Организация учета и регистрации документированной информации

Содержание

Введение………………………………………………………………………...…3

1. Правила регистрации и индексирования документов……………………….6
1. Резолюция……………………………………………………………………8
2. Регистрационный номер документа………………………………………..9
3. Виды регистрационных учетных форм…………………………………….9
2. Учёт документов на предприятии.

Контроль исполнения документов……………………………………………...13

2.1. Правила учёта документов на предприятии………………………………13

2.2. Контроль исполнения документов…………………………………………15

Заключение……………………………………………………………………. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

    Организация работы с документами предполагает организацию документооборота предприятия, хранение документов и их использование влекущей деятельности предприятия.

    Документооборот предприятия - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в предприятии с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

    Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших на предприятие, и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года.

    Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при  решении вопросов выбора организации  важный организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой  системы по документам предприятия, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

    Управленческая  деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые  одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. На предприятии технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). Технология управления организацией учета и регистрации документированной информации предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов.

    Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и  с другими организациями и  нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными судами.

    Целью данной работы является анализ организации учета и регистрации документированной информации в обособленном структурном подразделении (далее ОСП) Балаковский почтамт Управления федеральной почтовой связи (далее УФПС) Саратовской области – филиал Федерального государственного унитарного предприятия (далее ФГУП) «Почта России».

    Организация, ведение и совершенствование  системы документационного обеспечения  управления на основе технической политики и применения современных технических  средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка  работы с документами в структурных  подразделениях ОСП Балаковский  почтамт осуществляется канцелярией  административно-хозяйственного отдела ОСП, выполняющая на постоянной основе функции документационного обеспечения  управления, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно начальнику почтамта. В работе используется Инструкция по документационному обеспечению в ОСП Балаковский почтамт, Положение об ОСП Балаковский почтамт, должностная инструкция заведующего канцелярии, организационная структура ОСП Балаковский почтамт.

    Основными целями канцелярии АХО являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

    Канцелярия  АХО решает следующие задачи:

    - совершенствование форм и методов работы с документами;

    - обеспечение единого порядка  документирования, организация работы  с документами, построение поисковых систем;

    - контроль исполнения и подготовки  документов к передаче в государственный  архив в соответствии с действующими нормативами;

    - сокращение документооборота, количества форм документов;

    - участие в разработке и внедрении  прогрессивных технологий документационного  обеспечения управления на базе  применения вычислительной и  организационной техники, персональных  компьютеров.

    Объект  исследования – ОСП Балаковский  почтамт УФПС Саратовской области  – филиал ФГУП «Почта России».

    Предмет изучения – форма регистрации  документов, правила учета документированной информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ И  ИНДЕКСИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

    Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных  данных о документе по установленной  форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации  подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.). При регистрации поступающих документов в регистрационном штампе проставляются дата и индекс поступления с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

    Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

    Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие УФПС Саратовской области – филиала ФГУП «Почта России», приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан, документы из сторонних организаций. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

    Регистрация поступающих в адрес ОСП Балаковский  почтамт документов, а также документов, отправляемых за подписью начальника почтамта, осуществляется в канцелярии почтамта.

    Регистрация распорядительных документов (приказов, распоряжений) осуществляется в канцелярии ОСП Балаковского почтамта.

    Регистрация организационных документов (правил, положения, инструкций, регламента) осуществляется в канцелярии УФПС Саратовской области.

    Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных  данных устанавливается следующий  состав основных реквизитов регистрации:

    - наименование организации (автора  или корреспондента);

    - наименование вида документа;

    - дата и регистрационный номер  документа;

    - дата и индекс поступления;

    - заголовок к тексту (краткое содержание  документа)

    - резолюция (исполнитель, содержание  поручения, автор, дата);

    - срок исполнения документа;

    - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

    Состав  основных реквизитов регистрации в  зависимости от характера документа  и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

    - внутренняя переадресация документов  по исполнителям;

    - количество листов документов;

    - наличие приложений;

    - должностное лицо, поставившее документ  на контроль;

    - промежуточные сроки исполнения;

    - перенос сроков исполнения;

    - срок хранения документа;

    - статус документа (проект, версия);

    - вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

    Регистрация документов-ответов осуществляется в журналах. На инициативных документах делается соответствующая отметка. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. 

    В ОСП Балаковский почтамт рассматриваются индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан и организаций, поступающие в письменной форме, в форме электронных сообщений, поступающих на официальный электронный адрес Филиала.

    Поступившие в ОСП письменные обращения граждан после рассмотрения начальником и проставления резолюции регистрируются и ставятся на контроль в канцелярии и, в зависимости от содержания, докладываются руководству Филиала либо направляются руководителям соответствующих структурных подразделений. 

    Обращения граждан рассматриваются в ОСП  в течении 30 дней с даты регистрации. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен начальником ОСП Балаковского почтамта, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

     

1. Резолюция

Резолюция к документу, как правило, оформляется  с обязательным указанием фамилии  исполнителей, содержание поручения, срока  исполнения, подписи и даты.

    В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

    Основной  исполнитель и соисполнитель  вправе давать поручения в виде резолюции  лицам, непосредственно им подчиненным.

    На  документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые  сроки исполнения ,в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 
 
 
 

2. Регистрационный номер документа

    Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

    Регистрационный номер распорядительного документа (приказ, распоряжение) состоит из порядкового  номера, проставляемого в пределах календарного года ,и буквенного индекса.

    Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года, регистрационный номер состоит  из порядкового номера.