Организация документооборота

17

                                                Введение

Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от  других  организаций  до  использования  их  для  бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

В  современных  условиях вопрос документооборота имеет большую  актуальность,  так  как  от  правильного  выбора  технологии работы зависит успех  любой организации.

Для повышения   эффективности   управления необходимо совершенствование  работы  с   документами,   так   как   всякое управленческое  решение  всегда  базируется  на  информации,  на   служебном документе.

Организация работы с документами влияет  на  качество  работы  аппарата управления, организацию  и  культуру  труда  управленческих  работников.  От того,  насколько  профессионально  ведется   документация,   зависит   успех управленческой деятельности в целом.

                          Организация документооборота

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

      документы, поступающие из других организаций (входящие);

      документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

      документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

      первичную обработку;

      предварительное рассмотрение;

      регистрацию;

      рассмотрение руководством;

      передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

      направляемые на рассмотрение руководителю организации,

      направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Составление и оформление документов

    Чтобы документы могли служить достоверным основанием для  бухгалтерских записей  и  иметь  юридическую  силу,   к   их   составлению предъявляются определенные  требования. 

Для правильного составления документа необходимо:

1.      Заполнять документ на бланке (а  при  отсутствии  бланка  на  чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

2.      Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

3.      Точно и ясно излагать содержание документа;

4.      Четко и разборчиво писать текст и цифры;

5.      Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

6.      Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

7.      Снабжать документ необходимыми, разборчиво  сделанными  подписями  с указанием должности подписавшего.

Документы  необходимо  составлять  своевременно,  т.е.  одновременно  с совершением  операции  либо  непосредственно  вслед   за   ее   совершением.

Своевременность   составления   документов   является   важнейшим   условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их  в учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с  копиями).

Это выполняется обычно автоматически одновременно с  составлением  документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так,  при  акцептной

форме расчетов  за  отгруженную  продукцию  поставщик  выписывает  несколько

экземпляров счетов — платежных требований для  направления  их  в  различные

адреса (банку, покупателю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Ошибки  в  документах  исправляются   следующим   образом.   Подлежащие

исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачеркиваются  аккуратно  тонкой чертой так, чтобы можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым  делается правильная запись. При этом если в числе  (сумме)  неправильна  только  одна цифра,  то  нельзя  ограничиться  исправлением  одной  этой  цифры,  а  надо

исправить все число.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или  на полях) делается оговорка,  которая  заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление  ошибок не  допускается  вовсе.  Если  в  таком  документе   допущена   ошибка,   он выписывается заново на другом бланке.

Так как документы имеют большое значение не только в  учете,  но  и  во всей  хозяйственной  деятельности,  то  в  отношении  качества   документов, особенно  своевременности  и  правильности  их  составления  и   оформления, существует строгий порядок.

За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего,  те лица, которые их  составляют  и  оформляют  своими  подписями.  Еще  большая ответственность ложится на аппарат бухгалтерии,  получающий  эти  документы, всесторонне проверяющий их  и  делающий  на  их  основании  учетные  записи.

Особая ответственность возлагается на главного или старшего  бухгалтера  как руководителя учета. Старший  бухгалтер  несет  материальную,  дисциплинарную

или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное  составление  и оформление документов, утерю или  порчу  их,  за  оформление  документов  на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.

В целях сокращения количества применяемых  в  деятельности  учреждений,

организаций  и  предприятий  документов,  типизации   их   формы,   снижения трудовых, временных и материальных затрат  на  их  подготовку  и  обработку, достижения информационной  совместимости  автоматизированных  Баз  данных  в народном хозяйстве проводятся работы по  унификации  документов  и  созданию унифицированных систем документации  (УСД)  -  совокупности  взаимоувязанных унифицированных   форм    документов,    обеспечивающих    документированное представление  данных  в  определенных  видах  хозяйственной   деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по  их  разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод  унификации  -  установление единообразия состава  и  форм  управленческих  документов,  создаваемых  при решении   однотипных   управленческих   функций   и   задач.    Одновременно разрабатываются   классификаторы    технико-экономической    и    социальной информации,  обеспечивающие  интегрированную  автоматизированную   обработку данных, содержащихся в УСД.

Каждый  документ  состоит  из  отдельных  составляющих  его  элементов, которые  называются  реквизитами  (подпись,  печать,  текст,  название  вида документа  и  т.д.).  Совокупность  реквизитов,  расположенных  в  документе определенным образом, составляет его формуляр.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы  документирования и представляет собой графическую модель или схему построения  документа.  Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных  и  переменных реквизитов.

Государственный    стандарт    Российской    Федерации    Р     6.30-97 «Унифицированные    системы    документации,     Система     организационно- распорядительной  документации»,  Система  ОРД  «Требования   к   оформлению документов» устанавливает почти максимальный набор реквизитов для любого  из управленческих  документов  и  их  месторасположение  на  бумажном  носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так  как  некоторые  из  них взаимоисключающие и часть  реквизитов  зависит  от  вида  документа,  то  на конкретном документе их будет гораздо меньше. 

Прием и регистрация документов

На предприятии различают три основных потока документации:

      входящие документы, поступающие из других организаций;

      исходящие документы, отправляемые в другие организации;

      внутренние документы,  создаваемые  на  предприятии  и  используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все  документы,  поступающие   на   предприятие   проходят:   первичную обработку,   предварительное   рассмотрение,    регистрацию,    рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая может

быть  представлена   на   предприятии,   как   самостоятельным   структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна  принимать  к  обработке только  правильно  оформленные  документы,  имеющие   юридическую   силу   и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В  противном  случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей  сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в том  случае,  кода  по конверту  можно  определить  адрес  отправителя,  время  отправки   и   дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы  с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.