Организация учета и регистрации документированной информации

    Регистрационный номер поступающих и отправляемых документов, докладных записок состоит  из порядкового номера и индекса  дела по номенклатуре дел.

    Индексация  – это проставление порядкового (регистрационного) номера и необходимых  условных обозначений при регистрации, указывающих место создания (исполнения) и хранения документа.  

3. Виды  регистрационных  учетных форм

    В практической деятельности используют различные регистрационные учетные  формы: журнальную, карточную, компьютерную.

    В Балаковском почтамте используется журнальная форма регистрации. Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками. Концы ниток выводят на последний пронумерованный лист (оборотная сторона). Используя бумажный квадрат по диаметру больше круглой печати, склеивают середины концов нитки. Сверху ставят печать организации с захватом части квадрата или непосредственно в середину квадрата. На этой же странице делают надпись, заверяющую правильность оформления. Например: «В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 90 (девяносто) листов».

    Надпись заверяет личной подписью заведующего канцелярии, указывая должность, и приводя расшифровку личной подписи (фамилия, инициалы). После окончания записей в журнале, делают надпись, например такого, содержания, «В данном журнале зарегистрировано 372 документа с №1 по №372. Случайно пропущен номер 41». Запись заверяют подписью. Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

    На  обложке журнала должно быть написано: название журнала, название организации, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу - начато 00.00.00 и окончено 00.00.00. Числа начала и  окончания журнала ставят по регистрации  первого и последнего документа  в журнале (в пределах календарного года).

    Журнальная  форма регистрации имеет свои технологические недостатки:

    - формальный характер закрепления  документа за валовым порядковым  номером;

    - сложности ведения по журналу  поисковой, справочной и контрольной  работы;

    - сложности обязательной многократной  регистрации документов;

    - отсутствие возможности отразить  движение документа в процессе  рассмотрения и исполнения.

    Так же для регистрации документов применяют единую регистрационно-контрольную карточку.

    Изготовляют карточки типографским способом на бумаге формата А5 (148x210 мм). Для более  быстрой ориентации можно применять  цветовые различия по категориям документов. В этом случае карточки изготовляют  с цветными полосами по верхнему полю. Возможен цветной бланк карточки: для входящих документов - зеленого, исходящих - синего, внутренних - желтого  цвета.

    Регистрационные графы на карточке, в журнале и  компьютере существенных различий не имеют.

    Предприятие, регламентирует в инструкции по делопроизводству:

    - расположение реквизитов на карточке;

    - зоны для записи; 

    - порядок использования оборотной  стороны карточки;

    - состав дополнительных реквизитов (определяет предприятие);

    - количество заполненных экземпляров  карточек (определяется числом справочных, контрольных и контрольно-справочных  картотек, которые имеют канцелярии  и структурные подразделения).

    Справочная  картотека.

Справочная  картотека состоит из 2-х частей и содержит:

    - карточки на неисполненные документы,  в т.ч. направленные в структурные  подразделения для ознакомления  и изучения;

    - карточки на исполненные документы.

    Картотека неисполненных документов включает следующие группы карточек:

    - на поступившие документы;

    - на документы, систематизированные  по корреспондентам;

    - на документы внутреннего пользования,  сгруппированные по структурным  подразделениям, руководителям, специалистам;

    - на документы, объединенные датой  поступления.

    Часть картотеки на исполненные документы  формируют по схеме номенклатуры дел или по направлениям деятельности предприятия. Внутри разделов карточки располагают по датам поступления. Справочный отдел контрольно-справочной картотеки по исполненным предложениям, заявлениям, жалобам строят по алфавиту фамилий заявителей.

    Работа  с картотеками предполагает:

    - своевременное поступление карточек  на вновь зарегистрированные  документы;

    - регулярное выполнение операций  по ведению картотеки;

    - внесение в карточки дополнительных  сведений (резолюций, отметок о  передаче специалистам, об исполнении  и т.д.);

    - внесение изменений в записи;

    - перестановку карточек из одного  раздела картотеки в другой.

    При правильном ведении картотек справочная и поисковая работа осуществляется оперативно и эффективно. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Учёт  документов на предприятии.

Контроль  исполнения документов.

2.1 Правила учёта  документов на  предприятии

     Учет  объема документооборота - осуществляется в целях получения данных для  расчета штата персонала делопроизводства, выбора технических средств и  корректировки загрузки подразделений  и отдельных исполнителей при  работе с документами.

     Учет  количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводиться  по журналам по месту регистрации  документов. Результаты учета количества документов обобщаются работником ответственным за делопроизводство и предоставляются начальнику.

     За  единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.

     Учет  количества документов может проводиться  в целом по предприятию или  по отдельным структурным подразделениям.

      В учете объема документооборота предприятия различают следующие потоки документов:

- входящие  – поступающие; 

- создаваемые – внутренние и отправляемые.

     Входящая  документация - это документация, поступающая  на предприятие от других организаций.

     Исходящие документы - это документы, которые  предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут  в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

     Правильная  организация документооборота предполагает прямоточность движения документов, т.е. прохождение их кратчайшим путем  через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения. Необходимо руководствоваться при этом принципом однократного пребывания документа в одной инстанции: каждый документ должен обрабатываться в структурном подразделении или находиться у исполнителя только один раз.

    В целях ускорения прохождения  и наиболее рациональной обработки  создаются схемы движения основных категорий документов внутри учреждения. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами. Схемы обработки  документов включаются в инструкцию по ведению делопроизводства, разработанную  в учреждении.

    При обработке поступлении поступающей  корреспонденции выделяются следующие  этапы:

- приём  поступающих документов;

- первоначальная (экспедиционная) обработка документов;

- предварительное  рассмотрение и распределение  документов;

- регистрация  документов;

- рассмотрение  документов руководителем (проставление  резолюции);

- исполнение  документа. 

     Приём и первоначальная обработка поступающей  корреспонденции осуществляется канцелярией  или секретарём (в зависимости  от категории учреждения), в функции  которых входят проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа  в учреждение и подготовка корреспонденции  к передаче по назначению.

     Проверка  правильности доставки осуществляется прочтением адреса на корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция  пересылается по принадлежности. Для  проверки целостности вложений конверты вскрывают. Не подлежат вскрытию конверты с пометкой «лично».

     Документы, поступившие не по адресу, следует  немедленно переслать по правильному  адресу, одновременно уведомляя об этом отправителя. Если в конверте отсутствует документ, который обозначен в описи, об этом следует поставить в известность отправителя. Специальные поступления (телеграммы, телефонограммы, заказные письма) обрабатываются в первую очередь.

     На  всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп (реквизит «отметка о поступлении документа в учреждение»), фиксирующий факт поступления документа в данное учреждение. Его проставляют на первом листе документа, а правом нижнем углу; если конверт не вскрывают, то его проставляют на любой свободной площади лицевой стороны конверта.

    В момент поступления документа в  организацию в штампе проставляется  только дата поступления, а входящий номер – в момент регистрации.  

2.2 Контроль исполнения  документов

     Контроль  за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

     Исполнение  предложений, поручений, решений вопросов, содержащихся в документах, должно постоянно контролироваться. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

  Контроль бывает двух видов:

     1. Контроль по существу решения вопроса – это оценка правильности ведения работы, определение её эффективности и качества. Этот вид контроля осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения), а также специально уполномоченные лица или вышестоящие организации путём проведения проверок, ревизий, отчётов;

     2. Контроль срока исполнения заданий (сроковый контроль) – ведётся секретарём или заведующим канцелярии.

     Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются  в соответствии с действующими нормативными актами и с учётом специфики деятельности конкретного учреждения. Они закрепляются в перечне. По указанию руководства  на контроль могут быть поставлены документы, не включённые в перечень, а также отдельные устные указания. Определяющим критерием постановки документов на контроль является его  содержание.

 Контроль  по существу решения вопроса  осуществляет руководитель (организации  или структурного подразделения)  или специально уполномоченное  лицо. Контроль по существу –  это оценка, насколько правильно,  удачно, полно решён вопрос.