Федеральное агентство по образованию 

ГОУ ВПО 

Всероссийский заочный финансово-экономический  институт  
 

ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И  ПЕРСОНАЛЬНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ

Контрольная работа

Вариант № 4 
 
 
 
 
 
 

                  Студент:              Гуринова Елена Александровна,

                                    менеджмент  и маркетинг (IV курс),

                                    № зачетной книжки   07ммб01445

                  Преподаватель:  Голикова Г.В. 
 
 
 

Воронеж 2011

 

    Содержание 

    1. Факторы, способствующие формированию  положительного имиджа руководителя………………………………………………………………………3

    2. Регистрация документов. Реквизит «Регистрационный номер документа»………………………………………………………………………...7

    3. Составьте письмо-приглашение………………………………………...11

    Список  использованной литературы……………………………………...12

 

     1. Факторы, способствующие  формированию положительного  имиджа руководителя

    Имидж руководителя - это совокупность определённых качеств, которые люди ассоциируют  с определённой индивидуальностью  личности. Имидж руководителя может  быть позитивным, негативным и нечетким (завуалированным).¹

    Руководитель  любой организации стремится к созданию позитивного личного имиджа, так как отрицательный имидж руководителя организации чаще всего только усиливает недоверие потребителей к продукту или услугам коммерческой организации. При прочих равных условиях положительный имидж руководителя организации будет являться ее конкурентным преимуществом.

    Можно выделить следующие факторы, способствующие формированию положительного имиджа руководителя организации:²

• персональные характеристики: физические, психофизиологические особенности, характер, тип личности, индивидуальный стиль принятия решений и т.д.;
• социальные характеристики: статус руководителя организации, который включает не только статус, связанный с официально занимаемой должностью, но также и с происхождением, личным состоянием и т.д. Со статусом тесно связаны модели ролевого поведения. Также социальные характеристики включают связь лидера с различными социальными группами: с теми, интересы которых он представляет; с теми, которые поддерживают его и являются союзниками; а также с теми, которые являются его оппонентами и открытыми врагами. Социальная принадлежность в значительной мере определяет нормы и ценности, которых придерживается руководитель;
• личная миссия руководителя: своего рода конституция, выражающая стратегическое видение руководителя. Личная миссия руководителя определяет то положение, в котором он находится в данный момент, и то, чего он хочет достичь в будущем. Личная миссия руководителя является важным моментом в выработке миссии и целей организации;
• ценностные ориентации руководителя: наиболее важные предположения, принимаемые руководителем организации и оказывающие воздействие на организационную культуру организации.³

    Каждая  из групп характеристик вносит свой вклад в формирование имиджа лидера и в различной степени поддается  сознательному конструированию. Так очевидно, что персональные характеристики различаются от индивида к индивиду, и многие из них почти невозможно изменить. Однако, часть нежелательных персональных качеств всячески скрывается и сглаживается.

      «По одежке встречают», - гласит старая русская пословица, и смысл ее в данном случае в том, что восприятие внешнего вида является очень существенным при первом впечатлении об индивиде. Если это восприятие оказалось положительным, то вся последующая информация будет наслаиваться на этот так называемый «скелет», независимо от того, будет она оказывать положительное или отрицательное воздействие. Главное, что основа уже создана, «первое впечатление - оно самое яркое». Но если восприятие оказалось отрицательным, то все, что будет сказано и сделано впоследствии, будет восприниматься через призму уже созданного негативного имиджа.

    Другие  качества, существенные для имиджа руководителя организации, - социальные характеристики. Они связаны с  обстановкой вокруг организации. Руководитель, ориентируясь на определённую целевую аудиторию, должен стараться в то же время заручиться поддержкой как можно большего количества людей, как имеющих прямого отношения к продукции или услуге организации, так и связанных с ней косвенным образом. Он должен чутко улавливать их требования.⁴

    Также стоит обратить внимание на такую  важную социальную характеристику, как  семейное положение лидера организации. Очень часто семейные ценности, проповедуемые лидером организации, играют важную роль в формировании его положительного имиджа. Итак, «социальные характеристики» являются достаточно подвижной частью имиджа лидера, тесно связанной с требованиями реальности. Каждый раз на основе тщательного анализа сложившейся ситуации они конструируются заново.

    Следующая составляющая имиджа - это личная миссия руководителя. Руководитель организации может иметь либо не иметь такой миссии, он может также не понимать назначения миссии.

    Миссия  организации отвечает на вопрос: «В чем заключается наша деятельность, и чем мы будем заниматься?». Что касается руководителя организации, то, если он не будет осознавать, в чем смысл его деятельности, он никогда не сможет создать положительный имидж управленца.

    Также важный момент при создании имиджа руководителя - способ выделения среди конкурентов, так как людям свойственно запоминать что-то особенное и уникальное. Личная миссия руководителя - это, как правило, какая-либо идея или набор идей, которые он собирается реализовать в своей деятельности, и которые в совокупности наполняют миссию организации.

    Еще одной важной составляющей имиджа являются ценностные ориентации руководителя. Базовые предположения и ценностные ориентации руководителя организации, безусловно, оказывают влияние на организационную культуру. Лидер  пытается привести организационную культуру в соответствие со своими нормами и ценностями. Этот процесс, происходящий внутри организации, формирует «внутренний» имидж руководителя. Что касается влияния ценностных ориентаций на «внешний» имидж руководителя, то тут следует отметить аспекты национальной культуры. У различных культур существуют совершенно разные критерии положительного имиджа. Например, в американской культуре ценятся такие качества как динамичность, умение действовать самостоятельно в собственных интересах, японской же культуре присущи такие качества как коллективизм, приверженность организации, умение работать в команде и в интересах компании. Если, согласно критериям американской культуры, руководителем может быть молодой человек, в том числе и женщина, то в Японии это практически невозможно, так как положительный имидж руководителя тесно связан с его зрелым возрастом.⁵

    Таким образом, формирование имиджа не является изменением личности человека. Этот процесс  не может сделать из одного человека совершенно другого. Поэтому для руководителя важно оценить особенности собственной личности и грамотно использовать свои сильные и слабые стороны.

 

     2. Регистрация документов.

    Реквизит  «Регистрационный номер  документа»

    Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".⁶

    Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт юридическую  силу документу, так как фиксирует  факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверждён.

    Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

    Регистрации подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования  в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс  регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

    Каждый  документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер.

    Регистрационный номер документа - это цифровое или  буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое  документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

    Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Для внутренних документов, таких как приказы, распоряжения и т.п., регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа. Регистрационный номер документа, составленного двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.⁷

    Документы регистрируются один раз. В небольшом  учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

    Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

    Из  документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

    - дата получения;

    - входящий № (индекс);

    - дата документа;

    - индекс документа;

    - регистрационный номер документа;

    - автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

    - заголовок (о чем документ);

    - резолюция;

    - срок исполнения;

    - исполнитель (кто с ним работает);

    - ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);

    - № дела (куда документ помещен после исполнения).

    При регистрации отдельных видов  документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются.⁸

    Учреждение  имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

    Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

    Журнальная  система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, Документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

    Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов.

    Во  всех остальных случаях эта форма  регистрации устарела, так как  затрудняет ведение контроля за исполнением  документов и справочную работу по ним.

    Более удобной является карточная система  регистрации документов. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом  учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

    Для ведения карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

    Количество  экземпляров заполняемых регистрационных  карточек определяется учреждением. Как  правило, таких карточек заполняется как минимум две.

    Наиболее  рациональной является сегодня регистрация  документов на компьютере. Карточку на документ можно заполнить сначала  не полностью, до передачи документа  руководителю, т.е. без резолюции, срока  исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка дозаполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

    При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала дать документы на просмотр руководителю, а затем уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.