Номенклатура дел кадровой службы

          Необходимые сведения из перечисленных (и иных соответствующих) документов фиксируются в виде выписок, справок и т. п. и в дальнейшем используются при подготовке проекта номенклатуры дел. При этом особое внимание следует обратить на содержание Перечня типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения. Перечень построен по функциональному признаку  состоит из двух частей. Документы, образующиеся в управленческой деятельности включает 12 разделов, в рамках которых перечислены документы, относящиеся к различным функциональным группам (видам документации), в том числе: документации, отражающей организационно-распорядительные функции управления; документации по планированию деятельности; документации по ценообразованию, финансированию, кредитованию и налогообложению деятельности; документации по отчетности и учету результатов деятельности; документации по организации экономических, научно-технических и культурных связей; документации по информационному обслуживанию; документации по организации труда и трудовым отношениям; документации по кадрам (персоналу); документации по материально-техническому обеспечению; документации по административно-хозяйственному обслуживанию; документации по социально-бытовому развитию; документации по вопросам деятельности профсоюзных органов (организаций).           Документы в составе перечня расположены в порядке убывания значимости, в логической последовательности. Сроки хранения, указанные в перечне, являются едиными для соответствующих документов, независимо от формы собственности организаций. При изучении особенностей, присущих организации делопроизводства предприятия (структурных подразделений, а также самостоятельных участков документирования), принимаются во внимание:

- содержание  деятельности предприятия (структурного  подразделения и т. п.) и специфика  ее документирования;

- сведения  об объеме, интенсивности и составе  документооборота;

- сведения  об организационной структуре  и штатной численности предприятия;

- сведения  о распределении полномочий по  работе с документами между  должностными лицами предприятия.

         При переформировании номенклатуры дел (по истечении календарного года), кроме того, изучаются документы, образовавшиеся в деятельности предприятия за предшествующий период, - в частности, их функциональное назначение, виды, состав и содержание. На основе сведений производится предварительное определение заголовков дел и их последующее объединение в разделы документа.

  Определение примерных формулировок заголовков дел производится согласно нижеследующим общим правилам.

1. Заголовок  дела должен четко, в обобщенной  форме отражать основное содержание  дела, а также состав помещаемых  в него документов, их функциональную  и видовую принадлежность.

2. Заголовок  дела должен состоять из элементов,  располагаемых в следующей последовательности:

- название  вида дела (переписка, журнал и  т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.);

- название  предприятия или структурного  подразделения (сведения об авторе (разработчике) документа);

- название  предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или  от которого будут получены  документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент  (отправитель) документа);

- краткое  содержание документов, помещаемых  в дело;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;

- дата (период), к которому относятся  документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность  документов.

       Если  предполагается, что дело - например, в связи со значительным объемом документов, подлежащих помещению в него, - будет состоять из нескольких томов (частей), то сначала составляется общий заголовок дела, а затем - при необходимости - заголовки каждого тома (части), тем или иным образом уточняющее содержание общего заголовка дела. Например: «Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2005 год» (общий заголовок), «Том 2. Служебные записки, заявления работников по производственным вопросам за 2-й квартал 2005 года» (заголовок тома).          Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. При этом не допускается включение в заголовки дел неконкретных, обтекаемых формулировок, например: «разные материалы», «общая переписка» и т. д. Следует также избегать употребления в заголовках дел вводных слов и сложных оборотов.⁸         Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, неразрешенным в течение истекающего календарного года, относятся к категории так называемых переходящих дел. Такие дела включаются в состав номенклатуры дел предстоящего календарного года с тем же индексом. После выполнения перечисленных действий производится проверка составленного проекта номенклатуры дел на предмет ее соответствия своему функциональному назначению. С этой целью производится:

- уточнение  состава дел в составе каждого  раздела и по номенклатуре  дел в целом;

- уточнение  заголовков дел, их индексов;

- включение  в номенклатуру резервных индексов, предназначенных для дел, необходимость  в формировании которых по  тем или иным причинам возникает  в течение календарного года (например, при формировании на предприятии  новых участков работы, требующих  документирования); » уточнение сроков  хранения дел.         Во всех необходимых случаях в проект номенклатуры дел вносятся соответствующие уточнения. Составленный в окончательном виде проект номенклатуры дел подлежит оформлению (в соответствии с установленными образцами). Оформление включает разработку формы документа и ее заполнение. В частности, графы в составе табличной части номенклатуры дел заполняются следующим образом:

- в графе 1 указываются индексы каждого дела, в том числе дел временных органов предприятия, а также предусмотренные для дел, заводимых в течение календарного года (так называемые резервные индексы);

- в графе  2 указываются заголовки дел;

- в графе  3 - Количество дел (единиц хранения)

- в графе  4 указываются срок хранения дела, а также номера статей по  соответствующему перечню, на  основании которых установлен  срок хранения3;

- в графе  5 («Примечание») при оформлении проекта  номенклатуры дел никаких записей  не делается. В дальнейшем в течение всего срока действия номенклатуры дел в данной графе указываются: отметки («в электронном виде») о делах, состоящих из электронных документов и баз данных;

- в графе 6 названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел.

             Полностью оформленный проект документа подписывается его разработчиком, а также организатором этой работы - например, руководителем соответствующего структурного подразделения. Затем проект номенклатуры дел направляется на согласование. При этом внутреннее согласование производится с:

- руководителем  архива предприятия;

- руководителем  экспертной комиссии (ЭК) предприятия - только проектов сводных номенклатур дел;

- службой  ДОУ (делопроизводством) - только проектов номенклатур дел структурных подразделений.

           Внешнее согласование проекта сводной номенклатуры дел производится с экспертно-проверочной комиссией того архивного учреждения, в которое дела (документы) предприятия передаются на постоянное хранение. По итогам согласования в необходимых случаях производится уточнение и дооформление проекта номенклатуры дел, после чего он заново подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения (проект сводной номенклатуры дел утверждается руководителем предприятия). 

2.2. Функциональное назначение и разработка номенклатуры дел кадровой службы 

         Грамотное ведение делопроизводства организации, предприятия немыслимо без качественно составленной сводной номенклатуры дел. Номенклатура дел кадровой службы является составной ее частью или разделом. Естественно, что в номенклатуре дел кадровой службы должны учитываться не только общие требования к ее составлению, но и специфика данного направления деятельности предприятия в целом.

         В соответствии с требованиями подраздела 3.4 Основных правил работы архивов организаций (Решение коллегии Росархива от 06.02.2002, далее - Основные правила) номенклатура дел кадровой службы формируется в виде таблицы.           Кадровая служба предприятия не разрабатывает большого количества внутренних руководящих документов, поэтому они если и поступают в нее, то только в виде копий и формируются в отдельное дело. Отдельным делом можно расположить копии учредительных документов предприятия, необходимых кадровой службе для выполнения решений, входящих в ее компетенцию, отдельным делом - приказы генерального директора по основной деятельности. В то же время самой кадровой службой могут разрабатываться и отдельные документы по организационным вопросам, входящим в ее компетенцию (положение о премировании, положение о работе с резервом и т.п.). Такие документы будут относиться к категории дел постоянного хранения и должны вестись отдельно.      После внутренних руководящих документов обычно располагаются документы по личному составу: приказы по личному составу, личные дела, личные карточки работников и т.п. Приказы по личному составу при небольших объемах (дело, состоящее из одного тома) можно вести под одним индексом. Но при больших объемах приказы по личному составу необходимо разделять по категориям дел в зависимости от тематики приказов. С этой целью считается целесообразным для каждого заголовка дела указывать тематику (содержание) приказов. Например: "Приказы по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, награждениях, долгосрочных и зарубежных командировках)" и "Приказы по личному составу (о предоставлении очередных и учебных отпусков, о взысканиях, краткосрочных российских командировках)" и т.п. Такие развернутые заголовки возможны только в номенклатуре дел (удобно в практической работе). Но при подготовке дел к передаче на архивное хранение эти заголовки можно сократить.         Для личных дел работников указывается единый (групповой) заголовок. Исключение составляет личное дело руководителя предприятия, а также "личные дела членов руководящих, исполнительных контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания", отнесенные Типовым перечнем к категории дел постоянного хранения.        Ведение личных дел для должностных лиц, не являющихся госслужащими, не обязательно. Но ведение личных карточек работников обязательно. Карточки вносятся в номенклатуру дел кадровой службы отдельным заголовком. При отсутствии на предприятии личных дел работников отдельным делом в номенклатуре следует указать трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, заключаемые с работниками в процессе их трудовой деятельности.    Отдельным делом в номенклатуру дел кадровой службы вносятся подлинные личные документы: трудовые книжки и иные возможные личные документы работников.         На предприятиях согласно типового перечня предусматривает формирование в отдельное дело документов конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность (выписок из протоколов, списков трудов, отчетов).      Отдельным делом необходимо внести в номенклатуру дел протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу дает, список (штатно-списочный состав) работников, списки членов руководящих и исполнительных органов, ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий, награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий, работников.

    Также отдельными делами формируются протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; квалификационные требования; документы (представления, ходатайства, характеристики) о награждении, присвоении званий, присуждении премий и документы о выдаче дубликатов документов к государственным наградам (заявления, справки).          В качестве справочного аппарата в номенклатуру дел вносятся книги и/или указатели к приказам по личному составу, книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников, личных дел, личных карточек, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.    Часть из перечисленных документов в разделе "Документы по личному составу", безусловно, имеет значение более важное и относится к категории постоянного хранения. Указав документы по личному составу, в номенклатуре перечисляется переписка. Располагая в номенклатуре дела с перепиской, необходимо учитывать, что переписка кадровой службы согласно Типовому перечню имеет множество направлений, в зависимости от которых определены сроки ее хранения и, соответственно, раздельное формирование. Так, переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров, переписка о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации работников; переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий имеет срок хранения 5 лет ЭПК; переписка о потребности в работниках, об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок и т.п. - 5 лет. Встречается и переписка с меньшим сроком хранения.      Документы по учету и бронированию военнообязанных также необходимо внести в номенклатуру дел отдельной группой: отчеты и переписка. Если отчет оформляется как самостоятельный документ, его необходимо указать отдельным делом. Если отчет направляется сопроводительным письмом, то ввиду одинакового срока хранения допускается формировать его в деле с перепиской по данному вопросу, как и списки военнообязанных, объединив группу таких документов под общим названием раздела с расшифровкой по видам документов.     Остальные документы номенклатуры дел кадровой службы - это документы оперативного характера и имеющие минимальный срок хранения не более 1 года, документы лиц, не принятых на работу, график предоставления отпусков, график проведения аттестации, установления квалификации и т.п.           В конце номенклатуры дел кадровой службы целесообразно указать саму номенклатуру дел, оформив ее в соответствии с Приложением N 8 Основных правил, подписав ее у руководителя кадровой службы и лица, ответственного за архив предприятия, и в установленном порядке согласовав с экспертной комиссией кадровой службы предприятия (при ее наличии).