Организационные формы делопроизводства. Анализ структуры и службы ДОУ

• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
• контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (на предмет визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов);
• формирование и ведение справочно-информационного массива.

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет:

-    контроль за сроками  исполнения документов;

• контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
• анализ исполнительской дисциплины;
• информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:

• подготовка обращений к рассмотрению руководством;
• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организаций;
• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
• анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
• организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Центр подготовки документов осуществляет:

• перепечатку документов с черновиков;
• считку и правку текстов документов;
• учет выполняемой работы.

6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро:

• копирование документов;
• тиражирование текстов документов;
• подготовка рекламной продукции, буклетов, брошюр.

7. Архив организации (ведомственный архив) осуществляет следующие функции:

• прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
• учет, систематизация, хранение и организация использования документов;
• контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;
• подготовка дел к передаче на государственное хранение.

 

Общий отдел  является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются  те же участки, которые характерны для  канцелярии, однако, сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
• анализ документов, подготовленных структурными подразделениями, подготовка заключений по ним;
• организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
• прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационная работа.

 

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

 

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах – общее собрание членов кооператива.

 

 

2. Анализ структуры и  службы ДОУ.

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

• совершенствование форм и методов работы с документами;
• обеспечение единого порядка документирования;
• обеспечение единого порядка работы с документами;
• контроль за исполнением документов;
• хранение документов;
• унификация форм документов;
• сокращение по возможности документооборота;
• методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
• внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

2.1. Функции службы ДОУ

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.

К технологическим функциям относятся:

• осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов;
• регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;
• ведение информационно-справочной работы по документам организации;
• машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
• копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
• разработка и проектирование бланков документов;
• подготовка документов к отправке.

Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:

• подготовка к докладу руководству поступающих документов;
• организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
• регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
• организация хранения документов в структурных подразделениях;
• организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
• повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;
• организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в т. ч. АРМ, условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
• организация делопроизводства по обращениям граждан;
• разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

К контрольным функциям относят:

• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);
• контроль за сроками исполнения документов;
• осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
• обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

• разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
• проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся  к компетенции делопроизводственной службы.

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объёма документооборота, а также от технологии работы с документами.

Метод установления организационной структуры службы делопроизводства в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объёма документооборота подразделяются на четыре категории.

1. Учреждения с объемом документооборота от 100 тыс. документов в год.
2. Учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год.
3. Учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год.
4. Учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Так, согласно представленной выше классификации, если объём документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.

Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, М. П. Бобылёва в своей книге «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объёма документооборота.

Объем документооборота, тыс. документов в год	Организационные формы службы ДОУ
Менее 10	Обычно один-два секретаря руководителя организации
От 10 до 25	Служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)
От 25 до 50	Создается подразделение, включающее несколько участков работы
От 50 до 100	Более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; в качестве самостоятельного участка выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в т. ч. на основе автоматизации
Свыше 100	Сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и её структуры и использования автоматизированных систем

 

2.2. Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

• руководители;
• специалисты;
• технические исполнители.

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам каждой категории установлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих. Наименования должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

В Квалификационном справочнике подчёркивается, что отнесение служащих к определенной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико-конструктивные, информационно-технические).

К категории руководителей, возглавляющих делопроизводственную службу, относятся:

• управляющий делами;
• заведующий канцелярией;
• заведующий общим отделом;
• заведующий протокольным отделом;
• начальник секретариата;
• заведующий экспедицией;
• заведующий центром подготовки документов;
• заведующий копировально-множительным бюро;
• заведующий машинописным бюро.