Оформление документации по трудовым отношениям

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...4

Глава 1. Документация по учету  личного состава работников

 организации……………………………………………………………………….5

1. Составление и оформление заявления, трудового договора……...6

1.2 Оформление приказов по личному составу…………………………..9

1.3. Ведение трудовых книжек работников……………………………..11

Глава 2. Оформление документов по личному составу в Обществе с ограниченной ответственностью «Стеклопластик»…………………………...13

2.1. Оформление трудового договора в ООО «Стеклопластик»………16

2.2. Оформление приказов (распоряжений) по личному составу в ООО «Стеклопластик»………………………………………………………….18

2.3. Ведение и учет трудовых книжек в ООО «Стеклопластик»………21

Заключение………………………………………………………………………23

Библиографический список……………………………………………………..24

Список приложений……………………………………………………………..25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Большое значение в нашей  жизни имеют документы по личному  составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных  фирм, предприятий, организаций остро  встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации  работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти  повсеместно из-за малочисленности  и некомпетентности персонала фирмы  не придают значения оформлению, ведению  и сохранению документации по личному  составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с  грубыми нарушениями соответствующих  требований общегосударственных законодательных  и нормативных актов. 

Таким образом, ошибки при  ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

Целью данной работы является проанализировать оформление документации по трудовым отношениям в Обществе с ограниченной ответственностью «Стеклопластик».

Исходя из этого, выделим  задачи:

1. Изучить нормативные документы по учету личного состава работников на предприятии.
2. Рассмотреть нормативную базу оформления документов по личному составу.
3. Проанализировать оформления документации по личному составу в ООО «Стеклопластик».

 

Глава 1.  Документация по учету личного состава работников в организации

 

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы  трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

• трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные карточки формы – Т-2;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате.

Документы по личному составу  являются наиболее важными документами  и требуют особой тщательности и  аккуратности при оформлении, ведении  и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами  по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах  трудовой деятельности и личной жизни) граждан Закон относит к категории конфиденциальной информации.

Очень важны документы, возникающие  при оформлении на работу.

 

1. Составление и оформление заявления, трудового договора (контракта)

 

Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При  поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, соответствующий  законодательству о паспортах, а  также трудовую книжку или справку  о последнем занятии, если он поступает  на работу впервые. Для военнообязанных  предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет – свидетельства о  рождении. В том случае, когда  на работу принимается специалист, от которого требуется специальные  знания или определенная квалификация, администрация предприятия обязана  потребовать предъявление соответствующего оригинала или другого документа, свидетельствующего о полученном образовании, квалификации, стаже работы и т.д.

Поступающий на работу пишет  личное заявление с просьбой о  приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия  приема (например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и т.п.). Оклад и дата приема на работу будут указаны в визах  или резолюции руководителя. Заявление  подписывается и датируется.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор (контракт), издается приказ о приеме на работу.

«Трудовой договор (контракт) есть соглашение между трудящимся и  предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять  работу по определенной специальности, квалификации или должности с  подчинением внутреннему трудовому  распорядку, а предприятие, учреждение, организация обязуются выплачивать  трудящемуся заработную плату и  обеспечивать условия труда, предусмотренные  законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон».

В комментариях законодательства о трудовом договоре отмечается, что  ТК РФ употребляет термины «трудовой  договор» и «контракт» как равнозначные понятия, омонимы. «Такое соседство  означает, что законодатель не видит  различий между трудовым договором  и контрактом».

«Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме. Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия, учреждения, организации. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку». Таким образом, «в настоящее время  письменная форма обязательна для  всех трудовых договоров», и заключение договора (контракта) не исключает необходимости  создания приказа.

Трудовой договор имеет  типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора (контракта). К основным условиям трудового договора (контракта) относятся соглашения: о  работе по одной или нескольким специальностям (должностям), соответствующей квалификации; месте работы (предприятие, его структурное  подразделение, их местонахождение); сроке  действия и виде трудового договора (контракта); об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся  условия трудового договора (контракта), которые могут касаться любых  иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника, например, установление испытательного срока, совмещение профессий (должностей), переподготовка, обучение второй профессии и другие.

Согласно статье 71 ТК РФ при  заключении трудового договора может  быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в трудовом договоре. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании  означает, что работник принят без  испытания. Срок испытания не может превышать трех месяцев, а для руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев.

В соответствии со статьей 58 ТК РФ трудовые договоры заключаются:

— на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

— на определенный срок, не более пяти лет (срочный трудовой договор).

 

 

1.2 Оформление приказов по личному составу

 

Одновременно с подготовкой  трудового договора (контракта) готовится  проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования  трудовых правоотношений граждан с  администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по личному составу  оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические  факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом).

Приказы по личному составу  издаются в строгом соответствии с трудовым кодексом РФ и являются основаниями для внесения записей  в трудовые книжки, послужные списки, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. При  приеме на работу, обязательно указывается  установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия  приема: временно (с… по…), с испытательным  сроком (его продолжительность) и  т.п. Каждый пункт приказа по личному  составу должен заканчиваться ссылкой  на письменное основание данного  распорядительного действия.

На каждого принятого  рабочего или служащего заводится  личная карточка (унифицированная форма  № Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1), необходимая для анализа состава и учета движения кадров. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.

Срок хранения приказов по личному составу, кроме приказов о предоставлении отпусков и командировании сотрудников (они хранятся 3 года) и  личных карточек (форма № Т-2), — 75 лет.

Затем на всех сотрудников  фирмы, за исключением принятых на временную  работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется  только личная карточка по форме №  Т-2) оформляется личное дело.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих необходимые  сведения о работнике и его  трудовом стаже. Порядок работы с  личными делами не регламентирован  общими нормативами, в связи, с чем  предприятия по-разному решают вопросы  их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих  работников, специалистов, материально-ответственных  лиц и т.п. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие  процесс приема на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

На документы личного  дела составляется внутренняя опись. Личные дела учитываются в журнале учета  личных дел, который является основным учетным документом. В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных  работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих  важных документов: заявления от работника; при необходимости — анкеты; трудового договора; приказа о приеме на работу; личной карточки (форма № Т-2), и если это необходимо, личного дела (после издания приказа о приеме на работу).

 

 

 

 

1.3 Ведение трудовых книжек работников

 

Согласно статье 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочего или  служащего. Трудовые книжки ведутся  на всех работников, проработавших  свыше 5 дней, в случае, если работа в  этой организации является для работника  основной.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации  предприятия трудовую книжку, оформленную  в установленном порядке.

При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется, однако по желанию  работника запись в трудовую книжку может производиться.

Все записи, внесенные в  трудовую книжку на последнем месте  работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия  или отдела кадров. В трудовую книжку вносятся все записи о приеме, переводе на другую постоянную работу, увольнении, награждениях и поощрениях. Записи вносятся после издания приказа (но не позднее недельного срока, а  при увольнении – в день увольнения) и должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ. Порядок заполнения, ведения и  хранения трудовых книжек, подробно изложен  в Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приложение N 1 к постановлению  Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69). В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях.

При оформлении трудовой книжки сначала заполняется ее титульный  лист, содержащий сведения о работнике. Указываются фамилия, имя, отчество работника и дата его рождения; образование; профессия или специальность. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный  лист подписывает лицо, ответственное  за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать предприятия (или печать кадровой службы).