Оформление документов

 

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста - по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает  руководитель или исполнитель.

После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.

Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.

Докладная записка - документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки  делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние записки  пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает  их автор-составитель.

Внешние записки оформляют  на общем бланке организации формата А4. Подписывает их руководитель организации.

Датой документа считается  дата ее подписания.

Докладная записка может  быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.

Текст докладной записки  делится на две части. Первая - изложение  фактов, послуживших причиной ее составления, вторая - выводы, мнения составителя - организации  или должностного лица.

Реквизиты внутренней докладной  записки:

наименование структурного подразделения - автора документа;

наименование вида документа (докладная записка);

дата документа;

регистрационный номер  документа (не обязательно);

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии  приложения (если оно есть);

подпись;

отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

Реквизиты внешней докладной  записки:

наименование организации - автора документа (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения);

наименование вида документа (докладная записка);

дата документа;

регистрационный номер  документа;

место составления или  издания документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии  приложения (если оно есть);

подпись;

отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

 

 

Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения  отдельных положений выполненной  работы (проекта, отчета, разработки). По своему оформлению объяснительные записки  отличаются от докладных тем, что  не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организаций по указанию прямых или вышестоящих руководителей  по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушения трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и т.д.

Объяснительная записка  такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату.

Текст объяснительной записки  должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости  и четкости текста распространяются и на докладные записки.

Объяснительная записка  содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату и номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Примеры оформления информационно-справочных документов приведены в Приложении В.

 

Задание 3. Изучить процедуры регистрация документов и контрольза исполнением документов

3.1. Регистрация документов. Значение и задачи регистрации  документов

 

 

Прием всей входящей корреспонденции  и вся последующая обработка  в ООО осуществляется централизованно секретарем  руководителя.

При первичной обработке  корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность  конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или  пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

• адрес отправителя;
• время отправки и получения документа;
• при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе  проставляется регистрационный  штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны. Штамп состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы  регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить относится ли она к регистрируемой или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения  поступивших документов на требующие  обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно  в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит   резолюцию – распределяет поручения  между заместителями. С документа  снимаются копии, оригинал подшивается  в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими  требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ООО «ГрафТехРУС» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ.

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка  исходящих документов состоит из следующих операций:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа  составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником  службы делопроизводства. Ведущий специалист отдела делопроизводства вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы  оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ООО  проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю  для регистрации.

Для регистрации исходящих  документов требуются следующие  данные:

• порядковый номер документа, включающий номер дела;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
• исполнитель;
• примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы  в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного  письма и единственный экземпляр  факса подшиваются в дело с  исходящей перепиской.

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».

Задачи регистрации  не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам комбината, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Наибольшая эффективность  достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении  всех регистрационных операций в  одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Для ООО «ГрафТехРУС», характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику предприятия, в нем принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем руководителя, другая же в структурных подразделениях. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем.

В ООО «ГрафТехРУС» регистрация входящих документов,  происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую  корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов ООО «ГрафТехРУС» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов.

Форма регистрационного журнала для входящих документов:

При анализе регистрации  документов была выявлена серьезная  ошибка в процессе регистрации: регистрация  приказов по личному составу и  приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и  основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для регистрации исходящих  документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Однако на сегодняшний день регистрация всей документации ведется только в журнальной форме. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

3.2. Контроль за исполнением  документиов. Значение контроля

 

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного  исполнения поручений, зафиксированных  в документах.

Практическую работу по контролю осуществляет секретарь Генерального директора.

Контроль исполнения документов включает:

- постановку документов  на контроль;

 - проверку своевременного доведения  документа до исполнителя;

- предварительную проверку  и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение  результатов контроля исполнения документов;

- информирование руководства.

Документы ставятся на контроль Генеральным директором либо Зам. Генерального директора Издательства.

Документ, подлежащий исполнению, передается исполнителю секретарем Генерального директора. Распорядительные документы передаются под личную подпись.