Организационно - распорядительная документация

     Должностные инструкции бывают типовые, примерные и индивидуальные. Типовые должностные инструкции разрабатываются в целях унификации задач, обязанностей, прав и ответственности должностных лиц и носят обязательный характер. Примерные должностные инструкции разрабатываются вышестоящими органами. Индивидуальные инструкции разрабатываются непосредственно в организации для отдельной должности. Они могут включать в себя положения типовых и примерных инструкций.

     Должностная инструкция включает в себя следующие разделы:

     1.Общие положения: порядок назначения на должность; подчиненность; руководящие нормативные документы; требования к образованию и опыту практической работы и т.д.

     2.Функции: основные обязанности.

     3.Должностные обязанности: подробный перечень объема выполняемых работ в соответствии с основными обязанностями.

     4.Права: использование прав в связи с выполняемой работой, в том числе выявление недостатков в пределах своей компетенции; право вносить предложения по совершенствованию работы на данном участке.

     5.Ответственность: по содержанию должностных обязанностей.

     6.Взаимоотношения, связи по должности: с должностными лицами; структурными подразделениями; сторонними организациями, в том числе по получению и передаче деловой документации.

     7.Организация работы и критерии оценки деятельности: в соответствии с правилами внутреннего распорядка организации, реальными показателями и результатами должностных лиц, решением аттестационной комиссии.

 

   Штатное расписание – локальный акт фирмы, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде зарплаты.

   Штатное расписание – обезличенный  документ. В нем указываются не  конкретные сотрудники, а количество  должностей в организации и  оклады по ним. Штатное расписание  подписывает главный бухгалтер  и руководители структурных подразделений  фирмы. Трудовое законодательство  не требует обязательного наличия  штатного расписания. Однако ссылки  на необходимость этого документа  есть в нормативно – правовых  актах, регулирующих вопросы налогообложения.

   Существует унифицированная форма штатного расписания Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата РФ №1от 5 января 2004. Наименования подразделений в штатном расписании указываются по группам:

- руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров, др.);

- производственные подразделения;

- вспомогательные или обслуживающие подразделения.

 

  Правила - это служебные документы, которые определяют наставления или требования, которые регламентируют определенный порядок действия, поведения. По форме и содержанию правила похожи на инструкции, иногда они бывают их составной частью. Правила обязательны для выполнения.

Реквизиты правила:

1. гриф утверждения;
2. вид документа (правила);
3. заглавие (короткое содержание предназначения правила);
4. дата и номер;
5. текст (может состоять из пунктов);
6. подпись особы, которая отвечает за составление правила.

 
 
 

   Распорядительные документы регламентируют деятельность предприятия, и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия.

   Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.

   Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т.е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

   Распорядительная часть излагается в повелительной форме.Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д.

   В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста.

Распорядительными документами являются: решение, распоряжение, указание, приказ, поручение.

   Решение – это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д.

   Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции.

Распоряжения  делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации  областей, городов, районов, администрации  предприятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Республики Беларусь. Подготовка и  оформление распоряжения аналогично остальным  видам распорядительных документов.

   Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

   Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа – ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись.

  Поручение – распорядительный документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания.

   Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения-автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования.

    

   Информационно - справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации и т. д.

   Информационно - справочными документами являются:

- докладная записка

- служебная записка

- объяснительная записка

-предложение

- представление

- заявление

- все разновидности переписки

- протокол

- акт

- справка

- заключение

- отзыв

- сводка

- список

- перечень 

   Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

   Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Пишутся от начала левого поля. Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора. Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно.

   Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта. По содержанию докладные записки бывают:

а) информационные;

б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

   В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор - составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:

- изложение фактов, послуживших причиной её составления;

- выводы, предложения организации или должностного лица.

    Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения. Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель. Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.

   Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации. Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания; во второй - приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки. В справке фиксируют сведения определенного периода времени. Датой справки является дата её подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д. При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.