Оформление международных писем в СКСиТ

Министерство образования и науки РФ

НОУ ВПО «Санкт-Петербургский университет управления и экономики»

МАГАДАНСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ

Факультет менеджмента, экономики и сервиса

Кафедра Социальное управление

Контрольная работа

По дисциплине: Документационное обеспечение в СКСиТ

Тема: Оформление международных писем в СКСиТ.

                                                                               Выполнил:

                                                                               студент 4 курса

                                                                               группы 8-6533/4-4

                                                                               Проверил                                                                           

                                                                               преподаватель:

                                                                      Резвая Н.Д.

                                    МАГАДАН

                                                   2011

Содержание

Введение                                                                                                               3

1. Международные письма, правила их оформления.                                     5

2. Основная структура официального письма в СКСиТ.                                9

3. Как сделать деловое письмо лучше?                                                            11

Заключение                                                                                                         14                                                      

Список литературы                                                                                            15

Введение

          В последнее время заметно возрос объем международной переписки предприятий и организаций. Несмотря на то, что в каждой стране существуют определенные особенности оформления писем, установленные соответствующими правилами, письмо международного образца имеет очень четкую структуру со строгим расположением реквизитов.

          В настоящее время функционируют организации разных форм собственности - государственные, совместные, кооперативные, частные, акционерные и проч., которые занимаются промышленным и сельскохозяйственным производством, торговлей, образованием, посредническими услугами и т.д. Возникающие в процессе их деятельности проблемы и вопросы могут решаться в ходе телефонных переговоров, на деловых встречах, совещаниях, т.е. путем личных контактов и в результате делового общения. Кроме того, они могут решаться письменным путём, т.е. посредством документов.

        При этом возникает множество документов, так как без документов не обходится ни одна организация, ни одно её подразделение. Документы формируют юрист, бухгалтер, экономист, инженер, менеджер и другие специалисты и отражают специфику их работы. Поэтому обычно их называют специальными документами (финансовые, первичные учетные, расчетно-денежные, отчетно-статистические и т.п.).

           В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону. Деловую переписку можно разделить на официальную и личную, а также внешнюю и внутреннюю.

           Деловая переписка – одна из важнейших составляющих деятельности предприятия, поэтому для достижения наилучших результатов следует иметь в виду «человеческий фактор» (усталость, загруженность адресата работой, возможно, его плохое самочувствие). Поэтому тон любого письма должен быть корректным. Сочетание тщательно отобранной лексики и простота изложения должны обеспечивать убедительность и исключать дополнительную уточняющую переписку. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов и ненужных сокращений.

             Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это особенно важно, при ведении международной переписки, т.к. за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.

1. Международные письма, правила их оформления

Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе на реквизиты делового письма. Деловое письмо международного образца имеет чёткую структуру, отдельный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм).

В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания малоизвестная и из названия неясно, чем она занимается, может быть указан профиль её деятельности, например, «фрахт судов», «организация туров», «продажа недвижимости», «научные разработки» и т.д.

Под наименованием фирмы или ниже справа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и её филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2).

Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля. Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, буквенной или буквенно-цифровой, например:

Reference: 101;

Ref: MS/;

Ref: MS/101;

Ref: MS/AP/101,

где Reference (Ref) — ссылка; MS — инициалы автора, АР — инициалы секретаря или исполнителя, 101 — порядковый номер документа.

Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например: Your reference 12.

Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления “th” к числу ), например:

17 august 2004.

Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа.

Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно:

имени и фамилии получателя;

наименования компании;

номера дома, улицы;

города, почтового округа (индекса);

страны.

Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержаться в отметке — указании конкретного лица, например: Attention: Mr. J.Moore, проставляемой после адреса.

При написании адреса чаще всего используется «открытая пунктуация», то есть без запятых и точек.

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала.

Деловое письмо начинается со слов “Dear…” В зависимости от того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

Dear Sir — если имя получателя неизвестно;

Dear Madam — если имя получателя неизвестно;

Dear Mr Neit — господину, имя которого известно;

Dear Mrs Fella — замужней женщине;

Dear Miss Jones — незамужней женщине;

Dear Ms Morrison — замужней или незамужней женщине.

Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок обозначается:

RE: — сокращение слова “regarding” (относительно);

In re: — сокращение сочетания “In regard to” (касательно);

Subject: — предмет, тема, вопрос;

Подчёркиванием.

Например:

Re: exhibition “Информтехника 2004”

или

Paying for order № 345/128

Заголовок необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается главным образом в официальной переписке по юридическим вопросам.

Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца — с красной строки (классический вариант).

Абзацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным междустрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения письма могут быть выделены шрифтом, подчёркиванием и т.п.

В переписке с иностранными партнёрами часто используются следующие обороты:

Мы только что вышли на рынок с новой продукцией…

We have just launched a new product…

Мы являемся ведущими производителями данного товара…

We are the leading manufacturers for this article…

В течение последних лет мы специализировались…

For the last years we specialized in…

и другие.

Текст письма, как и в российской деловой переписке, не должен превышать одной страницы.

Через два межстрочных интервала после текста письма указывается «заключительная формула вежливости» (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.

Если письмо начинается словами: Dear Mr/Mrs/Miss/Ms, то заканчивается выражением: Sincerely yours (искренне Ваш).

Если в приветствии слова: Dear Sir/Sits/Madam, то окончание: Yours Faithfully (преданный Вам).

Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.

В качестве окончания письма могут также использоваться следующие словосочетания: Yours truly (искренне ваш) и Best wishes (наилучшие пожелания).

После «заключительной формулы вежливости» делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается её расшифровка: имя, фамилия, на следующей строке — должность лица, подписавшего документ. должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.

Перед подписью может стоять отметка “p.p.” (от имени) или “Per pro” (по доверенности) в том случае, если подчинённые подписывают документ по поручению руководителя.

Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом:

Enclosure (приложение): Order № 34

или

Encl: Contract № 11/Si15.

При направлении копий письма (“carbon copy” или “cc”) нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они отправлены (реквизит 12).

Как написать результативное деловое письмо?

В наше время icq и e-mail'a искусство писать письма приходит в упадок, а особенно писать официальные и деловые письма. Если Вы директор или высокопоставленное лицо в организации, Вы можете поручить это секретарю или заместителю, но для всех остальных знать, как написать действенное письмо, – необходимо.

Есть тенденция считать, что правила написания письма в действительности не важны, и если приходится по часу вчитываться в смысл – то это вполне нормально. На самом деле это означает только одно – Ваше неуважение к адресату, а, значит, и к Вашим идеям. Это означает: а) что Вы не уважаете время вашего адресата и б) что Вы не заботитесь о содержании вашего письма.

2. Основная структура официального письма в СКСиТ

Каждое правило по отдельности может казаться произвольным, но собранные и примененные вместе они придают письму особенную четкость. Если письмо построено по всем канонам, то читатель не должен продираться сквозь нелогичности, пестроту и фигуры речи в поисках смысла и ключевых элементов, из такого письма четко видно, кто его отправил, зачем и что требуется – все расположено на своих местах. Знание правил составления писем сродни знанию правил программирования и веб-дизайна при создании и размещении странички: форма документа должна подчеркивать содержание, делать его более понятным.