Форма служебного документа — это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности, расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся его реквизиты, а к элементам содержания — структурные части основного текста. Докладная записка, акт, лицензия, контракт, деловое письмо имеют только им присущие индивидуально разработанные ГОСТом формы.

     Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация, как ведущая черта  синтаксиса, высокая степень терминированности  лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличают его от устной спонтанной деловой диалогической речи.

  1.2. ЯЗЫКОВЫЕ НОРМЫ  В ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОМ  СТИЛЕ.

  1.2.1.Лексические нормы

     Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке:

  1) слово должно употребляться с  учетом его лексического значения;

  2) слово должно употребляться с  учетом его стилистической окраски (принадлежности);

  3) слово должно употребляться с  учетом его лексической сочетаемости.

  Казалось  бы, всего три правила, ясных и  понятных каждому, должны выполняться  в деловой письменной речи тем  более, что денотативная точность может  быть обеспечена только при условии  их соблюдения.

  На  деле же в деловых текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм (по частотности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографическими ошибками).

  Рассмотрим  некоторые из них. 

  "Создание  нормативной базы  для организации собственников жилья". 

  Организация — 1) организованность, внутренняя дисциплина; 2) общественное объединение или государственное учреждение.

  Слово "Организация" использовано в  данном контексте явно без учета  его лексического значения. "Нормативная  база" создается не для того, чтобы собственники жилья "организовывались", а для того, чтобы они "появлялись", в данном случае уместно было бы использовать отглагольное существительное "появление" вместо "организация".

  Особенно  ощутимо нарушение лексических  норм в устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях. 

  Разработать и утвердить положение  о порядке передачи жилых зданий и иных элементов недвижимости. 

  Элемент — компонент, составная часть чего-либо. Например, элемент периодической таблицы. Менделеева, элемент общества.

  Есть  терминированное словосочетание объект недвижимости. Нарушение в данном случае оказывается двойным: во-первых, некорректно воспроизведен термин, вследствие чего в тексте он не представлен; во-вторых, слово "элемент" использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости.

  И такие ошибки не редкость в текстах  документов: принимать новые подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить. 

  Договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон. 

  Договор не может быть прекращен, он может быть заключен и расторгнут, а прекращаются договорные отношения.

  Арбитражными  судами в массовом порядке рассматриваются иски, в которых конфликтные ситуации вызывает двусмысленно или небрежно составленная фраза в тексте договора, неправильно подобранное слово.

  Для того чтобы точно определить лексическое  значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к толковым словарям.

  Постоянное "общение" со словарями отличает культурного и грамотного человека. Представителю низких типов речевых культур кажется, что он все знает и без словаря. Отсюда "приблизительное" знание значения слов, вызывающее многочисленные лексические ошибки в тексте документа.

  Существуют  десятки типов толковых словарей, из которых для делового общения особенно необходимы: экономические словари, словари иностранных слов, толковые словари русского языка, словарь паронимов, словари лексической сочетаемости (см. на с. 269). Причем пользоваться нужно словарями, вышедшими в последние годы — настолько активны процессы, происходящие в лексическом строе современного русского языка.

  В последнее десятилетие в сфере экономики, политики, информационных технологий стала активно использоваться англоязычная лексика, экспансия которой в русской речи отмечена целым рядом лингвистов. Фьючерсные кредиты, клиринг, консалтинг, экаутинг, франчайзинг, лизинг, холдинг, риэлтер, брокер, дилер, дистрибьютор, чартер, тендер, оффшор, фьючерс и многие другие термины уже вышли за границы узкопрофессионального употребления. Однако даже эти часто употребляющиеся слова, которые должны быть на слуху, не всегда используются корректно.

  Сегодня часто менеджером называют рекламного или страхового агента или продавца. Между тем менеджер — это управленец или хозяйственный руководитель предприятия.

  Точно так же размывается лексическое  значение слов "презентация" и "бизнес-план". Слово "презентация" часто заменяет слово "открытие", а "бизнес-план" — план хозяйственной деятельности или план мероприятий (значение этих слов см. в словаре).

  Незнание  или неточное знание лексического значения слова является причиной таких ошибок, как неразличение слов-паронимов, речевая избыточность.

  Паронимы — это близкие по звучанию, но отличающиеся по значению слова: гарантийный — гарантированный, эффектный — эффективный, экономный — экономичный, страховщик — страхователь и т.д.

  Сравним употребление многозначных глаголов представить и предоставить:

  представить — 1). предъявить, сообщить: представить список сотрудников, представить доказательства; 2) познакомить с кем-либо: представить коллективу нового работника; 3) ходатайствовать (о повышении, о награде): представить к очередному званию; 4) составить, обнаружить: представить значительную ценность; 5) мысленно вообразить: представить (себе) картину боя; 6) изобразить, показать: представить в смешном виде.

  предоставить — 1) отдать в чье-то распоряжение, пользование: предоставить транспортные средства; 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо: предоставить отпуск, предоставить слово; 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра: предоставить самому себе; предоставить дело случаю.

  Плеоназмом (от гр. pleonasmos — переизбыток) называют вид речевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением значений слов: совместное сотрудничество (сотрудничество — совместное решение проблем), прейскурант цен (прейскурант — справочник, список цен на продукцию), при обоюдном взаимном согласии (обоюдное — это и значит взаимное), свободная вакансия.

  Другой  вид речевой избыточности — тавтология (от гр. tautologia от tauto — то же самое + logos — слово) — неоправданное повторение однокоренных слов или близких по значению слов в одном предложении или речевом фрагменте.

  Тавтология  чаще всего является следствием речевой  небрежности или плохой редакторской правки: Для наиболее быстрого оформления формальностей (здесь еще нарушена лексическая сочетаемость — оформляются документы).

  Разработать и утвердить Положение об утверждении порядка подготовки и выдачи членам ТСЖ правоустанавливающих документов на земельный участок (здесь соседствуют оба вида речевой избыточности). Тавтология и плеоназм легко устраняются путем редактирования: Разработать и утвердить Положение о процедуре подготовки и выдачи членам ТСЖ документов на право владения земельным участком.

  Это облегчает восприятие фразы, позволяя новому тексту соответствовать требованию точности, конкретности и ясности, которым не отвечал неотредактированный текст. Кроме того, выражение "правоустанавливающие документы" вообще лишено смысла, так как документ не может не быть правоустанавливающим. Закрепление правовых отношений — основная функция документа.

  Особенно  часто в качестве лишнего слова  выступает местоимение: наш с Вами проект, наше с Вами сотрудничество. 

  Примите мое приглашение, и я надеюсь, что  Вы найдете время  для участия во встрече, во время  которой мы сможем определить с Вами конкретные пути развития нашего сотрудничества. 

  Переизбыток местоимений загромождает фразу, создавая помехи на пути ее восприятия.

  Говоря  об особенностях текстовой организации  документов, мы уже говорили как  об отличительной черте о повторении одних и тех же лексем. Однако следует различать оправданность и неоправданность такого повторения. Рассмотрим следующую фразу из текста договора. 

  2. Порядок расчета

  2.1. Расчет за тепловую  энергию производится  по счетам-фактурам  Исполнителя в  следующем порядке:

  2.1.1. промежуточные расчеты  14 числа расчетного  месяца о размере  80% от общей суммы;

  2.1.2. окончательный расчет 10 числа месяца, следующего за расчетным, за весь расчетный период по показаниям приборов учета или по установленной мощности, за исключением суммы промежуточных платежей. 

  Второй  подпункт приведенного здесь модуля договора нуждается в редактировании, поскольку тавтология лишает его  предъявляемых к тексту документа  качеств — точности и ясности  изложения. Надо: 

  2.1.2. окончательный расчет  за весь отопительный период производится пользователем 10 числа последующего месяца по показателям приборов... 

  В тексте документа не бывает мелочей, и иногда лексическая ошибка оборачивается  миллионными убытками. Вот почему нужно обращаться к толковым словарям в случае затруднения или колебания.

  1.2.2.Грамматические нормы

  Для деловой речи чрезвычайно важно  соответствовать качествам, обусловливающим  эффективность делового общения. Одно из них — грамотность. Оно подразумевает  не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни из них используются в книжно-письменных стилях речи, другие — в разговорно-бытовой речи. В официально-деловом стиле и шире — в официальном деловом общении используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.

  Нарушения грамматических норм литературного языка относятся к грубым речевым ошибкам и, к сожалению, к самым частотным в письменной деловой речи (по нашим наблюдениям, около 60% всех нарушений языковых норм).

  Они многообразны: неправильный выбор формы  слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых распространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на -а/-я вместо нормативных на -ы/-и: 

 

  Особо нужно сказать о форме "дóговор — договорá". В таблице она неслучайно приведена с формой единственного числа существительного. Эта грамматическая норма связана с ударением, которое в разговорном варианте обязательно падает на первый слог. На практике же мы часто встречаемся со смешением форм "договóр" — и "договорá", что противоречит всякой логике.