Организация современного делопроизводства на малых предприятиях пищевой отрасли

ТОЛЬЯТТИНСКИЙ ФИЛИАЛ МОСКОВСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА ПИЩЕВЫХ ПРОИЗВОДСТВ 
 
 
 

Кафедра «ТПП и ТОПП» 
 
 
 
 

Индивидуальная  практическая работа

По  делопроизводству

На  тему:

«Организация  современного делопроизводства на малых  предприятиях пищевой отрасли» 
 
 
 
 
 

Выполнил: студент  гр. П-401

Соломатина  К.А.

Проверил: Токарева Т.Ю. 
 
 
 
 
 

г. Тольятти, 2011 

Введение 

Существует три  формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации  делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в  подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и  организаций используют смешанную  форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

• снизить стоимость делопроизводственных операций;
• улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
• обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
• использовать прогрессивные и производительные технические средства;
• обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных  условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно  только в сравнительно небольших  учреждениях. В крупных учреждениях  следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций  делопроизводства, таких, как прием  и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших  учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация  или учреждение имеют большой  объем документов, то вводится структурное  подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации  делопроизводственного процесса, определения  приемов и способов создания и  обработки документов в организации  отделы делопроизводства разрабатывают  инструкции по делопроизводству, которые  учреждаются приказом руководителя учреждения.

 

1. Принцип организации делопроизводства на пищевых предприятиях.

Делопроизводство – это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами.

Главной задачей  делопроизводства является обеспечения  быстрой бесперебойной и эффективной  работы учреждения.

Профессионально грамотные оформленные документы  с выполнением правил документооборота определяют позитивное мнение о предприятии.

Делопроизводство  состоит из документооборота и документирования.

Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данными учреждениями и полученными из вне: прием, распределения дел, контроль исполнения, формирование дел, хранение и использование документов, движения документной информации по инстанциям.

Система документирования – есть совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организаций или предприятий.

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График  документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. 
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Входящая документация регистрируется в специальном журнале  с присвоением исходящего номера, даты, наименования документа, от какого отдела, кому и куда отправляется, а  также вид доставки. Входящая корреспонденция  возможно как из вне, так и внутри предприятия. Распределение документов в процессе документооборота осуществляется секретарем – референтом, в малых  предприятиях – управляющим, финансистом, но, как правило, в любом предприятии  существует 0,5 ставки для работы делопроизводителя, который занимается как делопроизводством, так и документооборотом. Распределение  документов как внутри, так и внешних  ведется четко по календарному времени  и фиксируется в журналах входящей и исходящей корреспонденции. Контроль исполнения, для ведения которых заводится специальный журнал, который параллельно ведется с журналом входящих и исходящих корреспонденций.  

2. Характеристика  видов и правила  составления служебных  документов.

Документационное  обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

В настоящее  время система делопроизводства претерпевает значительные положительные  изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет  решить многие проблемы в системе  делопроизводства.

     Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний. Внутренняя докладная записка составляется на обычных истых листах, ее подписывает составитель. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации.

     Реквизиты: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления или издания; заголовок; адресат; текст; подпись.

     Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию, а вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы.

     Объяснительная  записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка.

     По  содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений  основного документа, оформляются  на общем бланке. Другие объяснительные записки составляются по поводу, каких - либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого - либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство осуществить оплату, оказать услуги или выполнить иные действия.

В финансовой деятельности гарантийное письмо – форма письменного  поручительства, выдаваемого гарантом кредитору для обеспечения своевременной  уплаты должником причитающейся  суммы. В коммерческой деятельности гарантийные письма называют еще  кредитными письмами.

Гарантийные письма составляются как физическими, так  и юридическими лицами (организациями). Адресатом гарантийного письма также  может быть как физическое лицо, так и организация. Предметом  гарантии может быть оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и  сроки выполнения работы, возврат  кредита и др. Существует два варианта гарантийных писем:

1) письмо, содержащее  просьбу (выполнить работу, предоставить  кредит и др.) и обязательство  (оплаты работ, услуг, продукции,  возврата кредита и др.).

2) письмо, содержащее  только обязательство (оплаты  работ, услуг, продукции, возврата  кредита и др.).  
 
 

3. Характеристика  видов и правила  составления организационно распорядительных документов.

Организационно-распорядительные документы – письменные документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация – это и организационно-правовое обеспечения предприятия в целом; это и документация, касающаяся взаимоотношений предприятия с вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями; это и документы, регламентирующие процесс управления в организации и ее структурных подразделениях.

Организационно-распорядительной документацией закрепляется трудовая жизнь всех звеньев организации, включая кадровые.

В состав организационно-распорядительных документов входят: 
1. Организационные документы – устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка; 
2. Распорядительные документы – приказы, решения, распоряжения, указы, постановления; 
3. Справочно-информационные документы – протоколы, служебная переписка, деловая переписка, коммерческая переписка, справки, акты, докладные, объяснительные, служебные записки; 
4. Документы по личному составу – приказы по личному составу, заявления, личные карточки, справки, автобиографии, характеристики, резюме.

Организационные документы – это комплекс взаимосвязанных документов, регулирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права обязанности, ответственность руководителей и специалистов.

Устав – документ, которым оформляется порядок образования организации, определяется ее структура, функции, правовое положение. 
Уставы, после их утверждения вышестоящей организацией, подлежат обязательной регистрации в администрации. Реквизиты и текст устава аналогичны реквизитам и тексту положения. Дополнительным реквизитом являются лишь подписи учредителей. Текст устава структурно разбивается на разделы: 
1. Общие положения: изложены основания организации, порядок и формы управления организацией, ее подчиненность. 
2. Цели и виды деятельности, направления деятельности организации. 
3. Организационное единство: структурные подразделения и их взаимосвязь. 
4. Регламентация деятельности: формы управления, права и обязанности должностных лиц. 
5. Финансово-материальная база: определяются размеры основных и оборотных средств, источники образования хозяйственных средств, распоряжение средствами и ценностями. 
6. Контроль, проверка и ревизия: устанавливаются формы и виды контроля за деятельностью предприятия. 
7. Отчетность. 
8. Реорганизация и ликвидация предприятия: излагаются порядок проведения реорганизации или ликвидации предприятия. 
Устав подписывают учредители предприятия.