Организационно-распорядительные документы их составление и оформление

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Содержание 

Введение  3

1.Сущность и особенности оформления организационно-распорядительной документации 5

2.Основные виды организационно-распорядительных документов  6

3.Оформление документов и требования к ним 16

Список использованной литературы 23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

    Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах.

    В современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

      К сожалению, многие руководители  предприятий, работники, отвечающие  за документационное обеспечение  управления, не знакомы с основами  современного делопроизводства, а  тем более - с тонкостями ведения  документации.

      Вместе с тем, правильное составление  и оформление документов в  соответствии с новыми нормативами  - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

    Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

    В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных  видов документов. Они подразделяются по:

1. содержанию информации (отражают основные функции управления)
2. происхождению (служебные и личные)
3. месту составления (внешние и внутренние)
4. способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)
5. форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)
6. количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов)

       Процесс управления включает  следующие документируемые операции: сбор и обработку  документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции  главным  образом посредством  универсальных и полномочных  организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых  циркулирующих  вне зависимости от специфики  деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

      Целью работы является рассмотрение особенностей организационно-распорядительных документов.

      Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:

1. раскрыть понятие и назначение организационно-распорядительной документации;
2. охарактеризовать основные группы организационно-распорядительных документов;
3. выявить особенности составления и оформления организационно-распорядительной документации;

 

Сущность  и особенности  оформления организационно-распорядительной документации  

      Документация организации включает в себя различные по назначению и порядку использования группы документов. Наиболее распространенными документами являются уставы, должностные инструкции, приказы, протоколы, акты, служебные письма и другие документы, которые входят в состав организационно-распорядительных документов (ОРД). Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТ 6.38.90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и УСОРД.

    Организационно-распорядительные документы условно можно разделить на следующие группы: организационные, распорядительные и информационно-справочные документы. Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-распорядительными документами (ОРД). Все организационно-распорядительные документы можно разделить на три группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные.

    К  организационным относятся: устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка. К распорядительным – приказы по основной деятельности, распоряжения, решения.

    Группа  справочно-информационных документов включает акты,   письма,   факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы. К организационно-распорядительным документам также относится и документация по личному составу. Это характеристики, справки, личные карточки, заявления. Другие формы управленческой деятельности отражаются в такой группе документов, как финансово-бухгалтерские, к ним относятся: главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги..

    Для лучшего понимания сущности и функций организационно-распорядительных документов, перейдем к рассмотрению состава и специфики каждой из групп организационно-распорядительных документов. 
 

Основные  виды организационно-распорядительных документов

     В состав организационно-распорядительных документов входят следующие группы управленческих документов: организационные, распорядительные и информационно-справочные документы.

1. Организационные документы. Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

     Устав - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и  граждан, их взаимоотношения с другими  организациями и гражданами, права  и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной  деятельности. Существуют, например. Устав добровольного спортивного общества. Устав акционерного общества и т.д.

     Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций  принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных - соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

     В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место  издания, гриф утверждения. В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация и ликвидация. После текста ставится подпись руководителя.

     Положение - это нормативный акт, устанавливающий  порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию  работы системы государственных  органов (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение об общем отделе администрации области), либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу.

     Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для  системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая  часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения. В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

  Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

 Инструкция - это правовой акт, издаваемый  органом государственного управления, в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические,  технологические, финансовые и  иные специальные стороны деятельности  учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

 Заголовок  инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования.

  Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

  Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

2. Распорядительные документы.

Одна  из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, инструкции, указания; решения; постановления, распоряжения.

     Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными органами и  совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений). Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за тем  РЕШИЛА", "РЕШИЛИ", например: "Коллегия РЕШИЛА…" или: "Совет директоров РЕШИЛ…"

     Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан  и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.

     Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями  преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.