 - 2 межстрочными интервалами. А сами реквизиты отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Если документ подписывается несколькими лицами и их подписи располагаются одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2 - 4 межстрочных интервала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

17 
4. Типичные ошибки в оформлении служебных документов

 

В деловой коммуникации, предполагающей прием и передачу сообщений в устной или письменной форме, переработку информации, реактивные действия партнеров по коммуникации, трудно избежать ошибок. Однако ограничить их число возможно. Для этого еще до начала переговорного процесса стоит отметить в программах или планах деятельности те пункты, которые нужно уточнить, чтобы не допустить отдельных ошибок.

            Большинство отрицательных результатов, несоответствие намеченным параметрам взаимодействия, непонимание между участниками общения возникает из-за отсутствия или недостаточной развитости речевых навыков и умений в устном и письменном деловом общении. В связи с этим всегда остается актуальным вопрос о необходимости овладения стилистикой официально-делового общения, лексическими и грамматическими навыками построения текстов сообщений, обращений, протоколов, договоров, выступлений.

Приведем пример. Обсуждая необходимость переговоров  и договариваясь о дате их проведения, стороны обмениваются деловыми письмами и знакомят друг друга с новой информацией, актуальной для подготовки переговоров. Проанализируем следующее письмо.

Уважаемые коллеги!

Ваше  предложение о проведении переговоров  с целью более детального обсуждения возможностей и форм сотрудничества вызвало горячее одобрение всего нашего коллектива.

Мы  рады будем как можно скорее сесть  с вами за стол переговоров.

Надеемся, что вы согласитесь с необходимостью проанализировать последние информационные материалы и публикации, которые  дают представление о тех или  иных факторах в сегодняшнем положении фирм.

Ждем  вашего ответа и предложения о  дате переговоров.

С уважением, директор фирмы «N» Иванов С.Б.

18

Отметим показатели совершенства (или несовершенства) текста в этом деловом письме.

Во-первых, письмо проникнуто желанием авторов поставить себя в зависимое положение по отношению к адресату, польстить, подстроиться... В деловой переписке это недопустимый просчет.

Во-вторых, растянуто  изложение четырех простых и  конкретных положений: получили ваше письмо; готовы к переговорам) предлагаем обменяться дополнительной (новой) информацией; рассмотрим ваш вариант даты переговоров. Не призывая к «телеграфному» варианту подачи информации, отметим все-таки, что деловые письма должны отличаться краткостью, четкостью, простотой слога.