Организация ДОУ

Перед делопроизводством  стоят следующие цели:

- фиксирование информации (создание текстовых документов  в сфере управления);

- организации работы  с документами (создание условий,  обеспечивающих движение, поиск  и хранение документов в процессе  делопроизводства).

С появлением документов началась регламентация работы с  ними, которая сейчас называется делопроизводство.

Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию, по происхождению, по срокам хранения и т.д. Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число  реквизитов строго ограничено. Очень  важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.

 От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является главным аргументом в спорных ситуациях и гарантом успешной сделки.

Правила составления  и оформления реквизитов регламентируются ГОСТ 6.38-2004 «Унифицированные системы  документации Республики Беларусь. Систем организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Современное делопроизводство означает организацию информационного  сопровождения дел, т.е. ведение документации по их рассмотрению. Значение термина  определяет главную цель делопроизводства – информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание «документационное  обеспечение управления» (ДОУ).

 

Из главной цели  делопроизводства вытекают основные задачи:

- создание документов, т.е. фиксация их на каком  либо носителе (бумажном, электронном  и др.);

- регистрация документов;

- передача документов  для их последующего использования  или принятия по ним решений;

- систематизация  документов;

- организация документооборота  в организации.

3. Нормативная  регламентация службы ДОУ

  Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

 Структура, функции,  задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами  закрепляется в ряде внутренних  документов: положении, инструкциях  и правилах.

  В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

  Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

  Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

  Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

  Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

  Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

  Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

  Источниками для разработки должностных инструкций являются:

1. Квалификационный  справочник должностей руководителей,  специалистов и других служащих, который содержит регламентированный  перечень требований к квалификации  специалистов различных категорий. 

2. Унифицированная  система ОРД (УСОРД), Государственная  система ДОУ (ГСДОУ) и другие  нормативные документы, в которых  закреплены формуляр и структура  текста должностной инструкции.

3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

4. Положение о  структурном подразделении организации.  Положение и должностные инструкции  – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые  документы, т. к. обязанности  каждого работника устанавливаются  исходя из всего комплекса  функций, выполняемых службой  ДОУ. 

 Поскольку должностные  инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое  положение работника, то необходимо  их составление для каждой  должности, предусмотренной штатным  расписанием. 

  Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

  Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

  Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

 Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004;

 ГСДОУ. Основные  положения. Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991;

 Основные правила  работы архивов организаций. М.: Росархив, 2002.

  Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

  В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

  Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

  Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

  Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

  Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.

  После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

 Альбом форм  документов организации. Наряду  с Табелем форм документов, любая  организация должна иметь Альбом  форм документов, который является  сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

  Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

  Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

 Изучить литературу, раскрывающую  тему моей работы;

 Рассказать о службе  документационного обеспечения  управления;

 Перечислить основные  задачи и функции службы ДОУ; 

 Изучить нормативную  регламентацию службы ДОУ; 

 Рассмотреть структуру  служб ДОУ и описать их основные  функции

 

 Исследуя научный и практический материал по данной теме можно сделать следующие выводы:

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного  обеспечения управления (далее –  ДОУ) документационное обеспечение  управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной  службой — службой документационного  обеспечения управления (далее — службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ являются:

• внедрение на предприятии  единого порядка работы с документами  в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

• осуществление методического  руководства организацией работы с  документами в структурных подразделениях предприятия;

• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

• совершенствование форм и методов работы должностных  лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение  управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и  управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации  и предприятия.

Документационное обеспечение  управления в организациях, учреждениях  и на предприятиях осуществляется специальной  службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.