Организационные документы и порядок их оформления

 
 
 
 
 
 
 

Курсовая  работа

 «Организационные документы и порядок их оформления» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Содержание

Введение……………………………………………………………………………...3

Глава1.Организационные документы как составная часть системы документации ………………………………………………………………………..6

1. Понятие и функции организационных документов…………………….......6
2. Виды организационных документов………………….………...….……..…9

Глава 2. Организация  делопроизводства в офисе…………………......................25

2.1     Требования к оформлению организационных документов........................25

2.2     Организация движения организационных документов……………...……28

Заключение………………………………………………………………………....33

Список использованных источников информации................................................36

Приложение………………………………………………………………………...38 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Введение

      Аппарат управления реализует свои функции  главным образом посредством  универсальных и полномочных  организационных документов, создаваемых  циркулирующих вне зависимости  от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

      Актуальность  данной темы велика, так как управленческие процессы и их документационное обеспечение в любой организации требуют обязательного регулирования. Регуляторами выступают, прежде всего, нормы законодательных и иных правовых актов, принимаемых компетентными государственными органами. В соответствии с ними действуют нормативно-методические документы общегосударственного (межотраслевого) действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы, в том числе с документной информацией.

     Однако  наряду с этим важная роль принадлежит  внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются  самими учреждениями, организациями  и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления, закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Кроме того, очень важно разработать и закрепить правила выполнения различных видов работ, в частности по документационному обеспечению управления.

     Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры.

     Являясь локальными нормативными актами, они  составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как  содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками.

     Документационное  обеспечение является основной обеспечивающей функцией управления. От того, как оно  организовано, во многом зависит эффективность  управленческой деятельности. В свою очередь, порядок работы с документами в конкретной организации напрямую связан с организацией управления и зависит от структуры аппарата управления, компетенции и функций органов управления, структурных подразделений и т. д. Поэтому в состав нормативной и методической базы документационного обеспечения управления относят и те локальные акты, которые регулируют организацию управленческой деятельности конкретной фирмы, учреждения.

     Новизна данной курсовой работы заключается  в том, что для создания и развития организации необходимо легко ориентироваться в часто меняющемся организационном пространстве, и так как политика нашего государства направлена на улучшение условий для развития частного бизнеса и как следствие на упрощение законодательства в данной сфере, необходимо оперативно отслеживать эти изменения.

      Целью данной курсовой работы являются анализ организационных документов и порядок их оформления.

          Данная цель реализуется  в рамках конкретных задач:

• Рассмотрение понятия и функций организационных документов;
• Рассмотрение основных видов организационных документов;
• Исследование организации движения организационных документов;
• Выявление требований к оформлению организационных документов.

      Объектом  данной курсовой работы является непосредственно  организационные документы, а предметом – функции и виды организационных документов, требования к их оформлению.

    Методологической  основой исследования данной темы является  использование нормативно - правовых документов, относящиеся к организационным документам и порядку их оформления. Это Гражданский кодекс РФ, ГОСТ Р 6.30 – 2003, Трудовой кодекс РФ, Постановление Государственного комитета РФ по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Так же в работе используются труды следующих научных деятелей в области документоведения и делопроизводства: Березина Н. М., Воронцова Е. П., Лысенко Л. М., Харитонов М. М., Стародубов Н. М. Мнение данных авторов разделились. Одни склонны полагать (Воронцова Е. П., Лысенко Л. М., Березина Н. М.), что организации должны строго соблюдаться все правила по ведению организационной документации и конечно же использование всего списка имеющихся организационных документов. Другие (Харитонов М. М., Стародубов Н. М.) больше склоняются к тому, что организация сама вправе решать данный вопрос.

          Структурно данная работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

    В первой главе раскрываются понятия, функции и виды организационных документов. Во второй главе рассмотрено оформление этих документов и движением их в организации. Полный список использованной литературы включает в себя 25 наименований. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 1. Организационные документы как составная часть системы документации

1. Понятие и функции организационных документов

    Одна  из управленческих функций, реализуемых  в деятельности предприятий – это функция организации системы и процессов управления.

    Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса  организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

    Деятельность  учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.[14,86]

   Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

     Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит  от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов организационных документов. Они подразделяются по:

     • содержанию информации (отражают основные функции управления)

     • происхождению (служебные и личные)

     • месту составления (внешние и  внутренние)

     • способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)

     • форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для  отдельных учреждений, индивидуальные)

     • количеству вопросов (простые –  один вопрос; сложные – несколько  вопросов).[8,84]

     Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно документов, создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

     Организационно  документы реализуют нормы административного  права и являются правовой основой  деятельности организации. Организационные  документы содержат положения, обязательные для исполнения.[16]

     К организационным документам относят:

- устав  организации; 

- положение  об организации; 

- учредительный  договор; 

-положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

- регламент; 

- структура  и штатная численность; 

- штатное  расписание;

- инструкции  по определенным направлениям  деятельности;

- должностные  инструкции работников;

- правила  внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.[9]

     Организационные документы оформляются на общем  бланке организации или на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационных документов является дата утверждения.

     Организационные документы утверждаются руководителем  организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

     Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием  вида документа, например:

- положение об отделе кадров;

- структура  и штатная численность аппарата  Министерства;

- инструкция  о ведении бухгалтерского учета; 

- должностная инструкция референта.[10]

     Функции организационных документов:

• организационная – организационные документы устанавливают или упорядочивают действия участников правовых отношений;
• информационная – определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации;
• правовая – организационные документ может являться письменным доказательством и быть источником права;
• коммуникативная – организационные документы являются средством обмена информации;
• управленческая – организационный документ выступает как средство управления деятельностью.

     Организационные документы имеют сложную структуру  текста. Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Организационные документы проходят установленный в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству. [17,106]

     С точки зрения срока действия организационно документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

     Особенностью  организационных документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.[5, 321]

      Таким образом, можно сказать, организационные документы – это документы реализующие нормы административного права и являющиеся правовой основой деятельности организации. Для детального понимания понятия организационные документ стоит рассмотреть каждый вид отдельно.