Организация современного делопроизводства на малых предприятиях пищевой отрасли

Протокол — организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Протокол, как  правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступления. Протокол оформляется на Общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе  проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания. Например: 12-14.03.97.

Номер протокола  является порядковым номером заседаний  коллегиального органа в течение года (в учебном заведении — учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола  содержит указание на вид коллегиальной: деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например: «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь».

Приказ—правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная  часть указания начинается словами  «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате Администрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектору по контролю...»).

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст  инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например, «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (например, «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого предложения, заявления, жалобы...»).

Инструкция оформляется  на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом  или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Акт - документ, составленный несколькими лицами (не менее двух) для подтверждения установленных событий, фактов. Зачастую в соответствии со специальным распорядительным документом, подписанным руководителем предприятия, для составления акта создают специальную комиссию.  

Важнейшей задачей при составлении акта является правильное отражение фактического состояния дел. Основой акта могут  служить черновые записи, которые  члены комиссии ведут во время  работы, фиксируя количественные показатели и другие основные сведения.

Акты  весьма разнообразны по содержанию и  назначению. Составление некоторых  видов актов требует заполнения особых унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России. В других случаях  акт оформляется на общем бланке организации и содержит следующие  основные реквизиты: наименование предприятия (учреждения, организации), гриф утверждения, название документа; дату и регистрационный  номер документа; место составления; заголовок к тексту; текст; подписи.   

 Текст  акта состоит из двух частей  — вводной и основной.   

 Во  вводной части акта указывают  основания его составления (распоряжение  руководства, нормативный документ  или какие-то факты, события  и т.д.), а также состав комиссии (фамилии (в алфавитном порядке)  и инициалы).

Основная  часть содержит установленные факты  и описание проделанной работы, т. е. ее сущность, задачи, методы, сроки, результаты и т.д. При необходимости выводы, заключения, предложения оформляют  в отдельную - заключительную — часть. Основная часть может быть разделена  на пункты или представлена в форме  таблицы.   
 
 
 
 
 

4. Характеристика видов и правила составления документов в кадровой службе.

Практика  показывает, что кадровые документы  в организациях оформляются по-разному, к ним предъявляют неодинаковые требования со стороны руководителей. 

Между тем существуют унифицированные  системы документации, внедрение  которых облегчает труд кадровиков и дает большую экономию времени. 

В организациях должны использоваться унифицированные  формы документов, обеспечивающих возможность  применения вычислительной техники. 

К документам по личному составу относятся:

• Трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником;
• Приказы о приеме, переводе на другую работу, увольнении;
• Заявления о приеме на работу, перемещении, увольнении;
• Трудовые книжки;
• Личные карточки;
• Характеристики;
• Личные дела;
• Резюме;
• Лицевые счета по заработной плате и социальному обеспечению.

Для учета возникновения, наличия и  погашения задолженности по оплате труда обязательно требуется блок юридических документов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающих полное основание для списания их на затраты. Этот блок включает следующие документы:

• Штатное расписание, содержащее перечень должностей постоянных работников с указанием соответствующих каждой единице должностных окладов. В бюджетных организациях штатное расписание – основание для образования фонда оплаты труда организации;
• Табель учета использования рабочего времени – документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого сотрудника за месяц, о работе в режиме неполного рабочего дня и др. он необходим для подтверждения того, что работники действительно отработали положенное количество времени, и заработная плата им начислена обоснованно.

Трудовой  договор - это соглашение между работодателем и работником о характере и сроках трудовых отношений.  Трудовой договор юридически оформляет взаимные права и обязанности участников трудовых отношений. Правильно составленный трудовой договор защитит интересы работодателя, не ущемляя при этом прав работника, и поможет избежать многих нежелательных юридических последствий. Сторонами трудового договора выступают работодатель и работник.

Трудовой договор  заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора остается у работника, другой хранится у работодателя. Факт получения экземпляра трудового договора работником  удостоверяется подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома либо по поручению работодателя, либо его законного представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Согласно трудового  кодекса, в трудовом договоре могут фигурировать дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленными трудовым законодательством и другими нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а именно: