Основные стадии подготовки организационно-распорядительных документов

   Текст   распорядительного   документа   чаще   всего    состоит    из взаимозависимых  двух   частей   -   констатирующей   и   распорядительной. Констатирующая  часть  является  введением  в   существо   рассматриваемого вопроса,  призвана  объяснить,  чем  вызваны  распоряжения.  В  ней   могут перечислены факты, события, дана оценка.  Нередко  в  констатирующей  части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение  которого  издается данный распорядительный документ (чаще всего пересказ), В этом  случае  вид акта,  его  автор,  полное  название  (заголовок),  номер  и  дата,  т.  е. приводятся  все  поисковые   (ссылочные)   данные.   Констатирующая   часть необязательна, она может и отсутствовать,  если  нет  необходимости  давать разъяснения.

   Основную    нагрузку    в    распорядительных    документах     несет распорядительная  часть,  которая  излагается  в  повелительной  форме.   В зависимости от вида документа она начинается словами:  «постановляет»  -  в постановлении; «решает» («решил») - в решении; «предлагаю» - в распоряжении «приказываю» - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет  и характер изложения его текста. Слова «постановляет»,  «решает»  («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными  буквами  или  строчными  в разрядку,  т.е.  они  зрительно  выделяются  и   таким   образом   отделяют констатирующую часть документа от распорядительной    Располагаются эти слова с отдельными  строки  от  нулевого  положения табулятора. В постановлениях и  решениях  перед  словами  «постановляет»  и «решает» указываются название коллегиального органа.

   Затем с новой строки абзаца следует  текст  постановляющей  части.  К формулировкам  этой  части  документа   представляются   особенно   жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по  смыслу  ранее изданным ранее  документам,  четкими,  ясными,  не  допускающими  различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа:  «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и  т.д. Сформулированный  таким  образом   поручения   расплывчаты,   проверка   их выполнения затруднительна.

   Если  распорядительная  часть  предполагает  различные  по  характеру действия  и  нескольких  исполнителей,  она  делиться  на  пункты,  которые нумеруются арабскими  цифрами.  В  каждом  пункте  указываются  исполнитель (организация,  структурное подразделение,  конкретное  должностное   лицо, например,  в  приказах),  предписываемое  действие   в   срок   исполнения.

   Исполнитель указывается в детальном падеже. Можно  указывать  и  обобщенно, например:  директорам  заводов,   руководителям   архивов.   Предписываемое действие  выражается  глаголом  в  неопределенной  форме  -  «подготовить», «зачислить», «организовать»,  «обеспечить»,  «возложить»,  «разработать»  и т.д.  Срок  исполнения  должен  быть   реальным,   соответствовать   объему предполагаемых работ.

   Следует   учитывать   время   доведения   информации    до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех  пунктов исполнительный  срок.  Однако  чаще  срок  исполнения  устанавливается  для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративши силу или подлежащих  изменению  с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжения указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут  иметь  приложения,  указания  на  которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

   Текст распорядительного документа должен иметь  заголовок.  Заголовок начинается с предлога «О» («ОБ») и  формируется  при  помощи  отлагательных существительных  (например  «О  назначении...»,  «Об  утверждении...»,   «О введении...»), предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»).  Для  ряда типовых управленческих ситуаций, требующих  издания  приказа  (о  создании, реорганизации,  ликвидации  учреждений,  организаций   и   предприятий,   о распределении обязанностей  между  руководством,  о  внесении  изменений  в положение (устав), структуру,  штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе  на  новый  режим работы),  разработаны   унифицированные   формы   документов,   в   которых предопределен не только  состав,  но  и  порядок  расположения  информации.

   Унифицированную форму имеют также кадровые приказы  по  приему  на  работу, перемещению,  переводу  на  другую  работу,  освобождению   от   должности, вынесению поощрений, наложению дисциплинарных взысканий, изменению фамилий.

   Подготовив  текст  распорядительного  документа,  приступают  к   его оформлению, Распорядительные документы оформляются на общем бланке,  формат А4. В состав реквизитов входят: Герб РФ, союзной или автономной республики, наименование ведомства, наименования учреждения, название  вида  документа, дата,  индекс  (номер),  место  составления,  заголовок,   текст,   подпись (подписи), отметки о согласовании.

   Завершающим этапом работы  с  проектами  распорядительных  документов является их  согласование  и  подписание. Проект  до  подписания  подлежит согласованию с заинтересованными лицами, которых он касается.  Согласование осуществляется путем визирования при постановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения  визируется  составителем  проекта  и руководителем   структурного   подразделения,   вносящего   проект,   всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными  за исполнение  документа  в  целом,  юрисконсультантом.  Проекты   документов, выполнение   которых  требует   финансового    обеспечения,    обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

   Виза  юрисконсультанта  свидетельствует  о   соответствии   документа законодательным и нормативным  актам,  а  также  о  соответствии  отдельных формулировок специальным требованиям  некоторых  органов  (например,  суда, прокуратуры,   здравоохранения).    Согласование    проводит    структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как  правило,  проставляются  на  первом  экземпляре проекта.  В  случае  несогласования  с  проектом   пишется   мотивированное заключение. Перед подписание проект дополнительно тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

       Проекты  распорядительных  документов,   принимаемых   коллегиальными органами,  -  постановлений  и  решений  -  обсуждаются  и  принимаются  на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить  поправки  и  дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

   Полностью  подготовленные  проекты   документов   представляются   на подпись.  Приказы  подписываются  руководителем   или   его   заместителем. Постановление и решение  имеют  две  подписи  -  председателя  и  секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы  вступают  в силу с момента подписания или доведения до  сведения  исполнителя.  В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления  указываются в самом документе.

   Особое  значение придается доведению  распорядительного  документа  до исполнителя. Постановления  Совета  министров  РФ  публикуется  в  Собрании Правительства РФ, а в случае необходимости широкого обнародования доводятся до всеобщего сведения средствами массовой информации. Аналогично  доводятся до  сведения  акты  правительств  других  государств.  Акты  министерств  и государственных  комитетов  публикуются  в  Бюллетене   нормативных   актов министерств и ведомств РФ - органе Министерства юстиции РФ и  ведомственных изданиях. Решения,  распоряжения,  приказы  тиражируются  и  рассылаются  в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа. 
 

    Заключение  
Документы сопровождают человека на протяжении нескольких столетий. За это время они, естественно, неузнаваемо изменились. 

   Подводя итог, хотелось бы отметить, что процесс  государственной регламентации  правил ведения делопроизводства, подготовки и оформления документов, состав видов документов, которыми документируется то или иное управленческое действие, не является чем-то новым. В истории дореволюционной России делопроизводство, формы документов и технологии работы с ними устанавливались с VII века.

   В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных  нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение, как показывает исторический опыт, на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. 

   Именно  поэтому вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.  
 
      Список используемой литературы  

1. Охотников, А.В., Булавина, Е.А. Документоведение и делопроизводство [Текст]: Учебное пособие / А.В. Охотников, Е.А. Булавин. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: издат. центр «МарТ», 2005. – 304 с.4 20 см.. – (Серия «Безупречные документы»). – 5000 экз. – ISBN 5-241-00578-1
2. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) [Текст] / Т.В. Кузнецова.- изд. 5-е, испр. и доп. - М.: ООО «Журнал «Управление пероналом», 2007.- 528 с.; 20 см. –100000 экз. -  ISBN 5-9563-0069-8.
3. Ватолина  М.В. Организация работы с документами [Текст]: Серия «Высшее образование» / М.В. Ватолина. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. -320с.; 20 см – 5000экз. – ISBN 5-222-05262.
4. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст]: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева.  2-е изд., перераб. и доп. – М.: КНОРУС, 2008.- 256 с.; 20 см -20000экз. – ISBN 978-5-390-00097-7.
5. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов [Текст] / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.; 23 см. – 10000 экз. -  ISBN 5-98032-974-9.