Организация работы с официальными документами

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах комбината «Магнезит».

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

-         загрузки комбината «Магнезит», его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

-         потребности комбината «Магнезит» организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

Регистрация документов в ОАО «Комбинат Магнезит»

При регистрации документа ему присваивается индекс, который проставляется в нижнем правом углу документа и делается запись данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

В соответствии с основным принципом регистрации документов, каждый документ должен регистрироваться однократно.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения представлен в приложении инструкции по делопроизводству.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Индексация документов.

При регистрации индекс входящего и исходящего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:

-         06 - индекс структурного подразделения;

-         10 - номер соответствующего дела по номенклатуре;

-         96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан  дополняются первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию. Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 – 2003.

2.2. Рекомендации по совершенствованию работы с официальными документами в ОАО «Комбинат Магнезит»

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами. Значение документа для предприятия трудно переоценить. Современное управление государственным предприятием, в частности ОАО «Комбинат Магнезит» - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства ОАО «Комбинат Магнезит» документированной информацией.

Объём документооборота на комбинате возрастает, поэтому актуальной является организация контроля за исполнением документов и осуществлением информационно-справочной работы, сохранности архивного фонда. Учитывая требования современных рыночных отношений, оперативного получения информации руководство комбината предпринимает шаги по внедрению современных технологий. Внедрение электронных программ является требованием XXI века. Традиционные технологии отходят на второй план и, как правило, будут сохранятся для определенного вида документов.

Автор рекомендует более оперативно компьютеризировать процесс работы с официальными документами в ОАО «Комбинат Магнезит».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе изучения литературы  автором было выявлено, что                  С.Л. Кузнецов и Т.В. Сиганова рассматривает современные принципы и правила организации делопроизводства именно на базе компьютерных систем и технологий: составление, оформление, прием-передача документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, работа с кадровой документацией, хранение документов в электронной форме [7].

М.И. Басаков в работе излагает основные сведения об организации делопроизводственной службы, особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации в соответствии с требованиями ГОСТ [1].

М.Ю. Рогожин даёт ответы на основные вопросы организации секретарской деятельности в условиях современного предприятия [9].

Автором в ходе написания работы были рассмотрены все этапы движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, т.е. документооборот. Цель курсовой работы достигнута.

Проведя анализ организации документооборота ОАО «Комбинат Магнезит» автор пришел к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому на комбинате всегда уделяется большое внимание рациональной организации документооборота.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это дает полную управляемость подчинённых руководству, обеспечивает их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Также автор пришел к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ОАО «Комбинат Магнезит» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.                 Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. 4-е изд., перераб. и доп. / М.И. Басаков. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и Ко", 2005. - 336 с.

2.                 Бахтеев, Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: Учеб. Пособие / Ю.Д. Бахтеев, В.Ф. Захаров, И.Н. Наумов. - Пенза: Пензенский государственный университет, 2003. - 67 с.

3.                 Березина, Н.М. Современное делопроизводство. 2-е изд. / Н.М. Березина, Е.П., Воронцова, Л.М. Лысенко. - СПб.: Питер, 2005. - 272 с.

4.                 Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство. / М.В. Кирсанова. М.: ИНФРА - М-Новосибирск, 2002. - 304 с.

5.                 Крылова, И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие / И.Ю. Крылова. - СПб.: Издательский дом "Бизнес-пресса", 2004. – 240 с.

6.                 Кудряев, В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 592 с.

7.                 Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебник / Т.В. Кузнецова. - 3-е изд., испр. и допол. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "ИнтелСинтез", 2002. - 384 с.

8.                 Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие / А.В. Пшенко. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. - 256 с.

9.                 Рогожин, М.Ю. Настольная книга секретаря: учебно-практ. пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 368 с.

10.             Сиганова, Т.В. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие / Т.В. Сиганова. - Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. - 71 с.

11.             Фионова, Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения правления. - Пенза: Издательство Пензенского государственного университета, 2005. - 95 с.

Приложение

ЗАЩИТНОЕ СЛОВО

Здравствуйте! Я Обедина Дарья Михайловна, студентка 2 курса Югорского политехнического колледжа, группа 09-2 представляю курсовую работу на тему «Организация работы с официальными документами»

Актуальностью работы является - создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обусловленные не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
Таким образом, документированная информация, в том числе и официальные документы, составляют основу управления, и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.

В связи с усложнением структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

Понятие «Официальный документ» мной понимается как документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Строгого перечня официальных документов не существует, нормативными актами предусмотрены следующие их виды: законы, судебные решения, иные тексты законодательного, административного и судебного характера, а также их официальные переводы; нормативный правовой акт; архивная справка; сертификат АУЦ; лицензия; разрешение; временное разрешение; аттестат аккредитации; доклад; и ряд других.

При изучении данного вопроса была выделена проблема, которая заключается в невозможности организации работы с официальными документами без знания основных правил, требований ГОСТ.

Объект: Документооборот.

Предмет: Процесс организации работы с официальными документами в условиях функционирующего предприятия ОАО «Комбинат Магнезит».

Цель работы: изучить процесс организации работы с официальными документами и рассмотреть особенности работы с  официальными документами в условиях функционирующего предприятия.

Гипотеза: если знать правила и требования документооборота, то можно верно организовать процесс работы с официальными документами на предприятии.

Задачи:

Первая Теоретический анализ работы с официальными документами.

Вторая. Изучение процесса работы с официальными документами на предприятии.

Третья. Разработка рекомендаций по оптимизации организации работы с официальными документами на предприятии.

Методологической основой работы послужили концепции, идеи таких ученых как С.Л. Кузнецов, Т.В. Сиганова, М.И. Басаков, М.Ю. Рогожин.

Практическая значимость работы заключается в том, что материалы могут использовать обучающиеся студенты и практикующие секретари.

В ходе изучения литературы мною было выявлено, что Кузнецов и Сиганова рассматривает современные принципы и правила организации делопроизводства именно на базе компьютерных систем и технологий: составление, оформление, прием-передача документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, работа с кадровой документацией, хранение документов в электронной форме.

Басаков в работе излагает основные сведения об организации делопроизводственной службы, особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации в соответствии с требованиями ГОСТ.