Организационные документы и порядок их оформления

     Правила внутреннего трудового распорядка являются, как правило, приложением  к трудовому договору. Текст правил составляется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденными

     В некоторых организациях наряду с  Правилами внутреннего трудового  распорядка разрабатывается Положение  о персонале, которое отражает вопросы  профессионального и социального  развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персонала, правила деловой этики и др.

     Структура текста Положения о персонале  рекомендована Госкомимуществом Российской Федерации и Российским фондом федерального имущества. Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала, но утверждать Положение о персонале рекомендуется на Совете директоров организации.[21]

4. Регламент, структура, штатная численность, штатное расписание

     Регламент

     Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

     Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

- статус  коллегиального или совещательного  органа;

- порядок  планирования работы;

- порядок  подготовки материалов для рассмотрения  на заседании; 

- внесение  материалов на рассмотрение;

- порядок  рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;

- ведение  протокола заседания; 

- оформление  решений коллегиального или совещательного  органа;

- порядок  доведения решений до исполнителей;

- материально-техническое  обеспечение заседаний.[12]

     Регламент оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование коллегиального или совещательного органа, вид документа, дата документа, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись. Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа. Регламенты согласовываются с заинтересованными подразделениями и юридической службой.[12]

     Структура и штатная численность(Приложение Г)

     Структура и штатная численность – это документ, в котором закрепляется состав подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в целом.

Документ  оформляется на общем бланке организации  с указанием вида документа, подписывается  руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями  руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати. Текст документа составляется в форме таблицы. Обычно этот документ утверждается на целый год, но если в течение года в него необходимо внести изменения, то они проводятся приказом по основной деятельности.[11]

     Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).

     Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты. Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации. Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовой печати (или печати организации). Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.[9]

      Подводя итог, хотелось бы отметить, что существует определенный маршрут движения организационных документов в любом учреждении. В организациях в обязательном порядке идет работа с организационными документами, а в крупных компаниях используются все виды перечисленных организационных документов, а в мелких, их количество уменьшается, пропорционально величине.

  

  Глава 2. Организация делопроизводства в офисе

   2.1 Требования к оформлению организационных документов

     В соответствии с Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» принят ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Данный ГОСТ, как указано в его пункте 1, распространяется на организационные документы и устанавливает требования к их оформлению.[4]

     ГОСТ  Р 6.30-2003 устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ.[4]

     Следует обратить внимание на то, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми.

     Соответственно  многие юридические лица не используют такие реквизиты как герб. И несоблюдение при оформлении организационно документа требований данного ГОСТ при отсутствии нарушений иных правовых актов не влечет признание такого документа недействительным.[21]

     Так же устанавливаются общие для  любых управленческих документов требования международного стандарта:

     - форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

     - минимально допустимые размеры  служебных полей: поле подшивки  – не менее 20мм, остальные поля  – не менее 10мм;

     - размер шрифта, годного для оформления  документов – что соответствует  размеру 13,5 – 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).[23]

     Стандартом  определено, что основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление  достаточно условно.

     Установлен  состав реквизитов, совокупность которых  придаёт управленческим документам юридическую силу и правила их оформления; в самом общем виде – их расположение на листе бумаги. К этим реквизитам относится: наименование организации – составителя (автора) документа и код организации, наименование формы документа и её код, дата, номер документа и подпись (лица, несущего ответственность за содержание документа).[12]

     Дату  документа оформляют арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2010 г. следует оформлять 05.06.2010.

     Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 июня 2010 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2010.06.05.[4]

     Структура текста устава меняется в зависимости  от его разновидности. Например, устав  организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию. Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

     Но  не зависимо от разновидности устава существует отметка об его регистрации, которая проставляется на титульном листе. Она состоит из:

- наименования  органа, осуществляющего государственную  регистрацию создаваемых организаций; 

- даты  регистрации; 

- государственного  регистрационного номера;

- подписи; 

- печати  регистрирующего органа.[24]

     Положения – нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Общее положение о министерствах), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут регламентировать деятельность филиалов, представительств.[13]

     Обязательными реквизитами данного вида документов являются:

- наименование организации;

- наименование  структурного подразделения;

- дата;

- номер  документа;

- место  составления;

- заголовок  к тексту, текст;

- подпись;

- гриф  утверждения.[24]

     Значительное  число документов, регулирующих кадровые вопросы, установлены законодательно. Так как штатное расписание является не только организационным, но и первичным учетным документом, его форма унифицирована и входит в Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 [3]. В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименования и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы. Установлены и другие формы кадрового учета.[3]

     Таким образом, хотелось бы отметить, что все выше изложенные требования носят рекомендательный характер, что в результате приводит к путанице с документацией в больших организациях и как результат к излишней бюрократизации, что касается государственных учреждений. 

2.2 Организация движения организационных документов

     Организация движения документов зависит от их объема, организационной структуры  предприятия и формы работы с  документами (централизованная, децентрализованная, смешанная), а также технологии делопроизводства.

     Часто организационные документы разрабатываются  и хранятся в различных подразделениях: у руководства компании, в юридической  службе, в отделе кадров и даже в  бухгалтерии.

     В целях наилучшей организации  движения организационных документов целесообразно закрепить порядок движения документов в локальном нормативном акте, в котором будет рассмотрен порядок подготовки документов, порядок внесения изменений в документы, согласования и хранения, а также сдачи в архив.[7]

     Основными принципами создания локального нормативного документа является:

- унификация  организации документооборота в  части организационных документов;

- соблюдение  единообразия форм организационных  документов, их построения, составления  и оформления;

- информативность,  позволяющая облегчить поиск  документов сотрудниками организации;

- сокращение  видов документов;