Оперативное хранение документов. Оформление дел для передачи их на архивное хранение

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

ВОЛГОГРАДСКИЙ ФИЛИАЛ

                                                      Шифр  ВЭУзв-2010-009 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА  

 
 
 
 

Работу  выполнил

студент II курса

Заочной сокращенной (на базе ВПО) формы обучения

специальности ЭиУ

Шарапудинова  Л.В. 
 
 
 

Преподаватель

к.с.н., ассистент

Бородин О.И. 
 
 
 

Волгоград 2011 г.

Содержание 

Введение………………………………………………………………………….3

1. Оперативное хранение документов. Оформление дел для передачи их на архивное хранение…………………………………………………..…4
2. Информационное письмо………………………………………………..18
3. Список использованной литературы……………………………………20

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Вверение

       Совершенно  очевидно, что практически каждое решение, каждое действие любого управленца – будь то начальник отдела, директор организации, заместитель директора – подтверждается документом или описывается в документах.

       Именно  документы являются для управленца первичным источником информации, руководством к дальнейшим действиям. Реагируя на информацию, содержащуюся в документах, руководитель и его подчиненные в свою очередь создают новые документы. Работа с документами – неотъемлемая часть деятельности директора, но, в то же время, она не может осуществляться сама по себе, а является лишь сопровождающей, «фоновой», подтверждает управленческие решения, придает им юридическую силу.

       Документационное  обеспечение управления (ДОУ) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую составление и оформление официальных служебных документов, их обработку и хранение.

       Документы, создаваемые в любой организации, необходимы, прежде всего, для решения конкретных управленческих вопросов, соответствующих направлениям деятельности. Организация активно использует их в течение двух-трех лет. Для эффективной работы с документами необходимо систематизировать их, сформировать дела, организовать хранение таким образом, чтобы документы могли применяться в справочных целях.

       Существующие  правила хранения предполагают обязанность  каждой организации проведения экспертизы ценности документов (для отбора их на дальнейшее архивное хранение и  уничтожение тех документов, которые не имеют практической значимости). Подготовка документов к передаче в архив относится к наиболее регламентированным операциям ДОУ. Ответственность организаций разных организационно-правовых форм установлена в Российской Федерации законодательно, поэтому упорядочение документов является важной задачей документационного обеспечения управления.

1. Оперативное хранение документов. Оформление дел для передачи их на архивное хранение.

      1.1. Организация хранения  дел в делопроизводстве.

     Исполненные документы хранятся в делопроизводстве не менее трех лет, после чего должны быть переданы на хранение в архив  предприятия. При этом в архив передаются только дела с постоянным или длительным сроком хранения (свыше 10 лет). Завершенные дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хранятся в структурном подразделении в течение всего срока, указанного в номенклатуре. Затем, после проведения экспертизы ценности документов, выполнения в пределах всей организации всего цикла работ по передаче документов в архив и составления акта о выделении документов с истекшими сроками хранения, они уничтожаются. Произвольное уничтожение документов не допускается.

     Дела  постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух и более лет для справочной работы, после чего передаются в архив предприятия. Дела с меньшими сроками хранения также могут передаваться в архив по распоряжению ее руководителя. Конкретное место хранения дел определяется самим предприятием.

     Если  документационное обеспечение на предприятии централизованно (а это возможно только в небольших организациях), то дела формируются и хранятся либо в службе ДОУ, либо в секретариате. Эти подразделения несут ответственность за правильное формирование и сохранность дел. В небольших организациях, где служба ДОУ не создавалась, за хранение дел отвечает секретарь руководителя. И в структурных подразделениях, и у секретаря должна быть обеспечена сохранность дел, их защита от пыли и воздействия солнечного света. Поэтому дела желательно хранить не на открытых стеллажах, а в запирающихся шкафах или сейфах.

     Чтобы обеспечить быстрый поиск нужных дел и документов, дела располагаются  на полках вертикально в той последовательности, в которой они располагаются в номенклатуре дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа.

     В течение года для работы могут  понадобиться документы, уже включенные в дело. При изъятии документа  из сформированного дела должностное лицо обязано вложить на его место лист-заместитель. В листе-заместителе указываются данные о выданном документе, дату выдачи, должность и фамилию сотрудника, которому документ выдали. Срок, на который выдаются дела сотруднику данной организации, не может превышать одного месяца. После истечения указанного срока, дело возвращается на место его хранения.

     После того как работа с документами  закончена, они исполнены, их принято  систематизировать и помещать в  дело. С этого момента начинается этап хранения документов.

     Согласно  официальному определению «делом считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку». При этом встают вопросы о количестве дел, которые необходимо завести в делопроизводстве конкретного предприятия, и о том, в каком порядке должны быть сформированы дела.

     Объективный ответ на этот вопрос можно получить с помощью номенклатуры дел.

           1.2.Номенклатура дел предприятия, ее назначение, основные требования к составлению и правила заполнения.

      Номенклатура  дел – это утвержденный систематизированный  перечень дел, заводимых на предприятии  с указанием сроков их хранения в  установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения  и группировки исполненных документов в дела, указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки неисполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве предприятия для дел временного (до 10 лет включительно) хранения

      Функциональное  назначение номенклатуры дел заключается  в организации группировки исполненных  управленческих документов в дела. На основе номенклатуры дел службой  ДОУ предприятия решаются задачи по:

- закреплению индексов дел;

- систематизации  дел;

- определение  сроков хранения;

- учету дел временного (до 10 лет) хранения;

- составлению  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

      Разработка проекта номенклатуры дел, как правило, производиться на основе номенклатур дел структурных подразделений. При разработке проекта номенклатуры следует руководствоваться:

- положениями о структурных подразделениях;

- штатным  расписание;

- документами  по планированию и отчетности о деятельности предприятия и службы ДОУ;

- перечнями документов с указанием сроков хранения;

- примерными  и типовыми формами номенклатуры  дел. 

Кроме того, принимается во внимание состав номенклатуры дел и управленческой документации предприятия за прошедшие 1-3 года.

      Сводная номенклатура дел предприятия составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи ведомственного (государственного) архива. Она подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией (ЭК) предприятия и экспертной проверочной комиссией (ЭПК) архива, в который документы передаются на ведомственное (государственное) хранение, после чего утверждается руководителем предприятия.

      Названиями  разделов сводной номенклатуры дел  предприятия служат названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии со штатным расписанием предприятия, а в разделы, в свою очередь, включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений и предприятия в целом. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов сводной номенклатуры устанавливается в зависимости от важности документов, образующих дела, а также их взаимосвязи, при этом в начале, как правило, располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Примерная номенклатура дел  предприятия

 

     В графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы дел, включенных в сводную номенклатуру. Индекс дела состоит из условного обозначения структурного подразделения и указываемого через тире порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения, например, 01-50, где 01 – обозначение структурного подразделения (допустим, секретариата руководителя предприятия), 50 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел данного предприятия.

     В графе 2 «Заголовок дела» указываются  заголовки дел (их томов, частей и др.) в составе сводной номенклатуры. Важно, чтобы заголовок дела в обобщенной форме, но при этом достаточно ясно отражал основное содержание документов дела, их состав. С тем, чтобы обеспечить четкое, однозначное восприятие дела, следует избегать формулировок с чересчур широким и неконкретным толкованием, например, «разные материалы», «общая переписка» и т.д., а также вводных слов и сложных оборотов. Оптимальная формулировка, как правило, включает следующие сведения:

     -сведения о виде дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или образующих его управленческих документах (протоколы, приказы, письма и т.д.);

     -сведения  о разработчике документов (структурном  подразделении или должностном  лице),сведения об адресате (другом  предприятии, организации или учреждении, а для внутренних документов – соответствующих структурных подразделений (должностных лиц) предприятия);