Организация документооборота

Предварительное рассмотрение документов проводится работником  службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

      направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

      направляемые  непосредственно  в  структурные   подразделения   или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются  по  назначению  документы, содержащие текущую оперативную  информацию  или  адресованные  в  конкретные подразделения.  Это  позволяет  освободить   руководителя   предприятия   от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение  по  которым  могут  принимать ответственные исполнители.

На  рассмотрение  руководства  передаются  документы,   адресованные руководителю предприятия и  документы,  содержащие  информацию  по  наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления  в   ДОУ.   Если   документ   должен   исполняться   несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном  количестве экземпляров.

Документы,  подлежащие  отправке  в  другую  организацию,  сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в  отделение  связи.

Перед  упаковкой   службы  ДОУ  обязана  проверить  правильность  оформления документов,  наличие   приложений,   соответствие   количества   экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные  документы  подлежат  возврату исполнителю на  доработку.  На  заказную  корреспонденцию  составляют  опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы  должны  обрабатываться  и  отправляться  в  день регистрации.

Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку

в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых

документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты  учета

документооборота   обобщаются   и   доводятся   до   сведения   руководителя предприятия для обработки мер о совершенствованию работы с документами.

Регистрация  документов  -  важнейший  этап  работы  с  документами   и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной  форме,

фиксирующая факт его создания, отправления или получения".

Регистрация придаёт юридическую  силу  документу,  так  как  фиксирует  факт  его  создания  или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил  своего  номера,  он не оформлен, он как бы ещё не существует.

Регистрация преследует  три  цели:  учет  документов,  контроль  за  их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации  подлежат  все  документы,  требующие  специального  учета, исполнения  и  использования  в  справочных  целях  независимо  от   способа получения. Сам процесс регистрации -  это  снятие  с  документа  показателей (реквизитов) и занесение их в определённую  регистрационную  форму  (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных  о  документах  учреждения.  Таким

образом, в процессе регистрации  создаётся  информационно-поисковая  система по всем документам организации (фирмы).

Каждый документ,  отнесённый  к  числу  регистрируемых,  получает  свой регистрационный  номер.  Он  не  совпадает  и  существенно  меньше  учётного порядкового номера, проставленного  в  отметке  о  поступлении  документа  в организацию.

Документы регистрируются один раз. В небольшом  учреждении,  фирме  все

документы регистрирует  централизованно  секретарь.  В  учреждении,  имеющем

отделы, регистрация внутренних документов  проводится,  децентрализовано  по группам: в бухгалтерии,  отделе  кадров,  канцелярии.  При  этом  внутренние документы  должны  регистрироваться  в  день  подписания  или   утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих  и  внутренних  документов  ведутся  раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из  документа  в   процессе   регистрации   в   регистрационную   форму выписываются, как правило, следующие сведения:

      дата получения;

      входящий № (индекс);

      дата документа;

      индекс документа;

      регистрационный номер документа;

      автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

      заголовок (о чем документ);

      резолюция;

      срок исполнения;

      исполнитель (кто с ним работает);

      ход исполнения;

      № дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения,  вписываемые  в  регистрационные формы,  частично  изменяются  и  дополняются. 

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять  сведения  о

регистрируемом входящем документе. Например,  часто  учитывается  количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации  могут  быть  трех  видов:  журнальная,  карточная  и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная  система  регистрации  нужна  только   тогда,   когда   учет документов выступает на первое место,  предотвращает  претензии  со  стороны граждан,  конфликтные  ситуации.  Например,   при   выдаче   документов   об образовании,  трудовых  книжек,  пропусков.  Это,  как  правило,  документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Более удобной является карточная система регистрации документов.  Форма карточки (РКК регистрационно-контрольной  карточки)  и  расположение  в  ней

реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в  инструкцию по делопроизводству.

Для ведения карточной системы регистрации в  ручном  режиме  необходимо иметь тираж карточек  на  год  и  как  минимум  два  картотечных  ящика  для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Наиболее  рациональной  является  сегодня  регистрация  документов   на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма  карточки  (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.

Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до  передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и  исполнителя.

После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е.  эти сведения вносятся в нее.

При регистрации  на  ПЭВМ,  данные  о  документе,  заложенные  при  его регистрации,  будут  использованы  в   программах   по   автоматизированному контролю и справочной работе. При  этом  поиск  можно  вести  по  любому  из введённых показателей.

                                          Заключение

Документ, как носитель информации, выступает  в  качестве  непременного элемента  внутренней  организации  любого  учреждения,  предприятия,  фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.  Информация  является  основанием  для принятия управленческих решений,  служит  доказательством  их  исполнения  и источником  для  обобщений,  а  также  материалом  для   справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях  является  обязательным, предписывается законом и актами  государственного  управления,  поэтому  оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в  конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной  организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в  бухгалтерии, где  несвоевременная  обработка  финансовых  документов  может  привести   к отрицательным экономическим последствиям.

Список литературы

1.      Басаков, М.И. Делопроизводство ∕ М.И.Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2009.

2.      Кузнецова, Т.В. Делопроизводство ∕ учебник для вузов / Под ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.

3.      Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства ∕ учеб.пособие.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск, 2008.

4.      Кугушева, Т.В. Делопроизводство ∕ учеб. пособие. – Ростов н/Д.: Феникс, 2007.

5.      Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство. – М., 2002.

6.      Стенюков, М.В. Образцы документов по делопроизводству. – М., 2004.