Организационные документы

 

План

1. Введение
2. Основная часть
1. Цель и назначение организационных документов
2. Виды и разновидности организационных документов
3. Особенности оформления организационных документов
3. Заключение

Список использованной литературы

Приложение

 

 

Введение

 

В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая  организация, так же как и каждый человек в отдельности, может  существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и  ситуация, и законодательство, предприятия  могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот  владеет ситуацией.

Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Материальными  носителями фиксированной информации являются документы.

Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, т.е. элементами, которые  позволяют надлежащим образом подготовить  и идентифицировать документ, которые  придают информации правовую или иначе говоря юридическую силу.

В зависимости от конкретной управленческой ситуации создаются  десятки различных видов документов. Управленческая деятельность фиксируется  в основном организационно-распорядительными  документами (ОРД). В составе ОРД  различаются три группы:

• Организационные
• Распорядительные
• справочно-информационные документы

Более подробно остановимся  на организационных документах.

Организационными документами называется комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия.

К организационным докуметам относятся документы, которые определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений. Это уставы, положения, инструкции, правила, штатные расписания и т.д.

Тема моей курсовой работы является актуальной, т.к.организационной документации в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов.

Целью моей курсовой работы является охарактеризовать назначение, виды и разновидности организационных  документов, а также изучить особенности  их оформления.

 

 

 

 

2.  Основная часть

2.1.  Цель и назначение организационной документации

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это  функция организации системы  и процессов управления, которая  включает в себя:

• создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы
• установление ее структуры
• определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС)
• регламентацию деятельности структурных подразделений и работников
• формирование совещательных органов управления
• регламентацию деятельности аппарата управления
• лицензирование деятельности (в необходимых случаях)
• установление режима работы и системы охраны
• организацию труда работников и оценка труда работников
• реорганизацию
• ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении  комплекса организационных документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную  численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений  и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационным документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных  подразделениях, коллегиальных и  совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и  совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационные документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности организационного документа.   Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационные документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационных документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационные документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационных документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационные документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационные документы  оформляются на стандартном листе  бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер  документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового  документа является дата его утверждения.

 

 

 

 

2.2. Виды и разновидности  организационных документов

Деятельность любого предприятия  первоначально регулируют организационно - правовые документы, к которым относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных  и  совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную  и  наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут  разрабатываться по любому направлению  деятельности организации (правила  внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение  о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система  организационно-правовой  документации представлена большим  количеством разновидностей  документов, например:

Вид документа	Разновидность документа
Инструкция	Инструкция по документационному обеспечению  управления
	Инструкция пользователя АБД «Канцелярия»  и  др.
Должностная инструкция	Должностная инструкция специалиста 2-й категории
	Должностная инструкция кассира и др.
Положение	Положение об отделе
	Положение о совете директоров  и  др.
Регламент	Регламент коллегии
	Регламент работы руководства  и  др.

 

Вместе с тем, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), утвержденный Комитетом Российской Федерации по стандартизации метрологии и сертификации № ОК 011-93, введенный  в действие 01.07.1994 определят следующие  виды организационных документов:

КОД        НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

0200000  Унифицированная система организационно- распорядительной документации     

0211000 Документация по созданию организации, предприятия

0211031 Договор об аренде

0211071 Заявление на государственную регистрацию

0211072 Заявление в финансовые органы об открытии расчетного счета

0211073 Заявление об исключении из  состава членов колхоза (совхоза)

0211101 Письмо об  изготовлении  печати, штампа

0211111 Положение о структурном  подразделении

0211151 Приказ о создании предприятия

0211152 Приказ о выходе из совхоза

0211161 Протокол общего собрания (конференции)   трудового   коллектива предприятия о создании

0211162 Протокол общего собрания  членов кооператива об утверждении устава

0211163 Протокол заседания     правления колхоза

0211171 Распоряжение Главы администрации территории  о предоставлении земельного участка

0211191 Свидетельство о регистрации

0211231 Устав

0211241 Учредительный договор

0212000 Документация по реорганизации организации, предприятия

0212151 Приказ о реорганизации

0212161 Протокол общего собрания (конференции)  трудового  коллектива о реорганизации

0212181 Решение Совета директоров (Правления) о реорганизации

0213000 Документация по ликвидации организации, предприятия

0213011 Акт о ликвидации

0213101 Письмо с сообщением о ликвидации

0213102 Письмо участника  о  выходе   из совместного предприятия

0213151 Приказ о ликвидации  и  создании ликвидационной комиссии

0213181 Решение Совета директоров (Правления) о ликвидации

0213161 Протокол общего собрания (конференции)  трудового  коллектива о ликвидации

0214000 Документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий

0214061 Заявка на участие в конкурсе

0214161 Протокол общего собрания (конференции)   трудового   коллектива предприятия

0214191 Свидетельство о регистрации

0251000 Документация по распорядительной деятельности организации, предприятия

0251121 Постановление коллегиального органа  по  вопросам основной деятельности

0251151 Приказ по вопросам основной деятельности

0251152 Приказ о  распределении  обязанностей между руководством

0251161 Протокол коллегиального   органа по вопросам деятельности

0251221 Указание по  вопросам   основной деятельности

0252000 Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия

0252031 Договор  на  производство  работ (оказание услуг)

0252051 Должностная инструкция

0252111 Положение о структурном  подразделении

0252131 Правила  внутреннего   трудового распорядка

0252211 Структура и штатная численность

0252251 Штатное расписание

0253000 Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия

0253011 Акт по  вопросам  основной  деятельности

0253101 Письмо по  вопросам     основной деятельности

0253201 Справка по вопросам  основной  и кадровой деятельности