Организационные документы

0281000 Документация по приему на работу

0281071 Заявление о приеме на работу

0281081 Контракт о назначении  на  должность

0281151 Приказ о приеме на работу

0281161 Протокол общего собрания  трудового  коллектива о приеме на работу

0282000 Документация по переводу на другую работу

0282071 Заявление о  переводе  на другую работу

0282141 Представление   о  переводе   на другую работу

0282151 Приказ о   переводе   на  другую работу

0283000 Документация по увольнению с работы

0283071 Заявление об увольнении

0283151 Приказ об увольнении

0283161 Протокол общего собрания  трудового коллектива об увольнении

0284000 Документация по оформлению отпусков

0284021 График отпусков

0284071 Заявление о  предоставлении  отпуска

0284151 Приказ о предоставлении отпуска

0285000 Документация по оформлению поощрений

0285141 Представление о поощрении

0285151 Приказ о поощрении

0285161 Протокол общего собрания  трудового коллектива о поощрении

0286000 Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

0286041 Докладная записка  о   нарушении трудовой дисциплины

0286091 Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

0286151 Приказ о наложении  дисциплинарного взыскания

0286161 Протокол общего собрания  трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания

 

 

В целом, представленную классификацию  можно укрупнено разделить на две большие группы: общая документация, связанная с организацией работы, в том числе созданием, реорганизацией и ликвидацией юридического лица; кадровое делопроизводство.

В компании часто ведутся  не все документы, например, такие  документы как протокол общего собрания трудового коллектива о наложении  дисциплинарного взыскания, указания по вопросам основной деятельности. Данные документы не являются обязательными  для предприятий и их ведение  не регламентировано.

Некоторые документы не указаны  в данном списки, такие, как лицензии, сертификаты, коллективный договор и другие.

 

 

2.3. Особенности  оформления организационных документов

Документы состоят из отдельных  элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

При составлении организационно-правовых документов необходимо прежде всего учитывать положение ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования» (Приложение 1). ГОСТ дает список нормативных документов, которым должны соответствовать нормативные документы организации. Это законы и нормативные акт, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, защите данных, информации, стандарты, правила рекомендательного характера и другие документы.

Организационные документы  представлены уставами, положениями, в  том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.

Формуляр организационного документа:

Постоянные реквизиты "единого" бланка:

• эмблема (03);
• наименование организации (06);
• наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

      Переменные реквизиты "единого" бланка:

• дата (09);
• регистрационный номер (10);
• место составления или издания документа (12);
• заголовок (17);
• текст (19);
• отметка о наличии приложения (20);
• подпись (21);
• гриф согласования (22) или визы (23);
• гриф утверждения (15);
• печать (24).

Устав

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения  с другими организациями и  гражданами, права и обязанности  в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает:

-общие положения

- цели и задачи,

-права,

-деятельность,

-имущество,

-управление,

-реорганизация,

- ликвидация.

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

 

Положение

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Положение об организации  включает разделы: общие положения; основные задачи; функции; права и  обязанности; руководство; взаимоотношения  и связи; контроль, проверка и ревизия  деятельности; реорганизация и ликвидация.

Структура текста положения  о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Отдельную группу положений  составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например: Положение о документационном обеспечении управления.

 

Инструкция

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные  стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

Начинается инструкция, как  правило, разделом «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера.

Текст инструкции должен содержать  четкие формулировки с распорядительными  словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица («исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились») или в безличной форме («срок хранения документов определяется по Перечню»).

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда  и др. Должностные инструкции определяют функции, права, обязанности сотрудников  и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

На каждого  работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция (пример приведен в приложении).

 

Штатное расписание

Штатное расписание - перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов. ˡ

Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата  России от 5 января 2004 г. № 1. Эту унифицированную  форму штатного расписания должны использовать все организации независимо от формы  собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации.

 

 

ˡ Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.

Штатное расписание применяется  для оформления структуры, штатного состава и штатной численности  организации в соответствии с  ее уставом (положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 № 1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты" - Пункт 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим  должностям (профессиям), по которым  предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации, указывается  в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в  рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или  проценту от прибыли, коэффициенту трудового  участия (КТУ), коэффициенту распределения  и пр. в зависимости от системы  оплаты труда, принятой в организации  в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми  договорами, соглашениями с локальными нормативными актами организации.

В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные  выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные  выплаты), установленные действующим  законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также  введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)

Штатное расписание визируется руководителями подразделений, подписывается  руководителем кадровой службы и  главным бухгалтером, утверждается приказом (распоряжением), подписанным  руководителем организации или  уполномоченным им на это лицом. Изменения  в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации "О внесении изменений в штатное расписание". Организационно-распорядительная документация.

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

1. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л.Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н.Сокова. - М., 2003. - 90 с.
2. Краткий словарь видов и разновидностей документов / Главархив, ВНИИДАД, М., 1974.
3. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 592 с.