Основные стадии подготовки организационно-распорядительных документов

   Контрольная работа 

   Основные  стадии подготовки организационно-распорядительных документов.

   Стр.

      Содержание ……………………………………………………………………2

   Введение.................................................................................................................3

   Нормативные ссылки............................................................................................4

1. Организационно- распределительные документы. Основные понятия и виды..............................................................................................................................5
1. Распорядительная документация...................................................................5

1.2   Организационные документы.......................................................................7

   2. Порядок подготовки и оформления  организационно-распорядительных документов ..................................................................................................................9

   2.1 Основные требования к составлению организационно-распорядительных документов ................................................................................................................10

   3 Стадии подготовки организационно-распорядительных документов....12.

   Заключение...........................................................................................................18

   Список  использованных источников.................................................................19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Введение 

   «Организационно-распорядительный документ - это вид  письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

   В составе ОРД различаются  три группы: организационные, распорядительные и  справочно-информационные.

   Организационно-распорядительной документации в системе  управления принадлежит  особая роль ввиду  того, что она имеется  во всех учреждениях  независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

   Таким образом, тема реферата является достаточно актуальной.

   Основная цель работы заключается в изучении и анализе работы с организационно-распорядительными документами, способствующими совершенствованию и правильной организации труда.  
 

   Нормативные ссылки

   [1] ГОСТ Р.6.30–2003.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   

1. Организационно- распределительные документы. Основные понятия и виды 

 

         Организационно-распорядительная документация выделяется из единой  по своей информационной  природе документации  в зависимости   от   функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

     Органы государственной  власти и государственного  управления  РФ,  все учреждения,  организации и предприятия отражают  свою   деятельность   в распорядительных документах. В соответствии с положениями о государственных органах классифицируются и распорядительные документы.

1. Распорядительная документация

   К распорядительным    документам,    отражающим  административно управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления, решения, распоряжения, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы,  докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.

   Постановление определено как правовой акт, принимаемый высшими и  некоторыми  центральными  органами  коллегиального  управления  в  целях разрешения наиболее важных и принципиальных  задач,  стоящи  перед  данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

   Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым  Советами  народных  депутатов  и   исполнительными  комитетами. Решения  оформляют также  результаты  деятельности  и  других  коллегиальных  органов- коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.

     Распоряжение - акт  управления государственного  органа, имеющий властный  характер,  изданный  в  рамка   присвоенный   должностному   лицу, государственному  органу компетенции,  имеющий обязательную  силу для  граждан  и  организаций,  которым  распоряжение  адресовано. 

   Приказ - акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов  и  управлений  администрации  городов  и  районов,  руководителями учреждений, объединений, организаций и  предприятий, действующими на  основе единоналичия. Приказ  издается  для решения основных  оперативных задач, стоящих перед данным органом.

   1.2 Организационные документы

   Уставы.  Под  уставом  понимается  свод  правил,  регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер  и определяющие    порядок   образования,   структуру,   функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы  органов  государства (например, Общее положение о министерствах РФ), единого органа  (например,

   Инструкции - правовой акт, издаваемый органом государственного управления  (или  утверждаемый  его  руководителем)  в  целях  установления правил,   регулирующих   организационные    вопросы,    научно-технические, технологические,  финансовые  и  иные  специальные   стороны   деятельности учреждений,  организаций,   предприятий   (их   подразделений   и   служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и  определения  порядка применения законодательных актов и распорядительных  документов  (например, приказов). 

   2. Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов  

   Для осуществления управленческой деятельности предприятие, в соответствии с  Устава, издает распоряжения и принимает постановления, которые обязательны  к исполнению во всех подразделениях, а так же всеми должностными лицами. 

   Постановления издаются по вопросам нормативного характера  и вопросам, рассчитанным на постоянное и многократное действие, назначения и освобождения от должности заместителей директоров структурных  подразделений. 

   Распоряжения издаются по всем остальным вопросам, в том числе оперативным, организационным и кадровым. 

   При оформлении и составлении  распорядительных и  иных служебных документов должны соблюдаться  требования, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. 

   2.1 Основные требования к составлению организационно-распорядительных документов 

   Название  документа должно присутствовать на любом  документе, кроме письма В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.  
Исходя из названия документа, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.  Раскрывающий содержание документа заголовок позволяет экономить время при его рассмотрении, а главное – устраняет возможность ошибки или вариантности его толкования при вводе сведений о документах в информационно – поисковую систему, облегчает поиск и прохождение документов. 

   Датирование документа обязательно  для придания ему  юридической силы. Датой документа  является дата его  подписания или утверждения: 

   В состав даты входит указание числа, месяца, года. 

   Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами и отражать точное и правильное освещение событий.

   Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов, типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов.

   Рекомендуется разделять тексты на две основные части. В первой части  указывается основание  составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

   Если  документ состоит  из одной фразы, то в первой части  также рекомендуется  сообщать основания  или причины создания документа, а во второй – решение, распоряжение, просьбу. 

   3 Стадии подготовки организационно-распорядительных документов

   Подготовка  основных  видов  распорядительных  документов  в  основном аналогична. Она представляет  собой  достаточно  сложный  процесс,  имеющий различия в конечной  стадии  оформления  документов,  отражающих  результат коллегиальной  деятельности  (постановления  и  решения)   и   единоналичие (приказ, распоряжение).

   Можно   выделить   следующие   стадии   подготовки   распорядительных документов:  изучение  существа  вопроса,  подготовка  проекта   документа, согласование документа, подписание. Для постановления и решения добавляется стадии обсуждения и принятия этих документов  на  заседании  коллегиального органа.

   Процедура составления и оформления распорядительного  документа должна быть описана в табеле форм  документов  конкретного  учреждения  или  в  ее инструкции по делопроизводству. В  них  излагаются  последовательность  над проектом  документа  и  те  требования,  соблюдение  которых   обеспечивает юридическую полноценность документа.

   Подготовка проекта распорядительного документа  может  быть  поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным  должностным лицам.  При  разработке  проектов  сложных   и   больших   распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии) привлекаться ученные или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество, документа, -  достаточная  компетентность лиц, его готовящих. Чем выше  уровень  составляемого  документа,  тем выше требования, предъявляемые  к  его  составителям  (профессионализм,  глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

   Юридическим основанием разработки распорядительного  документа  может быть издание документа органами власти и управления,  конкретное  поручение вышестоящего   органа,   необходимость   осуществления   исполнительной   и распорядительной  деятельности  для  осуществления  задач,  возложенных  на учреждение. Учреждение или  структурное  подразделение  может  выступать  с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

   Первая  стадия разработки проекта любого распорядительного  документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают к  изучению  материалов  по существу, и, прежде всего законодательных актов  и  решений  правительства, затем ведомственных нормативных документов, предшествующих распорядительных документов по данному и аналогичным вопросам.

   Изучение  законодательных  актов   и   правительственных   документов обеспечивает правовую основу документа, его направленность  государственную постановку  проблемы.  Пересмотр  ранее  издававшихся  по  данному  вопросу распорядительных документов позволит избежать дублирования и  противоречий, заострить внимание на  нерешенных  сторонах  проблемы. 

   Подготовка  проекта распорядительного  документа  требует  сбора  необходимой   информации   по существу  поставленного   вопроса.   Для   этого   используется   различные информационно-справочные   документы:   отчеты,   справки,   докладные   и объяснительные  записки,  акты,  служебные  переписка.  Собрав   и   изучив необходимые материалы, получив полную ясность по  существу  вопроса,  четко определив  цель   издания   распорядительного   документа,   приступают   к составлению его проекта.  Основное  внимание  следует  сконцентрировать  на формулировании  основных  положений  конкретного  решения.  Сначала   нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать  и  уточнить  части  в  порядке согласования.