Оперативное хранение документов. Оформление дел для передачи их на архивное хранение

     -сведения о кратком содержании (тематике) управленческих документов, образующих дело;

     -сведения о названии местности (территории), с которой связаны по содержанию (тематически)управленческие документы, образующие дело;

     -сведения о дате (периоде), к которой относятся управленческие документы, образующие дело.

     Графа 3 сводной номенклатуры «Количество  единиц хранения» - заполняется по окончании календарного года

     В графе 4 «Срок хранения и №№ статей по перечню» указываются сроки хранения дел и номера статей по перечню, определяющему сроки хранения.

     В графе 5 «Примечание» указываются:

     -сведения о названиях перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел;

     -отметки о заведении дел;

     -сведения о переходящих делах;

     -сведения о выделении дел к уничтожению;

     -сведения о лицах, ответственных за формирование дел;

     -сведения о передаче дел другому предприятию.

     При возникновении на предприятии в течение текущего календарного года новых документированных участков работы и (или) заведении новых дел в сводную номенклатуру вносятся соответствующие сведения. С этой целью для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры оставляются резервные номера.

     Таким образом, номенклатура дел предприятия  является важнейшим локальным организационным  документом и определяет не только хранение документов в течение первых лет после их издания , но и их дальнейшее хранение в архиве.

      1.3 Порядок утверждения Номенклатуры дел предприятия.

     Номенклатура  дел предприятия печатается в  нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй – используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий – находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый – в государственном архиве, в который передаются документы данного предприятия.

      Номенклатура  дел пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного  изменения функций и структуры предприятия она составляется, согласовывается и утверждается заново.

      Согласованная с соответствующим учреждением  государственной архивной службы, номенклатура дел предприятия в конце каждого  года уточняется, утверждается руководителем  предприятия и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

1.4.Формирование и оперативное хранение дел

      ГОСТ  Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных  документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Формирование  дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность поиска документов; надежности документационного  обслуживания управления; сохранности  документов.

Единые  требования к формированию и оформлению дел изложены в ГСДОУ. Согласно ГСДОУ, формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В небольших организациях формирование дел возлагается на секретаря-референта. В крупных организациях эту функцию осуществляет канцелярия.

Работа  по формированию дел состоит из следующих  операций: распределение и раскладка  исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной последовательности и оформление обложек  дел.

      В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. В дело не помещают документы, не соответствующие заголовку дел, неправильно оформлены, подлежащие возврату, незаверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

      В дело должны подшиваться документы  по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного  срока хранения следует группировать в отдельные дела. В дела группируются документы одного календарного года. Исключение представляют переходящие дела, в которые группируются документы за несколько лет (например, личные дела).

Каждое  дело должно содержать не более 250 листов. Приложения присоединяются к тем документам, к которым они относятся. Приложения большого объема следует объединять в отдельные тома.

      Документы внутри дела следует располагать  в хронологической и логической последовательности. Такая систематизация в основе своей совпадает с расположением документов по их датам. Переписка, например, систематизируется в такой последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Ели документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу. Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, внутри вида в хронологическом порядке.

      Что касается оперативного хранения, то до передачи исполненных документов в  архив организации они могут  находиться в структурных подразделениях на исполнении и в канцелярии.

      Оперативное управление документацией не ограничивается рамками документооборота, поскольку  в абсолютном большинстве случаев  работа с документами предприятия  продолжается и после того, как  их контрольные экземпляры помещаются на оперативное (текущее) хранение, обычно осуществляемое в службе ДОУ.

      Для надлежащего учета и систематизации, на основе которых организуется упорядоченное  хранение и перемещение документированной  информации, на предприятии разрабатывается  специальный документ – номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой оформленный в соответствии с определенными требованиями перечень наименований дел предприятия с указанием сроков хранения.

1.5. Экспертиза ценности  документов предприятия  (задачи экспертизы, принципы и критерии ценности документов, организация проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов)

      Экспертиза  ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

      Ценность  документов, как для каждого конкретного  предприятия, так и для государства  в целом, неоднозначна. Поэтому задачей экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения и для уничтожения.

      Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение  какого времени содержащаяся в них  информация обладает практической или  научной ценностью, т.е. установить сроки их хранения уже в архиве.

      Экспертиза ценности проводиться в несколько этапов в делопроизводстве предприятий, архивах организаций и в государственных (муниципальных) архивах.

     Первым  этапом экспертизы является оценка и  отбор документов на стадии, когда  заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача их в архив. Эта задача решается на предприятии, в котором создавался документ.

     Одним из основных критериев ценности документа  является значение содержащейся в них  информации. Оно напрямую зависит  от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны, уникальности информации.

     Важную  роль при отборе документов на хранение или уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые  на хранение в архив предприятия, должны быть правильно оформлены и обладать бесспорной юридической силой.

      Для проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к  передаче на постоянное хранение документов на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Комиссия создается приказом руководителя предприятия. В крупных организациях, имеющих подведомственную сеть, экспертные комиссии создаются в крупных структурных подразделениях, а координацию и контроль их деятельности осуществляют центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

      ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, в который данная организация сдает свои документы на постоянное хранение. ЭПК архива является решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии, созданные на предприятиях, должны с ними согласовывать.

      Кроме того, ЭК совместно со службой ДОУ  и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив; оказывают методическую и практическую помощь по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов.

      В экспертную комиссию по приказу руководителя предприятия включается не менее  трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации предприятия. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, т.к. ответственность за сохранность документов несет руководитель предприятия.

      Решения экспертной комиссией принимаются  коллегиально большинством голосов  на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости (обычно 1-2 раза в год).

      Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписывают  председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения их руководителем  предприятия.

      В процессе экспертизы в каждом структурном подразделении на основе номенклатур дел за год, документы которого готовятся к передаче в архив, проводится:

-Отбор  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения  для передачи в архив;

-Отбор  дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

-Выделение  к уничтожению дел за предыдущие  годы, сроки хранения которых  истекли;

Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1. Документы, подлежащие постоянному хранению.
2. Документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет)
3. Документы подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях.
4. Документы, подлежащие уничтожению в связи истечением срока хранения.

1.6. Подготовка документов к передаче в архив организации.

      Оформление дела - это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными привалами (ГОСТ Р 511 (41-98). Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

-подшивку  или переплет дела;

-нумерацию  листов в деле

-составление  листа-заверителя;

-составление,  в необходимых случаях внутренней  описи документов;

-внесение  необходимых уточнений в реквизиты обложки дела

      Составление и оформление описи дел - это последний этап подготовки дел к последующему хранению. Описи составляют на дела, завершенные в делопроизводстве и прошедшие экспертизу ценности. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

      Опись дел – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) и предназначенный  для их учета  и раскрытия содержания. Опись обеспечивает учет и оперативный поиск документов.

      Составление описи дел – это одна из функций  работников службы ДОУ. Опись составляется  в трех экземплярах, и через год  после завершения дел в делопроизводстве она представляется в архив организации.