Организационно-распорядительные документы их составление и оформление

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

    Общий  бланк организации в зависимости  от учредительных документов    включает  в  себя герб или эмблемы, наименование организации, дату и место составления или издания документа.

      Бланк письма включает в себя герб или эмблемы, код организации, ОГРН юридического лица, код формы документа, наименование организации.

Если  документы изготавливаются  на двух и более страницах,  вторую и следующие пронумеровывают. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

    Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «фиксирование факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них».

    Видно из определения, что регистрация, придает  юридическую силу документу, так  как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и так далее. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

    Документы регистрируются один раз. В небольшом  учреждении, фирме все документы регистрирует секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, картонная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

    Контроль  исполнения порученного задания  является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль  за сроками исполнения ведет секретарь  или служба документационного обеспечения  управления.

    Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

    Рассмотрим  состав реквизитов документов. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1. государственный герб Российской Федерации;
2. герб субъекта Российской Федерации;
3. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4. код организации;
5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
6. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
7. код формы документа;
8. наименование организации;
9. справочные данные об организации;
10. наименование вида документа;
11. дата документа;
12. регистрационный номер документа;
13. ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14. место составления или издания документа;
15. адресат;
16. гриф утверждения документа;
17. резолюция;
18. заголовок к тексту;
19. отметка о контроле;
20. текст документа;
21. отметка о наличии приложения;
22. подпись;
21. ) гриф согласования документа;
22. ) визы согласования документа;
23. ) оттиск печати;
24. ) отметка о заверении копии;
25. ) отметка об исполнителе;
26. ) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
27. ) отметка о поступлении документа в организацию;
28. ) идентификатор электронной копии документа.

      Среди основных требований к оформлению реквизитов документов можно выделить следующие:

1) Государственный герб Российской Федерации размещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

2) герб субъекта Российской Федерации размещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3) эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4) код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7) код формы документа проставляются по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8) Наименование  организации,   являющейся   автором   документа,   должно   соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его  отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

    Наименования  организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

    Наименование  организации на государственном  языке субъекта Российской Федерации  или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

    Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

    Наименование  филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

9) данные об организации: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты)

10) наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11) датой документа, это дата его подписания или утверждения, для

протокола – дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.   12) регистрационный номер документа, это его порядкового номера, который дополняется  по усмотрению  организации индексом дела по      номенклатуре дел,  информацией  о корреспонденте.

13) ссылка на регистрационный номер и дату документа, это      регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ.

14) место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления.    

15) адресата - организации, их структурные подразделения,  должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

16) гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ

Гриф  утверждения документа должен стоять  в правом верхнем углу документа. 

17) резолюция, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

18) заголовок к тексту, включает в себя краткое содержание документа.

19) отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К",       словом   или штампом "Контроль".

20) текст документа составляются на государственном языке Российской    Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

21) отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется  так: Приложение: на 3 л. в 2 экз. 

22) «подпись» включает в себя: наименование должности лица, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23) гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата согласования.

24) согласование   документа   оформляется   визой   согласования   документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.

25) печать заверяет подпись должностного лица на  документах, удостоверяет права лиц, фиксирует факты, связанные с финансовыми средствами и другое.

Все документы  заверяются печатью организации.

26) При заверении соответствия копии документа, подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

27) отметка об исполнителе содержит информацию о исполнителе документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28)   отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит в себя такие данные, как дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

29) отметка о поступлении документа в организацию включает в себя  очередной порядковый номер и дату поступления документа.

30) идентификатором электронной копии документа служит отметка (колонтитул), которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 
 
 
 
 

Список  использованной литературы 

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2009. - 20 с.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные Положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: Главархив, 2009. - С. 3 - 44.
3. Андреева, В. И. Делопроизводство [Текст]: практ. пособие [на основании новых нормативов] / В.И. Андреева. - Изд. 10-е, перераб. и доп. - М.: ООО "Упр. персоналом", 2008. - 196 с.
4. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2-е изд. – СПб.: Питер, 2006. – (Серия «Современный офис-менеджмент»).
5. Бардаев, Э. А. Документоведение [Текст]: учеб. для студентов высш. учеб. заведений, обучающихся по специальностям "Орг. и технология защиты информ." и "Комплекс. защита объектов информатизации" направления подгот. "Информ. безопасность" / Э. А. Бардаев, В. Б. Кравченко. - М.: Академия, 2009. - 300 с.
6. Кондюкова Е.С. Основы документационного обеспечения управления: учебное пособие – Екатеринбург. : ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2006.
7. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство [Текст]: учеб.-справ. пособие / И. Н. Кузнецов. - Изд. 4-е, перераб. и доп. - М.: Дашков и К°, 2007. - 519 с.
8. Ларьков, Н. С. Документоведение [Текст]: учеб. пособие / Н. С. Ларьков; М-во образования и науки Рос. Федерации, Томс. гос. ун-т. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2009. - 427 с.
9. Непогода, А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации [Текст]: 75 образцов основных док. / А. В. Непогода, П. А. Семченко. - М.: Омега-Л, 2008. - 477 с.
10. Паневчик, В. В. Делопроизводство [Текст]: [документац. обеспечение упр.]: учеб. пособие для учащихся экон. специальностей сред. спец. учеб. заведений / В.В. Паневчик. - 3-е изд. - Минск: Вышэйш. шк., 2008. - 348 с.
11. Прохорова, Л. В. Документационное обеспечение управления [Текст]: учеб. пособие / Л. В. Прохорова; Федер. агентство по образованию, Челяб. гос. ун-т, Центр заоч. и дистанц. образования. - Челябинск: Челяб. гос. ун-т, 2009. - 239 с.
12. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство в кадровой службе [Текст]: учеб.-практ. пособие / М. Ю. Рогожин. - М.: Проспект, 2009. - 776 с.
13. Стенюков, М.В. Документы, делопроизводство. - М., 2005. - 144 с.