Оформление документов

Ответные письма составляют: ответы на обращения граждан; ответы на запросы органов местного самоуправления, должностных лиц, судебных органов, управляющих компаний и организаций на предоставление информации.

В процентном соотношении  среди исходящих инициативных документов преобладают сопроводительные письма к отчетной документации для управляющих компаний и организаций (рис.3):

Рис.3. Процентное соотношение исходящих инициативных документов в ООО «ГрафТехРУС» за 2012 год

 

 

В процентном соотношении среди исходящих ответных документов преобладают ответы на запросы органов местного самоуправления, судебных органов, управляющих компаний и организаций  (рис.4):

Рис.4. Процентное соотношение исходящих ответных документов в ООО «ГрафТехРУС» за 2012 год

 

Внутренние документы  движутся от момента их создания до исполнения и направления их в  дело.

Внутренний документопоток представлен документами, которые  составляются организацией, но не выходят  за ее пределы. Они обеспечивают решение управленческих задач, а также оперативное рассмотрение важных вопросов, касающихся деятельности ООО «ГрафТехРУС» (табл.1).

Табл.1. Внутренние документы

 

Организационные документы	Устав ООО «ГрафТехРУС»; Положения о структурных  подразделениях; Должностные инструкции.
Распорядительные документы	Приказы по основной деятельности; Приказы по личному составу; Распоряжения руководящих  лиц.
Информационно-справочные документы	Протоколы оперативного совещания при директоре; Служебные, докладные записки; Акты; Доверенности.

 

Процентное соотношение  документопотоков в ООО «ГрафТехРУС» за 2012 год можно представить в диаграмме (рис.4):

 Рис.4. Процентное соотношение документопотоков в ООО «ГрафТехРУС» за 2012 год

 

Таким важным показателем, необходимым для грамотного анализа документооборота, является определение его объема.

Под объемом документооборота ООО «ГрафТехРУС» понимается количество документов, полученных и созданных ООО «ГрафТехРУС» за определенный период времени. Подсчет количества документов осуществляется на основании данных регистрационных журналов.

Для того чтобы проследить объемы документных потоков во времени, использованы данные 2010-2012 года. Данные результаты представлены в таблице 2:

Таблица 2. Динамика документооборота за 2010 – 2012 года

 

	2010	2011	2012
Входящие	12479	13680	12275
Исходящие	7029	6647	5829
Внутренние	527	480	291
Итого	20111	20807	18395

 

Однако приведенные данные нельзя назвать объективными по нескольким причинам. Во-первых, для точного  подсчета объема документооборота, который  бы позволил оценить действительные объемы информации необходимо знать также количество изготовляемых копий документов, что сделать не представляется возможным, так как тиражирование документов не учитывается. Во-вторых, не ведется учет большинства внутренних документов предприятия, таких как докладные и служебные записки, справки информационного характера, не регистрируются заявления сотрудников, которые подаются директору ООО «ГрафТехРУС» и его заместителям.

Проведенный анализ показывает, что информационные ресурсы, создаваемые и обрабатываемые в ООО «ГрафТехРУС», отличаются большим объемом и разнообразием. В такой ситуации качество документационного обеспечения управления и управленческой деятельности в целом будет зависеть от эффективной организации работы с документами на ООО «ГрафТехРУС».

Задание 2. Изучить особенности  подготовки и оформления документов

2.1. Особенности подготовки  и оформления организационных  дкоументов

 

Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, можно  сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы  оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название ООО, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники комбината используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника предприятии другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит  информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Организационные документы  – это документы, регламентирующие задачи и функции ООО, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся положения о ООО «ГрафТехРУС», структурных подразделениях, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностные регламенты работников ООО.

Положение – нормативный  правовой акт, который определяет задачи, функции, полномочия, ответственность  и организацию работы ООО «ГрафТехРУС».

Положение включает следующие  основные разделы: общие положения, задачи, полномочия, ответственность, организацию работы ООО «ГрафТехРУС» его подразделений.

Положение о структурных  подразделении разрабатывается  его руководителем и утверждается Генеральным директором ООО «ГрафТехРУС».

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения сотрудниками ООО «ГрафТехРУС».

В инструкции излагается порядок осуществления какой–либо деятельности или порядок применения положений законодательных и  иных нормативных правовых актов.

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав с указанием должностных окладов работников. В штатном расписании ООО «ГрафТехРУС» указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, фонд оплаты труда. Штатное расписание утверждается Генеральным директором.

Должностная инструкция (регламент) –  определяет (регламентирует) функции, права, обязанности, ответственность  должностного лица. Должностная инструкция (регламент) включает основные разделы:

Должностная инструкция главного бухгалтера представлена в Приложении А.

2.2. Особенности подготовки  и оформления распорядительных  документов

 

…..

Право издания приказов (распоряжений) принадлежит Генеральному директору компании, а в его отсутствии – первому заместителю генерального директора.

Заместитель подписывает приказы по курируемым вопросам только по поручению Генерального директора.

За качество подготовки проектов приказов (распоряжений) как  по содержанию, так и по оформлению, несет ответственность руководитель структурного подразделения, готовящий проект.

Подготовленный проект организационного приказа (распоряжения) должен быть завизирован, собирает визы исполнитель. Срок исполнения как правило  не превышает 3 дней. Приказы (распоряжения) визируются на оборотной стороне  последнего листа первого экземпляра документа. В случае подготовки объемного документа, визируемого большим количеством заинтересованных должностных лиц, которые в целях ускорения процесса согласования, знакомятся не с первым экземпляром проекта приказа, а с его копиями (ксерокопиями), допускается сбор виз на отдельном «Листе визирования». Виза включает в себя: наименование структурного подразделения, личную подпись, дату, расшифровку подписи. В расшифровке подписи должна указываться фамилия лица, визирующего документ.

Подготовка основных видов распорядительных документов в целом аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие  стадии подготовки распорядительного  документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений  и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Процедуру составления  и оформления распорядительного  документа желательно описать в  инструкции по делопроизводству. В  ней излагаются последовательность работ над проектом документа  и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Юридическим основанием разработки распорядительного документа  может быть издание документа  органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость  осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное. подразделение может выступить с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого -определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают прежде всего к изучению законодательных актов и решений правительства, ведомственных нормативных актов, предшествующих распорядительных документов поданному и аналогичным вопросам.

Образцы распорядительных документов приведены в Приложении Б.

2.3. Особенности подготовки и  оформления информационно-справочных  материалов

 

Большинство документов, создаваемых организациями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

Факс - деловое письмо или иной аналогичный по назначению документ, переданный (полученный) по каналам  электросвязи посредством подсоединенного  к телефонной линии факсимильного аппарата (телефакса или факса).

В общем случае передача (прием) факсимильных сообщений - это  передача (прием) документов и иной графической информации телефаксами, подключенными к телефонной сети.

Пример:

 

[Наименование организации]

ФАКСИМИЛЬНОЕ СООБЩЕНИЕ

Дата			№
На №			от
Кому:
Организация:
Номер факса:
От:
Обратный адрес:
Общее число страниц:
Тема сообщения:

Текст сообщения:

 

Наименование должности

Расшифровка подписи

 

Отметка об исполнителе:

Имя, отчество, фамилия

Номер телефона

 

 

Телеграмма - документ, выделяемый из других способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный, способ замедлит исполнение.

Существуют разновидности  телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.

Телеграмму строят из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

 

Слов	Плата			МИНИСТЕРСТВО  СВЯЗИ РОССИИ ТЕЛЕГРАММА ___________________ № _____________ ______ сл. ______ го ______ ч. ______ м.				ПЕРЕДАЧА
	руб.		коп.					______ го ________ ч. ________ м.
Принял								Номер рабочего места
								Автоответ пункта приема
								Передал ______________________
								Служебные отметки
				Категория и отметки особого вида
				Куда, кому
Квитанция в приеме телеграммы
_______ ч. _______ м.
Куда		Претензии принимаются в течение 1 месяца со дня подачи
				Фамилия и адрес отправителя (не оплачивается и по связям не передается)