Организация ДОУ

Содержание

 

Введение........................................................................................стр.

 

Глава 1 Значение и функции

              делопроизводства ........................................................... стр.

1.1................................................................................................... стр.

1.2 Службы документационного обеспечения управлении  ................стр.

1.3 ...................................................................................................стр.

 

Глава 2........................................................................................... стр.

2.1 ...................................................................................................стр.

2.2....................................................................................................стр.

2.3....................................................................................................стр.

 

Заключение ...................................................................................стр.

 

Список использованной литературы ..........................................стр.

 

Приложения ...................................................................................стр.

 

Введение

      Прежде  чем начать разговор о самом делопроизводстве нужно ознакомиться с историей развития делопроизводства у нас в Белоруссии.

Многие исторические факты  свидетельствуют о том, что белорусское  делопроизводство начало формировать  не позже российского (IX-X вв.).

В системе управления Полоцкого  княжества (X-XIII вв.) были заложены основы белорусского делопроизводства. В начале X в. в нем уже применялись договоры, а для удостоверения реквизитов договора использовались печати. Состав документов этот период весьма разнообразен – уставные, духовные и прочие грамоты, выступающие как законодательные частноправовые акты.

В ХII в. появились новые названия должностей для служб делопроизводства. Это писцы, судейские секретари, печатники (хранители печати) для князя и крупных феодалов, занимавшиеся составлением, подготовкой и рассмотрением документов.

В конце XIV в. документы начинают составляться на бумаге с обязательным удостоверением их печатью. В конце документа приводились такие реквизиты, как место и дата составления, а автор, как правило, указывался в начале.

XIV-XV вв. была окончательно сформирована система делопроизводства, просуществовавшая практически без изменений до XVIII в. В этот период начала действовать первая государственная канцелярия, которая занималась подготовкой большинства документов. Под началом канцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки и переводчики. При канцелярии находился архив. Все хранившиеся в архиве документы составляли метрику Великого княжества Литовского.

Издание трех Статутов Великого княжества Литовского (1529,1566,1588 гг.) явилось высшим проявлением документирования законодательства. Все три Статута выделяются четкой организацией подачи материала.

В XV-XVI вв. складывается белорусский делопроизводственный язык. Структурная составляющая текста документа сохранилась до настоящего времени. В первой части указывалась причина составления, во второй – решение по данному вопросу. В этот период появляются формуляры-образцы документов. Утверждается состав документов, основные правила их составления, оформления, движения и хранения. Продолжается формирование специальных систем документирования: дипломатической, учетной, военной и судебной.

В середине XVII в. в связи с тем, что белорусский язык был заменен польским, который стал официальным делопроизводственным языком, в организации делопроизводства стали проявляться негативные моменты.

Раздел Речи Посполитой в конце XVII в. привел к тому, что белорусские земли вошли в состав России. Новый статус белорусских земель, административно-территориальное деление, органы управления требовали и новой системы документирования.

На территории Беларуси была распространена система, действовавшая в Российской империи, - исполнительное делопроизводство.

В первой половине XIX в. произошли значительные изменения в организации архивного дела на территории Беларуси. Архивы стали создавать при каждом учреждении. Все изменения сопровождались повсеместным введением русского языка. Они были весьма значительны, так как полностью изменили организацию делопроизводства на Беларуси, состав документов и технологию из изготовления, обработки и движения.

Постсоветский период начался  с распадом СССР. После 1991 года в  республике были созданы самостоятельные  структуры, занимающиеся проблемами научного и нормативно-методического обеспечения  делопроизводственных служб. Главное  управление при Совете Министров  БССР было преобразовано в Комитет  по архивам и делопроизводству Республики Беларусь. На базе института историко-политических исследований был создан Белорусский  научно-исследовательский центр  документоведения, археографии и  архивного дела (БелНИЦДААД), в последствии преобразованный в Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД).

В марте 1995 г. Белорусским  государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) был утвержден и с 1 октября 1995 года введен в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы докуменации Республики Беларусь. Основные положения». С 1 июля 1996 г. Введен в действие СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система ОРД. Требования к оформлению документов», разработанный БелНИИДАТ.

В настоящее время в  Республике Беларусь действует стандарт 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Систем организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановление  Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69 (введен в действие с 1 июля 2005 г.).

Информационные процессы активно воздействуют на все стороны  человеческой жизни. Использование  новейших информационных технологий многократно  усиливает это влияние. Чтобы  реализовать свои потенциальные  возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек  должен обладать достаточно высоким  уровнем информационной культуры. Между  тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами  является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

Особенно велика роль информации в процессе управления – на всех его уровнях и во всех сферах: политической, экономической, научной, культурной и т.д. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и  времени. Поэтому организация эффективной  работы с документами, совершенствование  всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных  предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. В свою очередь, для  квалифицированной работы с документированной  информацией требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов.

 Специалисты по документоведению и документационному обеспечению управления востребованы в любых организациях - от сферы услуг до частных или государственных производственных предприятий. В настоящее время специалист в области документоведения - это «правая рука» руководителя на любых уровнях управления. Он играет ведущую роль в разработке и реализации долговременной стратегии организации, в принятии управленческих решений. От его профессионализма и компетенции складывается важнейшая составляющая показателя успеха организации - ее имидж. Его миссия — обеспечить организационную и профессиональную гармоничность составляющих управленческого процесса.

Тема исследования очень актуальность так как, управление организацией обязывает создание многих видов управленческих документов, без которых не возможно решение задач: планирования, финансирования, бухгалтерского учёта и отчётности, кадрового обеспечения деятельности организации. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается и закрепляется в нем.

Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Тема моей курсовой работы: организация документационного обеспечения управления предприятия.

Цель – рассмотрение всех аспектов в организации службы ДОУ.

 

 

Глава 1. Значение и функции делопроизводства

1. Системы делопроизводства

Основу процесса управления составляет информация, которая получает физическое закрепление в различных документах. В деятельности любой организации документ выступает не только как средство коммуникации внутри нее, но и как способ взаимодействия с внешними организациями, закрепления и подтверждения различных фактов, событий и явлений.

Одним из факторов, имеющих  существенное значение для слаженной  работы всей организации, является правильно  построенная и четко организованная система работы с документами. Поэтому  документационное обеспечение управления (делопроизводство) организации рассматривается  сегодня как важнейшая функция управления, имеющая свои специфические задачи, выполнение которой, как правило, возлагается на специальное подразделение – службу документационного обеспечения управления (ДОУ). 

От правильной постановки делопроизводства в организации  зависит оперативность, экономность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации  управления и др.

Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях имеет  три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры  учреждения, объема документооборота и др.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одно месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.). Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами, обеспечении работников делопроизводственных служб полной и равномерной загрузкой. При централизации операций с документами значительно повышается качество их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объему работы с документами.

При децентрализованной форме  организации делопроизводства все  виды работ с документами производятся непосредственно в структурных  подразделениях учреждениях, то есть каждая структурная часть в этом случае ведет делопроизводство самостоятельно.

При смешанной системе  делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся как  в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях.

Смешанная форма организации  делопроизводства применяется обычно в крупных учреждениях со значительным объемом обрабатываемой документации. В этих учреждениях работники  по делопроизводственному обслуживанию имеются, как правило, в каждой структурной  части.

Смешанная форма организации  делопроизводства позволяет полностью  механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.

2. Службы документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение  управления в организации осуществляется специальной службой, действующей  на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно  руководителю организации. В зависимости  от объема документооборота и типовых  структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, канцелярия, общий  отдел и т.д.

В организациях, не имеющих  службы ДОУ, ее функции выполняет  секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное  лицо.

Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают  равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности  выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются  руководителем ДОУ и утверждаются руководителем организации.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции: внедрение  государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль над работой с документами в структурных подразделениях организации.