Организация документооборота

МИНОБРНАУКИ  РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение высшего  профессионального  образования 
 

НИЖЕГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ  им. Р.Е. АЛЕКСЕЕВА 

Факультет «Экономики, менеджмента и инновации» 

Кафедра «Экономика и предпринимательство» 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА 

По  дисциплине «Документирование управленческой деятельности» 

Тема: Организация документооборота 
 

                                                                      Руководитель работы

                                                Рябчикова Н.О.

                                                «16» октябрь 2011 г.

                                                Исполнитель: студент  гр. 11ЭКз

                                                Кострецова Н.С.    

Нижний  Новгород

2011 г.

 
 
 
Оглавление

1. Введение………………………………………………………………..3                                                                                      

2. Понятие  и  развитие  документооборота……..………………………………………………………………….4                                                                                                       

3. Регистрация документов………………………………………………6                                                                      
4. Основные правила организации документооборота ОАО

комбината «Домостроительный»……….…………………………...7 

• Схема движения и технология обработки документов. 
• Контроль исполнения документов.

 

5. Заключение…………………………………………………………….9                                                                                            
6. Список используемой литературы………………………………….10                                                   

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

Необходимость фиксировать информацию появилась  у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы»  различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии.

Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Задачи:

- изучить организационные   формы  делопроизводства на  предприятии;

- рассмотреть   процесс  документооборота  на  предприятии;

- описать   организацию  документооборота.  
 
 
 

Понятие и развитие документооборота.

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения  организации документооборота, даны теоретические обоснования главных  положений рациональной организации  движения документов - распределение  документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания.

Документооборот - движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают организации одного  уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие – связывают  организации различных уровней.

-восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

-нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

Разработка Основных положений ГСДОУ не принесла значительных изменений в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами — совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала: 

• объединение  различных источников документной информации в единую сеть;

• организацию  документов с различными носителями на основе общей классификационной схемы;

• устранение дублирования информационных и документационных потоков;

• унификацию приемов работы с документами.

В Основные положения  ГСДОУ включены правила приема и  обработки поступающих и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов (например, распорядительных), которые включают все пункты обработки документов (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.

Изначальную основу, документооборота отражают такие организационные  документы, как устав, положения, приказы  о распределении обязанностей, организационная  структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Регистрация документов

Журнальная форма  регистрации документов является исторически  наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее  время она используется только в  том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

При карточной  форме регистрации документов создаются  регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются  в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным  документам. Первая часть картотеки  служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную  функцию. Вторая часть картотеки  служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации  документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

Автоматизированная  форма регистрации в настоящее  время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением документа;
• возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Основные  правила организации документооборота ОАО

комбината «Домостроительный»

Схема движения и технология обработки документов. 

Входящие  документы:

Документы, поступившие, в ОАО комбината «Домостроительный» начинают свой путь к исполнению с  экспедиции (структурного подразделения  общего отдела) (Приложение 1 )  . Там  они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности  вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В ОАО  комбината «Домостроительный» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. 
Регистрируемые документы делятся на два потока: 
1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2.Документы в  адрес структурных подразделений. 

Документы первого  потока передаются в канцелярию, второго  потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации  все выше указанные документы  поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ОАО комбината «Домостроительный» и в структурные подразделения организации.  

Контроль  исполнения документов

 Контроль  осуществляется за наиболее важными  входящими, исходящими и внутренними  документами. Контроль за исполнением  документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления ОАО комбината «Домостроительный». В структурных подразделениях ОАО комбината «Домостроительный» контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя ОАО комбината «Домостроительный». Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.  Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Контроль  за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с  
ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ". 
Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы.