Организационно - распорядительная документация

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Реферат 

Организационно - распорядительная документация

Формы и виды документов 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Саратов 2011 
 
 
 
 
 
 
 

   Организационно - распорядительная документаций(ОРД)  - документация,

применяемая при оформлении распорядительной и  исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.

   Организационно-распорядительная документация (ОРД) – это совокупность взаимоувязанных документов, функционирующих в сфере управления.

Аппарат управления на любом предприятии реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

   В составе ОРД различаются три группы:

- организационные  документы; 
- распорядительные документы; 
- информационно - справочные документы.

   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   Организационными документами называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

   Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

  Организационными документами являются:

- уставы

-  положения

                 1. - положение о персонале организации (правила внутреннего трудового распорядка),

          2. - положение о структурном подразделении предприятия,

- штатные  расписания

- инструкции (должностная инструкция работника)

 - правила 

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

 Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждении утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

   В оформлении уставов должны  присутствовать следующие реквизиты: 

-  наименование министерства,

-  наименование  организации, 

- вид  документа,

- индекс, дата, место издания, 

- гриф  утверждения (в случае частного  предприятия указать, кем оно  зарегистрировано).

Устав состоит как минимум из следующих  разделов:

     1. Общие положения (цели и задачи создаваемой организации).

     2. Организационная структура (состав, функции и взаимосвязи структурных  подразделений).

     3. Регламент организации (система управления, права и обязанности должностных лиц).

     4. Финансово-материальная база (источники  финансирования, основные и оборотные  средства, порядок распоряжения  средствами).

     5. Отчетная и ревизионная деятельность;

     6. Порядок ликвидации или реорганизации организации.

   В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя. 

   Положения - это нормативные акты, устанавливающие порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы предприятия. Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения. В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

   Положение о структурном  подразделении предприятия - документ, регламентирующий организацию работы подразделения предприятия, акционерного общества. Данный документ включает в себя следующие разделы: общие положения; порядок найма и высвобождения работников; обязанности персонала; обязанности администрации; рабочее время и его использование; поощрения за успешные результаты работы; ответственность персонала за нарушение трудовой дисциплины.

     В положении о структурном подразделении  должны содержаться следующие разделы.

     1. Общие положения. Фиксируется полное наименование подразделения, указывается подчиненность тому или иному заместителю генерального директора, дается название должности руководителя подразделения, определяется нормативная база, которой регламентируется деятельность подразделения.

     2. Структура подразделения. Дается характеристика групп, звеньев подразделения, их соподчиненность. В этом разделе отражается вопрос о штате подразделения, делении его на основной и вспомогательный.

     3. Задачи отдела. В перечне задач  выделяется главная задача, затем  следуют задачи второстепенные, вспомогательные или конкретизируется  главная задача.

     4. Функции подразделения. Определяются  роль подразделения и выполняемая  им работа.

     5. Компетенция подразделения, т.е.  совокупность прав и обязанностей, которыми наделены его работники.

     6. Ответственность. В данном разделе  вопросы ответственности отражаются  лишь в общем плане: перечисляются  действия или ситуации бездействия  работников подразделения, за  которые наступает дисциплинарная  ответственность, а также ответственность  за нарушение работниками подразделения  своих обязанностей.

     7. Основные взаимосвязи подразделения с другими подразделениями. В этом разделе обычно указывается, какая информация и от кого должна быть получена подразделением и какая и кому передается, указываются ее документальные формы.

   

Положение о персонале организации

     Ранее этот документ именовался правилами  внутреннего распорядка. Он включает в себя следующие разделы. Положения разрабатываются на основе типовых положений с учетом специфики каждой организации.

          1. Общие положения: цель разработки положения; правовая база содержания документа; конституционные гарантии персонала.

     2. Порядок найма и высвобождения персонала: прием на работу; необходимые документы; приказ о приеме; условия работы; инструктаж по технике безопасности; права и обязанности работника; перспективы карьеры; перевод на другую должность; порядок расторжения трудового договора как по инициативе работника, так и администрации.

     3. Основные обязанности персонала: круг обязанностей определяется в соответствии с должностной инструкцией.

     4. Основные обязанности администрации: обязанности, выполняемые в соответствии с законодательством —совершенствование организации труда персонала, форм и методов оплаты; соблюдение норм охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и т.п.

     5. Рабочее время и его использование: начало и окончание работы; перерывы в работе; формы и организация контроля рабочего времени; порядок предоставления отпусков.

     6. Поощрения за успешные результаты работы: виды поощрений в соответствии с различными трудовыми показателями, в том числе разработка и внедрение рационализаторских предложений; повышение производительности труда; качественное выполнение должностных обязанностей.

     7. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины: виды нарушений трудовой дисциплины; порядок их фиксации и соответствующие санкции. 

   Инструкция - документ, имеющий правовой статус. Она издается в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организаций. На каждого работника организации, например, должна составляться должностная инструкция, которая имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста. Она оформляется на общем бланке. Инструкция утверждается непосредственно руководителем или специальным распорядительным актом (приказом по организации). Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектору по контролю...). Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

   Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

   Должностная инструкция — это документ, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными сотрудниками данной организации. Должностная инструкция утверждается руководителем организации, подписывается руководителем структурного подразделения, издается в двух экземплярах. При оформлении на работу один экземпляр должностной инструкции после ознакомления подписывается принимаемым сотрудником и остается у администрации (в отделе кадров), второй экземпляр выдается для работы и контроля.