Организационные формы делопроизводства. Анализ структуры и службы ДОУ

 

 

Курсовая работа

по  «Организации и  технологии документационного обеспечения  управления»

 

Тема: «Организационные формы делопроизводства. Анализ структуры и службы ДОУ»

за III курс

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Ростов-на-Дону

2010 г.

 

Содержание

 

Введение………………………………………………………...……..…………..3

 

1. Организационные формы  делопроизводства ………..................................…5

1.1. Централизованная  форма ...............................................................................5

1.2. Децентрализованная, смешанные формы.....................................................6

1.3. Организационные структуры  службы ДОУ.................................................7

2. Анализ структуры  и службы ДОУ..................................................................13

2.1. Функции службы ДОУ .................................................................................13

2.2. Должностной состав службы ДОУ .............................................................17

2.3. Нормативная регламентация работы  службы ДОУ...................................20

Заключение…..…………………………………………………………….........22

Список использованной литературы ………………………………………....24

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Весь процесс  управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От ее рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счете, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и  оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету  документов, формированию дел из исполненных  документов, хранению и использованию  текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специфические  задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организационно-обособленной службой - структурным подразделением: управлением, департаментом, отделом, сектором, группой  и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопроизводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д.

В небольших учреждениях, фирмах, где объем обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой документационного обеспечения управления, возлагают на секретаря-референта (секретаря).

Основными задачами такой службы является постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований.

Целью написания курсовой работы является изучение службы документационного  обеспечения, форм организации делопроизводства и проведение анализа структуры и службы ДОУ.

Я считаю эту тему особенно актуальной в наше время, так как  делопроизводство - одна из функций  управления, основанная на научной  организации с применением современной  техники, а мы живём в эпоху научного прогресса, где все основано на совершенствовании новых технологий, в дальнейшем помогающих нам в работе.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

Изучить литературу, раскрывающую тему моей работы;

Рассказать о службе документационного обеспечения управления;

Рассмотреть структуру служб ДОУ и описать их основные задачи и функции;

Изучить нормативную  регламентацию службы ДОУ;

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организационные  формы делопроизводства.

Работу с документами в любой  организации ведет специализированное структурное подразделение – служба ДОУ. В зависимости от размеров и назначение организации эта служба может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия. В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации.

Эффективность деятельности службы ДОУ  зависит от: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы, условий труда. 

Выбор оптимальной организационной формы делопроизводства решается на начальном этапе организации службы делопроизводства. Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур.

На сегодняшний день известно 3 формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

 

1.1. Централизованная, при которой все технологические операции по работе с документами сосредоточены в ведении одного структурного подразделения (канцелярия, общий отдел) или одного сотрудника (секретарь учреждения). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив (приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации). В данном случае централизация отдельных операций по обработке документов является рациональной, т.к. позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы ДОУ, эффективно использовать оргтехнику.

Так же, к преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.

Однако  полная централизация работы с документами  возможна только в небольших учреждениях  с объемом документооборота до 10 000 документов в год.

 

1.2. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание в каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат которых территориально разобщён. Её рекомендуется применять в организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке поступающей, отправляемой и внутренней документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в архив организации.

Самая распространенная форма организации работы с документами — смешанная. При этом часть операций (например, приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.

В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

 

1.3. Организационные структуры службы ДОУ

 

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, её должностного и численного состава.

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т. е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав её внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

На  сегодняшний день различают 4 основных организационных структур службы ДОУ: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат.

Управление  делами создаются в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Являясь,  по сути,  структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят

• приемная министра

• секретариат коллегии
• протокольное бюро.

Какие же функции выполняет секретариат? В его функции входит:

-    предварительное рассмотрение  и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления;
• бездокументное обслуживание руководителей (подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной).

2. Отдел рационализации делопроизводства – это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
• разработка сборников типовых (трафаретных текстов);
• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения);
• организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы ДОУ и специалистов аппарата управления.

3. Административный отдел, который в свою очередь подразделяется на:

-    экспедицию;

-    бюро переписки;

• бюро учета и регистрации документов;
• компьютерный центр обработки текстов документов;
• отдел писем;
• центральный архив организации.

 

Канцелярия, как другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция – это специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

• прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

• доставку документов в структурные подразделения;
• обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
• количественный учет поступающих и отправляемых документов.

2. Подразделение по учету и регистрации документов. Данное подразделение канцелярии отвечает за: